Młodsza asystentka ds. administracji (k/m/os.)

INFOCOMP sp. z o.o. to jedna z najdynamiczniej rozwijających się firm branży IT w województwie kujawsko-pomorskim. Od ponad 39 lat z sukcesem wspieramy procesy informatyzacji jednostek ochrony zdrowia, firm z sektora MŚP oraz administracji publicznej oferując kompleksowe i dopasowane rozwiązania technologiczne. Jako część Grupy Asseco Poland, mamy dostęp do doświadczeń i rozwiązań jednego z największych dostawców oprogramowania w Polsce, w tym systemów takich jak Infomedica i AMMS, od lat wspierających polskie szpitale i placówki medyczne. Dzięki temu możemy łączyć stabilność dużej grupy kapitałowej z elastycznością i indywidualnym podejściem charakterystycznym dla naszej firmy.

W INFOCOMP stawiamy na długofalową współpracę i przyjazną atmosferę. Jesteśmy ponad 90-osobowym zespołem specjalistów, którzy nie tylko skutecznie realizują projekty, ale też wzajemnie się wspierają i chętnie dzielą wiedzą. Tworzymy środowisko pracy o rodzinnym i koleżeńskim charakterze, w którym liczy się nie tylko doświadczenie, ale także zaangażowanie i inicjatywa.

Szukasz pracy, w której liczy się dobra organizacja, dynamika działania i kontakt z ludźmi? Lubisz, gdy dużo się dzieje, a każdy dzień przynosi nowe zadania? Dołącz do naszego zespołu i rozwijaj się w obszarze administracji, zdobywając cenne doświadczenie w nowoczesnym środowisku pracy.

Opis stanowiska:

Do naszego zespołu w Biurze Zarządu szukamy młodej, dynamicznej osoby, która wesprze codzienne funkcjonowanie biura i zadba o sprawną organizację pracy administracyjnej całej firmy. Do Twoich głównych obowiązków należeć będzie:

• odbieranie i przekierowywanie połączeń telefonicznych, obsługa sekretariatu,
• obsługa korespondencji elektronicznej oraz papierowej,
• bezpośrednia obsługa gości i klientów odwiedzających biuro – zapewnienie profesjonalnej, reprezentacyjnej pierwszej linii kontaktu,
• przyjmowanie i rejestrowanie faktur, sprawdzanie ich prawidłowego opisu kosztów,
• zarządzanie salami konferencyjnymi – rezerwacje, przygotowanie sprzętu, napoje,
• zamawianie materiałów biurowych, produktów spożywczych, dbanie o porządek i zaopatrzenie biura,
• wsparcie działań marketingowych w zakresie prezentów świątecznych i okolicznościowych,
• kontakt z dostawcami usług,
• prowadzenie dokumentacji administracyjnej, jej archiwizacja i digitalizacja,
• wprowadzanie danych do systemów biurowych i współpraca z działem HR oraz księgowością,
• współpraca z pozostałymi działami w zakresie obsługi organizacyjnej (np. przygotowanie dokumentów, organizacja szkoleń, spotkań),
• organizacja wyjazdów służbowych (delegacje, rezerwacja hoteli, biletów PKP),
• udział w kompletowaniu wyposażenia dla nowych pracowników,
• współpraca przy organizacji spotkań wewnętrznych i wydarzeń integracyjnych,
• koordynacja sprzątania części wspólnych,
• nadzór nad osobą sprzątającą,
• przeglądy p.poż i klimatyzacji,
• zgłaszanie usterek wewnątrz i na zewnątrz budynku, koordynacja napraw,
• zastępstwo podczas nieobecności Asystentki ds. administracji.

Wymagania:

• status studenta (kierunki: zarządzanie, administracja, ekonomia, marketing, prawo lub pokrewne),
• bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel),
• wysoka kultura osobista i nienaganna prezencja,
• dyskrecja,
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność pracy w dynamicznym środowisku,
• umiejętność szybkiego reagowania i podejmowania decyzji,
• odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność i inicjatywa w działaniu,
• bardzo dobra komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktów,
• umiejętność pracy wielozadaniowej,
• prawo jazdy kat. B.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w rodzinnej firmie o wieloletniej tradycji i dynamicznym rozwoju (czterokrotne wyróżnienie w rankingu “Najcenniejszych Firm Rodzinnych” w latach 2021, 2022, 2023 oraz 2024; dwukrotne wyróżnienie w rankingu “Diamenty Miesięcznika Forbes” w latach 2022 oraz 2024),
• wsparcie merytoryczne zespołu na każdym etapie wdrażania do pracy,
• komfortowe warunki pracy,
• zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin (istnieje możliwość ewentualnego dopasowania godzin do zajęć na uczelni),
• stałe godziny pracy biura od poniedziałku do piątku, z możliwością elastycznego dostosowania grafiku do Twoich zajęć na uczelni,
• miłą koleżeńską atmosferę w pracy,
• cykliczne spotkania firmowe,
• przyjazne warunki do godzenia życia zawodowego z rodzinnym,
• prywatną opiekę medyczną,
• kawa / herbata,
• inicjatywy dobroczynne,
• konkursy wewnątrz firmowe.