Back Office Coordinator (m/w/d)

Einleitung

Vintage Chronos Germany gehört zu den führenden Händlern für Vintage- und Neo-Vintage-Luxusuhren in Europa. Mit einem internationalen Kundenstamm und höchsten Ansprüchen an Qualität und Service wachsen wir kontinuierlich weiter.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe unterstützt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert.

Du behältst den Überblick, arbeitest strukturiert und kommunizierst professionell mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Team? Gleichzeitig bist du jemand, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und auch dort unterstützt, wo gerade Hilfe benötigt wird? Dann bist du bei uns im Team genau richtig!

Aufgaben

• Du beantwortest Anfragen unserer Kunden freundlich, professionell und mit einem Lächeln – per E-Mail, Telefon oder Messenger.
• Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos läuft.
• Du erstellst Rechnungen, Versandunterlagen und koordinierst administrative Abläufe mit Sorgfalt und Überblick.
• Du pflegst Produkt-, Kunden- und Auftragsdaten und stellst sicher, dass unsere Systeme stets aktuell sind.
• Du behältst Fristen, Aufgaben und Prozesse im Blick und erkennst Verbesserungspotenziale, bevor andere sie sehen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung und das Team bei organisatorischen und operativen Themen.
• Du koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
• Du denkst mit, packst an und unterstützt flexibel dort, wo gerade Unterstützung benötigt wird.
• Du hinterfragst bestehende Abläufe, bringst eigene Ideen ein und gestaltest unsere Prozesse aktiv mit – Verbesserungsvorschläge und neue Ansätze sind bei uns jederzeit willkommen

Profil

• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Freude am Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten

• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem stark wachsenden Unternehmen im Herzen von Köln
• gute Verkehrsanbindung
• Eine familiäre und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Flexible Arbeitsgestaltung durch unsere Home-Office Regelung
• Ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven
• Ein spannendes Umfeld rund um hochwertige Vintage- und Luxusuhren