Koordynator ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji

O nas

Ippon Group Sp. z o.o. to jedna z wiodących spółek inwestycyjnych w Polsce, specjalizująca się w realizacji ambitnych projektów w sektorze nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych. Od lat zdobywamy uznanie na rynku:

• SYMBOL NOWOCZESNEGO BUDOWNICTWA 2025
• 7. miejsce w ogólnopolskim rankingu Najlepszych Deweloperów Mieszkaniowych (2025)
• Tytuł Dewelopera Roku przyznawany nieprzerwanie w latach 2020–2025
• Nagroda Lidera Rynków Wschodzących w konkursie OtoDom (2023)
• Członkostwo w Polskim Związku Firm Deweloperskich

Nasze sukcesy budujemy dzięki wyjątkowemu zespołowi. Obecnie poszukujemy Koordynatora ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji, który zapewni centralne wsparcie dokumentacyjne i administracyjne Działu Inwestycji na etapie przygotowania, realizacji, zakończenia oraz gwarancji inwestycji.

Koordynator ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji

Miejsce pracy: Olsztyn

Praca stacjonarna w siedzibie Spółki, z okresowymi wizytami w urzędach, na realizowanych inwestycjach i w obiektach IPPON GROUP. Stanowisko w Dziale Inwestycji, współpracujące z Dyrektorem ds. Inwestycji, Kierownikami Projektów oraz zespołami budów.

Do Twoich zadań należeć będzie:

• Prowadzenie obiegu, ewidencji i archiwum dokumentacji inwestycyjnej – w wersji papierowej i elektronicznej,
• Kompletowanie, porządkowanie i kontrola aktualności dokumentacji projektowej, formalnej, kontraktowej, odbiorowej i powykonawczej dla wszystkich inwestycji,
• Przygotowywanie wniosków, zgłoszeń, pełnomocnictw, pism przewodnich i wymaganych załączników w postępowaniach administracyjnych,
• Prowadzenie korespondencji oraz bieżąca współpraca z urzędami, gestorami sieci, zarządcami dróg i innymi instytucjami uczestniczącymi w procesie inwestycyjnym,
• Monitorowanie statusu decyzji, uzgodnień, pozwoleń, umów przyłączeniowych, opłat i terminów formalnych oraz sygnalizowanie ryzyk i braków dokumentacyjnych,
• Dokumentacyjne przygotowanie inwestycji do rozpoczęcia robót, w tym kompletowanie zawiadomień, ubezpieczeń, dokumentów dotyczących przyłączy, zajęcia pasa drogowego i przekazania terenu budowy,
• Wsparcie Kierowników Projektów w przygotowywaniu dokumentacji przetargowej i ofertowej, w tym kompletowanie i porządkowanie specyfikacji, zakresów rzeczowych oraz załączników do zapytań ofertowych,
• Wsparcie kontraktacji od strony formalnej – przygotowywanie i obieg umów, aneksów i zleceń, kompletowanie załączników oraz prowadzenie rejestrów dokumentów, zabezpieczeń i terminów,
• Kompletowanie dokumentacji niezbędnej do odbiorów branżowych i instytucjonalnych, uzyskania pozwolenia na użytkowanie, wyodrębnienia lokali oraz przekazania inwestycji,
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń gwarancyjnych, korespondencji i zleceń naprawczych oraz monitorowanie terminów usuwania usterek przez wykonawców i serwisy,
• Organizacja przeglądów gwarancyjnych, przygotowywanie protokołów, porządkowanie dokumentacji fotograficznej i historii zgłoszeń oraz kontrola terminów gwarancji i zabezpieczeń,
• Przygotowywanie cyklicznych raportów, zestawień i materiałów decyzyjnych dla Dyrektora ds. Inwestycji i Wiceprezesa oraz dokumentacyjne wsparcie modernizacji obiektów komercyjnych IPPON GROUP.

Od Ciebie oczekujemy:

• Wykształcenia wyższego, preferowane kierunki: budownictwo, inżynieria środowiska, geodezja, administracja, gospodarka przestrzenna, zarządzanie nieruchomościami lub kierunki pokrewne
• Minimum 2 lat doświadczenia w administracyjnej lub dokumentacyjnej obsłudze inwestycji budowlanych
• Znajomości procesu inwestycyjnego – od przygotowania dokumentacji po odbiory i gwarancję
• Umiejętności przygotowywania sprawozdawczości- pism, wniosków, zestawień, rejestrów
• Bardzo dobrej znajomości MS Word i Excel oraz elektronicznego obiegu dokumentów
• Dokładności, systematyczności i umiejętności organizowania procesów
• Samodzielności w prowadzeniu spraw zewnętrznych i wewnętrznych, wizyty w urzędach oraz na inwestycjach
• Podstawowej umiejętności czytania dokumentacji projektowej
• prawo jazdy kat. B

Co możemy Ci zaoferować:

• Atrakcyjne wynagrodzenie – warunki ustalane indywidualnie na rozmowie
• Stabilne zatrudnienie z perspektywą długofalowej współpracy i rozwoju
• Różnorodną pracę łączącą biuro, kontakty z instytucjami i współpracę z budowami
• Pracę w zgranym, profesjonalnym zespole i niezbędne narzędzia pracy
• Szkolenia i rozwój
• Możliwości awansu

Mile widziane:

• Doświadczenie pracy po stronie dewelopera lub generalnego wykonawcy
• Znajomość systemów obiegu dokumentów, e-administracji oraz rejestracji usterek

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.