Kierownik administracyjno-operacyjny placówki medycznej

WESTMED – prywatna placówka medyczna w Krakowie – poszukuje osoby na stanowisko:

Kierownik administracyjno-operacyjny placówki medycznej

Miejsce pracy: Kraków Forma zatrudnienia: umowa o pracę Wymiar czasu pracy: pełny etat

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która będzie wspierała bieżące funkcjonowanie placówki oraz koordynowała obszary administracyjne i operacyjne.

Stanowisko ma charakter przekrojowy – obejmuje zarówno organizację codziennej pracy placówki, jak i nadzór nad wybranymi procesami dotyczącymi obsługi pacjentów, marketingu, administracji, IT oraz jakości.

Zakres obowiązków:

• nadzór nad organizacją pracy rejestracji i standardami obsługi pacjentów, wdrażanie i aktualizacja procedur związanych z obsługą pacjentów, rozpatrywanie reklamacji, skarg oraz trudniejszych zgłoszeń pacjentów, kontrola jakości obsługi, w tym wyrywkowa analiza rozmów oraz poprawności pracy w systemach rejestracyjnych, analiza opinii i ankiet pacjentów oraz wdrażanie działań usprawniających,
• bieżąca koordynacja działań marketingowych placówki, współpraca z agencjami marketingowymi, SEO, fotografami, twórcami wideo i innymi wykonawcami, nadzór nad kampaniami Google Ads i Meta Ads oraz podstawowa analiza ich wyników, koordynacja materiałów drukowanych, oznakowania placówki i elementów identyfikacji wizualnej, wsparcie przy organizacji wydarzeń, konferencji i działań promocyjnych,
• administracja kontami pracowników i lekarzy w wykorzystywanych systemach medycznych i administracyjnych, bieżące wsparcie pracowników w podstawowych problemach technicznych, kontakt z dostawcami usług IT oraz nadzór nad prawidłowym działaniem podstawowej infrastruktury informatycznej, prowadzenie dokumentacji związanej z upoważnieniami do przetwarzania danych oraz wsparcie realizacji obowiązków wynikających z RODO,
• przygotowywanie i porządkowanie dokumentacji przekazywanej do księgowości, kontrola rozrachunków z kontrahentami oraz monitorowanie terminowych płatności, kontakt z dostawcami i partnerami biznesowymi, organizacja zamówień dotyczących wyposażenia, materiałów biurowych oraz bieżących potrzeb placówki, nadzór nad umowami dotyczącymi m.in. odpadów medycznych, przeglądów technicznych, klimatyzacji, gaśnic oraz innych usług związanych z funkcjonowaniem placówki,
• prowadzenie i aktualizacja rejestru sprzętu medycznego, pilnowanie terminów przeglądów technicznych, serwisów i walidacji urządzeń, wsparcie w przygotowywaniu placówki do kontroli oraz audytów, nadzór organizacyjny nad przestrzeganiem obowiązujących procedur wewnętrznych, sanitarnych i jakościowych, udział w tworzeniu oraz aktualizacji procedur i standardów działania placówki,
• wykonywanie innych zadań administracyjnych i operacyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem placówki.

Czego oczekujemy:

• bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności samodzielnego ustalania priorytetów, odpowiedzialności i dokładności, swobodnego posługiwania się komputerem i szybkiego uczenia się nowych systemów, umiejętności rozwiązywania bieżących problemów organizacyjnych, wysokiej kultury osobistej i dobrej komunikacji, umiejętności współpracy z personelem medycznym, rejestracją, dostawcami i firmami zewnętrznymi, inicjatywy i nastawienia na usprawnianie procesów.

Mile widziane:

• doświadczenie w placówce medycznej, klinice, centrum medycznym lub podobnej organizacji, doświadczenie w administracji, zarządzaniu operacyjnym lub koordynowaniu pracy zespołu, znajomość systemów medycznych i platform do rejestracji pacjentów, podstawowa znajomość zagadnień RODO, marketingu internetowego lub kontroli jakości.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, samodzielne i odpowiedzialne stanowisko, realny wpływ na organizację i rozwój placówki, możliwość wdrażania własnych pomysłów i usprawnień, bezpośrednią współpracę z zarządem placówki,
• pracę w rozwijającej się prywatnej placówce medycznej w Krakowie.

Szukamy osoby, która nie ogranicza się wyłącznie do wykonywania powierzonych zadań, ale potrafi zauważyć problem, zaproponować rozwiązanie i doprowadzić sprawę do końca.