Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) – Struktur und Organisation

Einleitung

Über uns

Die Fahrenholz Engineering GmbH ist ein Ingenieurbüro für Stahlbauplanung und Konstruktionszeichnung mit Sitz in Darmstadt.

Mit rund 20 Mitarbeitenden unterstützen wir unsere Kunden bei Projekten unterschiedlichster Größenordnung – von kleineren Stahlbauvorhaben bis hin zu komplexen Anlagen- und Brückenbauprojekten.

Was uns auszeichnet, sind nicht nur unsere technischen Lösungen, sondern auch die Art, wie wir zusammenarbeiten: unabhängig, verlässlich, aktiv, ehrlich und mit Weitsicht. Unser Anspruch ist es, Verantwortung zu übernehmen, pragmatische Lösungen zu finden und langfristig zu denken.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag strukturiert funktioniert, Themen nicht liegen bleiben und Ordnung in Abläufe und Informationen kommt.

Dabei übernimmst du Verantwortung für organisatorische und administrative Themen. Durch deine Erfahrung, deine Eigenständigkeit und dein Organisationstalent schaffst du Strukturen, hältst Aufgaben nach und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten konkrete Ergebnisse werden.

Wir suchen eine Person, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Dinge zuverlässig voranbringt.

Aufgaben

Deine Aufgaben

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einer strukturierten Ablage- und Informationsorganisation (digital & Papier), sodass relevante Unterlagen schnell auffindbar und revisionssicher dokumentiert sind.
• Vorbereitung, Überprüfung und termingerechte Zusammenstellung von Rechnungen und Belegen für das Steuerbüro, inklusive Nachverfolgung offener Punkte.
• Selbstständige Koordination von Terminen und Meetings sowie strukturierte Vor- und Nachbereitung (Agenda, Unterlagen, Protokolle, To-Do-Listen).
• Aktives Nachverfolgen von Aufgaben und Entscheidungen im Team, inklusive Monitoring des Bearbeitungsstands und Erinnerung der Beteiligten, bis Themen abgeschlossen sind.
• Organisation und Optimierung des Büroalltags (z. B. Dienstleister, Verträge, kleinere Beschaffungen), mit Blick auf effiziente Abläufe und klare Zuständigkeiten.

Profil

Was uns wichtig ist

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit kaufmännischem Schwerpunkt.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion.
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise.
• Vorausschauendes, proaktives und lösungsorientiertes Handeln.
• Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, Themen konsequent zu Ende zu bringen.
• Souveränes und professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Lieferanten (persönlich, telefonisch und digital).
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und Teams).
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse in Ukrainisch oder Russisch sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Wir bieten

Was dich erwartet

• Ein positives, internationales und stetig wachsendes Team.
• Eine Rolle, in der du Verantwortung übernimmst und die Ergebnisse deiner Arbeit direkt im Arbeitsalltag sichtbar sind.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege.
• Die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und nachhaltig zu verbessern.
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird und gute Ideen umgesetzt werden können
• Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, mit der Rolle zu wachsen

Rahmenbedingungen

• Vollzeit (40 Std.)
• Standort: Darmstadt (vor Ort)
• Gleitzeit möglich
• Parkplatz vorhanden

Weitere Informationen

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bitte beantworte in deinem Anschreiben kurz eine der beiden folgenden Fragen:

• Wie stellst du sicher, dass bei vielen parallelen Aufgaben nichts untergeht?
• Wie hast du zuletzt selbstständig Struktur in ein unübersichtliches Umfeld gebracht?

Bewerbungen ohne kurze Beantwortung einer dieser Fragen können wir leider nicht berücksichtigen.

Bei Fragen rund um die Stelle und deine Bewerbung steht dir Carolin Fahrenholz gerne telefonisch unter 06151 - 394 86 60 zur Verfügung.