Kierownik Operacyjny Biura / Koordynator Pracy Biura K / M

PHU Techpol-System sp. z o.o. to firma z około 25-letnią historią. Od około 6 lat działamy w nowej siedzibie w Bieruniu i w ostatnim czasie mocno się rozwijamy.

Zajmujemy się m.in. serwisem baterii trakcyjnych do wózków widłowych i prostowników, projektowaniem i wykonywaniem stacji ładowania akumulatorów, produkcją naszych rozwiązań litowo-jonowych, instalacjami technicznymi, wentylacją, dokumentacją techniczną oraz obsługą klientów przemysłowych na terenie całej Polski.

Szukamy osoby, która będzie organizować i nadzorować codzienną pracę biura, koordynować współpracę między działami, pilnować terminów i efektywności oraz łączyć pracę biura z działem serwisu.

To stanowisko zarządzające, ale jednocześnie operacyjne. Zależy nam na osobie, która nie tylko wyznacza zadania i sprawdza ich wykonanie, lecz także sama działa, rozwiązuje problemy i odciąża zespół tam, gdzie jest to potrzebne.

Zakres obowiązków

• Codzienne planowanie i koordynowanie pracy biura, wyznaczanie priorytetów oraz dostosowywanie podziału zadań do bieżącego obciążenia pracowników.
• Nadzór nad zakupami, administracją, fakturowaniem, działem handlowym i projektantami. Obecnie zespół biurowy liczy 7 osób, z możliwością dalszego rozwoju.
• Bieżące prowadzenie Trello – naszego głównego narzędzia do planowania i nadzorowania prac: zapisywanie nowych spraw i ustaleń, rozpisywanie konkretnych działań, wskazywanie osób odpowiedzialnych, terminów i priorytetów oraz uzupełnianie potrzebnych informacji i dokumentów.
• Codzienny przegląd zadań w Trello: sprawdzanie postępów, aktualności statusów i terminów, wyjaśnianie opóźnień oraz pilnowanie, aby pracownicy uzupełniali informacje i rozliczali wykonane zadania.
• Szybkie reagowanie na nowe problemy: ustalanie dalszych kroków, odnotowywanie ich w Trello i dopilnowywanie rozwiązania, zamiast pozostawiania spraw wyłącznie w rozmowach lub pamięci pracowników.
• Osobiste odciążanie działów w okresach większego obciążenia pracą – przede wszystkim handlowców, ale również zakupów, administracji i fakturowania – poprzez przejmowanie konkretnych zadań, zgodnie z ustalonymi priorytetami i posiadanymi kompetencjami.
• Wspieranie handlowców w zadaniach administracyjnych i organizacyjnych, np. kompletowaniu danych do ofert, przygotowywaniu zestawień, porządkowaniu dokumentów i koordynacji ustaleń wewnętrznych, aby mogli więcej czasu poświęcać klientom i sprzedaży.
• Bieżąca współpraca z koordynatorem serwisu oraz sprawny przepływ informacji między biurem, serwisem, sprzedażą, zakupami i projektantami.
• Weryfikowanie faktycznego wykonania zadań: co zostało zrobione, co pozostaje otwarte, dlaczego pojawiły się opóźnienia i jakie działania są potrzebne.
• Sprawdzanie efektywności pracy, wskazywanie zadań zajmujących nieproporcjonalnie dużo czasu oraz eliminowanie zbędnych przestojów, powielania pracy i niepotrzebnego przeciągania tematów.
• Przekazywanie pracownikom krótkich, konkretnych informacji zwrotnych: co działa dobrze, co wymaga poprawy i co należy zmienić.
• Przygotowywanie krótkich podsumowań dla zarządu: postępy, opóźnienia, ryzyka, potrzebne decyzje i proponowane rozwiązania.
• Pilnowanie porządku w dokumentach, komunikacji i systemach oraz reagowanie na brak odpowiedzi, niepełne informacje i niedotrzymywanie ustaleń.
• Wyszukiwanie i wdrażanie uzgodnionych usprawnień, które ułatwiają pracę zespołu i poprawiają organizację firmy.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która:

• Jest bardzo dobrze zorganizowana, samodzielna i potrafi prowadzić kilka tematów jednocześnie.
• Bardzo sprawnie obsługuje komputer, pocztę elektroniczną, Excel i dokumenty biurowe, szybko uczy się nowych systemów i potrafi utrzymywać porządek w informacjach.
• Traktuje codzienną pracę w Trello jako stały element obowiązków, a nie dodatkową czynność wykonywaną dopiero wtedy, gdy zostanie wolny czas.
• Ma doświadczenie w koordynowaniu pracy biura lub zespołu oraz w firmie technicznej, usługowej, produkcyjnej lub serwisowej.
• Dobrze odnajduje się w dynamicznej pracy małej firmy, potrafi zmieniać priorytety i działać sprawnie bez utraty dokładności.
• Ma praktyczne umiejętności administracyjno-organizacyjne i jest gotowa samodzielnie wykonywać zadania, a nie wyłącznie przekazywać je innym.
• Potrafi konkretnie i kulturalnie rozmawiać z ludźmi, egzekwować ustalenia oraz sprawdzać rzeczywiste postępy pracy.
• Nie czeka na przypomnienia: zauważa problem, ustala dalsze kroki i działa w ramach uzgodnionej odpowiedzialności.
• Wyciąga wnioski z raportów, rozmów i obserwacji, rozróżnia sprawy pilne od mniej ważnych oraz proponuje konkretne rozwiązania.
• Bierze odpowiedzialność za terminowość i jakość pracy, szanuje czas swój oraz innych i jest nastawiona na wspólny wynik firmy.

Mile widziane

• Praktyczna znajomość Trello lub podobnych narzędzi do zarządzania zadaniami.
• Doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej, zakupowej, sprzedażowej lub projektowej.
• Umiejętność spokojnego, ale stanowczego prowadzenia tematów do końca i usprawniania codziennej pracy zespołu.

Oferujemy

• Stabilną pracę w firmie z wieloletnim doświadczeniem i siedzibą w Bieruniu.
• Kameralny zespół, bezpośrednie relacje i rodzinną atmosferę.
• Realny wpływ na organizację pracy biura oraz możliwość wdrażania własnych pomysłów i usprawnień.
• Bezpośrednią współpracę z zarządem oraz jasno określoną odpowiedzialność.
• Pracę w rozwijającej się firmie i możliwość rozwoju wraz z nią.
• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, zaangażowania i odpowiedzialności, z możliwością wzrostu wraz z osiąganymi efektami i rozwojem firmy.

Ważne

Jesteśmy małą, prywatną firmą. Tempo działania, terminowość i odpowiedzialne wykorzystanie czasu pracy mają dla nas duże znaczenie. Liczą się konkretne efekty, jakość i doprowadzanie spraw do końca, a nie sama obecność w pracy.

Dobra atmosfera idzie u nas w parze z zaangażowaniem i wzajemną pomocą. Gdy któryś dział ma za dużo pracy, osoba na tym stanowisku ma nie tylko wskazać problem i przydzielić zadania, lecz także włączyć się w ich realizację. Nie oczekujemy znajomości wszystkich zadań od pierwszego dnia, ale gotowości do nauki, samodzielnego działania i realnego wsparcia zespołu.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV przez OLX.

W razie pytań zapraszamy do kontaktu telefonicznego: +48**********26.