Immobilienverwalter/in (m/w/d)

Einleitung

Die K. & W. Spitzer Vermögens- und Hausverwaltungs GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Spezialisierung auf die professionelle Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. An unserem Standort Berlin betreuen wir Wohnungseigentümergemeinschaften sowie Mietobjekte mit einem hohen Anspruch an Qualität, Zuverlässigkeit und Service.

Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch persönliche Betreuung, kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit im Team aus. Wir setzen auf effiziente Prozesse, moderne Arbeitsmethoden und individuelle Lösungen, um die Anliegen unserer Kunden kompetent und nachhaltig zu betreuen.

Als wachsendes Unternehmen bieten wir Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, ein kollegiales Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln.

Werden Sie Teil unseres Teams in Berlin und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft der Immobilienverwaltung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Aufgaben

• Eigenverantwortliche kaufmännische und technische Betreuung eines festen Bestandes an Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) als zentraler Ansprechpartner für Eigentümer, Verwaltungsbeiräte, Dienstleister und Behörden.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen, einschließlich der Erstellung von Einladungen, Beschlussvorlagen, Präsentationen und Protokollen sowie der kompetenten Moderation der Versammlungen.
• Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen und Sonderumlagen sowie Überwachung der wirtschaftlichen Entwicklung der betreuten Gemeinschaften in enger Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung.
• Umsetzung von Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaften sowie eigenständige Steuerung und Nachverfolgung aller daraus resultierenden Maßnahmen.
• Planung, Ausschreibung, Vergabe und Überwachung von Instandhaltungs-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen einschließlich der Einholung und Auswertung von Angeboten sowie der Koordination externer Fachfirmen.
• Steuerung und Kontrolle von Dienstleistern und Handwerksunternehmen, Überwachung der Ausführungsqualität sowie Sicherstellung einer termin- und kostengerechten Umsetzung.
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Überwachung der Budgets sowie Kontrolle der Einhaltung von Verträgen und Beschlüssen.
• Bearbeitung der laufenden Eigentümerkorrespondenz sowie kompetente Beratung von Eigentümern und Verwaltungsbeiräten in allen Fragen der laufenden WEG-Verwaltung.
• Enge Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten, Sachverständigen, Rechtsanwälten, Versicherungen und Behörden, um eine rechtssichere und effiziente Verwaltung sicherzustellen.
• Regelmäßige Objektbegehungen zur Beurteilung des baulichen Zustands, Erkennung von Instandhaltungsbedarf und Entwicklung nachhaltiger Lösungen für die betreuten Immobilien.
• Sicherstellung einer rechtssicheren Verwaltung unter Berücksichtigung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), der Teilungserklärungen sowie gefasster Eigentümerbeschlüsse.

Profil

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in der WEG-Verwaltung von Wohnimmobilien mit und kannst diese in Deine tägliche Arbeit als WEG-Hausverwalter/in einbringen
• Zertifizierung als Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG) oder die Bereitschaft, diese kurzfristig zu erwerben
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in der Immobilienwirtschaft
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Sicheres und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Erfahrungen mit Verwaltungssoftware sind von Vorteil
• Freude daran, Prozesse zu organisieren und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft zu unterstützen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie ein freundlicher und serviceorientierter Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern

Wir bieten

1. Keine Überstundenkultur – Ihre Freizeit ist uns wichtig.
2. Digitales Arbeiten statt Papierchaos.
3. Feste Ansprechpartner und klare Zuständigkeiten.
4. Direkter Kontakt zur Geschäftsführung – Ideen sind ausdrücklich willkommen.
5. Raum für eigene Entscheidungen statt starrer Vorgaben.
6. Firmenhandy (auch privat nutzbar)
7. Firmenlaptop
8. Kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Geschäftsführung