Koordynator ds. Projektów i Zadań Operacyjnych

Firma HOLI Sp. z o.o. w Tarnowie poszukuje pracownika na stanowisko: Koordynator ds. Projektów i Zadań Operacyjnych.

Szukamy osoby, która będzie odpowiedzialna za zapewnienie sprawnej i terminowej realizacji zadań organizacyjnych oraz operacyjnych, odciążenie Zarządu z bieżącej koordynacji spraw oraz dopilnowanie, aby powierzone zadania były wykonywane skutecznie, ekonomicznie i doprowadzane do końca.

Zakres obowiązków:

1. Koordynacja i realizacja zadań

• Realizacja bieżących zadań zlecanych przez Zarząd oraz przełożonych.
• Koordynowanie różnych projektów i działań organizacyjnych prowadzonych w firmie.
• Nadzorowanie terminowej realizacji zadań powierzonych innym pracownikom.
• Monitorowanie postępów prac oraz egzekwowanie informacji zwrotnych od osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania.
• Pilnowanie terminów, ustaleń oraz zobowiązań podejmowanych w ramach projektów.
• Doprowadzanie rozpoczętych spraw do końca, bez konieczności ciągłego przypominania ze strony przełożonych.
• Identyfikowanie opóźnień, problemów i proponowanie rozwiązań.

2. Współpraca z Zarządem

• Bieżąca współpraca z Prezesem Zarządu oraz osobami zarządzającymi firmą.
• Przejmowanie wyznaczonych spraw organizacyjnych i operacyjnych w celu odciążenia Zarządu.
• Samodzielne organizowanie realizacji powierzonych zadań.
• Przygotowywanie informacji, zestawień, porównań i rekomendacji niezbędnych do podejmowania decyzji.
• Przekazywanie bieżących informacji o statusie realizowanych projektów i zadań.
• Koordynowanie ustaleń pomiędzy Zarządem, pracownikami, dostawcami i kontrahentami.

3. Zakupy, zamówienia i optymalizacja kosztów

• Wyszukiwanie dostawców, wykonawców oraz ofert dotyczących potrzeb firmy i realizowanych projektów.
• Porównywanie cen, warunków współpracy, jakości produktów oraz terminów realizacji.
• Poszukiwanie najbardziej ekonomicznych i efektywnych rozwiązań.
• Negocjowanie cen oraz warunków zakupu w granicach udzielonych upoważnień.
• Przygotowywanie i składanie zamówień po uzyskaniu wymaganej akceptacji.
• Monitorowanie realizacji zamówień, dostaw i usług.
• Weryfikowanie zgodności otrzymanych produktów i usług z zamówieniem.
• Poszukiwanie możliwości ograniczenia kosztów operacyjnych firmy bez pogorszenia jakości.

4. Organizacja i obsługa projektów

• Wspieranie organizacji nowych oraz trwających projektów firmy.
• Koordynowanie spraw logistycznych, zakupowych i administracyjnych związanych z projektami.
• Organizowanie potrzebnych materiałów, usług, wyposażenia i zasobów.
• Kontaktowanie się z dostawcami, podwykonawcami i partnerami biznesowymi.
• Kontrolowanie realizacji ustaleń projektowych.
• Reagowanie na bieżące potrzeby organizacyjne pojawiające się podczas realizacji projektów.
• Wspieranie poszczególnych działów firmy w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych.

5. Zarządzanie przepływem informacji i kontrola zadań

• Tworzenie i aktualizowanie list zadań wraz z terminami oraz osobami odpowiedzialnymi.
• Kontrola realizacji poleceń i ustaleń przekazanych pracownikom.
• Przypominanie o terminach i egzekwowanie wykonania powierzonych działań.
• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy.
• Weryfikowanie, czy zadania zostały wykonane zgodnie z ustaleniami.
• Zgłaszanie przełożonym spraw wymagających decyzji lub interwencji.
• Przygotowywanie krótkich raportów dotyczących zrealizowanych, trwających oraz opóźnionych zadań.

6. Samodzielność i rozwiązywanie problemów

• Aktywne poszukiwanie rozwiązań pojawiających się problemów operacyjnych.
• Przedstawianie przełożonym konkretnych propozycji działania, a nie wyłącznie zgłaszanie problemów.
• Analizowanie dostępnych możliwości i rekomendowanie najkorzystniejszych rozwiązań.
• Samodzielne ustalanie kolejności wykonywania powierzonych zadań zgodnie z priorytetami firmy.
• Wykazywanie inicjatywy w usprawnianiu procesów organizacyjnych.
• Podejmowanie bieżących decyzji w ramach przyznanych kompetencji.

7. Raportowanie i odpowiedzialność

• Prowadzenie aktualnego rejestru powierzonych zadań.
• Regularne przedstawianie Zarządowi statusu prowadzonych spraw.
• Informowanie o zagrożeniach dotyczących terminów, kosztów i realizacji projektów.
• Rozliczanie realizacji powierzonych zadań pod względem terminowości, jakości i zgodności z ustaleniami.
• Dbanie o racjonalne wykorzystanie środków oraz zasobów firmy.
• Zachowanie poufności informacji dotyczących działalności firmy, kontrahentów i realizowanych projektów.

Czego oczekujemy?

Od osoby zatrudnionej na tym stanowisku oczekuje się przede wszystkim:

• Bardzo dobrej organizacji pracy własnej i innych osób w zakresie powierzonych zadań.
• Samodzielności, odpowiedzialności i terminowości.
• Umiejętności prowadzenia kilku różnych tematów jednocześnie.
• Skuteczności w doprowadzaniu spraw do końca.
• Umiejętności wyszukiwania informacji, analizowania ofert i negocjowania warunków.
• Komunikatywności oraz umiejętności współpracy z różnymi działami.
• Inicjatywy i nastawienia na rozwiązywanie problemów.
• Elastyczności w realizacji zróżnicowanych zadań.

Mile widziane doświadczenie w koordynowaniu pracy zespołu, zarządzaniu projektami, organizacji zadań operacyjnych oraz współpracy z Zarządem i kontrahentami.

Zainteresowane osoby prosimy o umieszczenie w CV aktualnej klauzuli RODO.