Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji

Zakres obowiązków Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji i e-commerce

Miejsce pracy: Łysomice (okolice Torunia)

Wymiar pracy: pełny etatForma zatrudnienia: umowa o pracęTryb pracy: stacjonarny, z możliwością wyjazdów służbowych

Wynagrodzenie: 7 000–9 000 zł brutto miesięcznieO nasJesteśmy firmą handlowo-dystrybucyjną prowadzącą sprzedaż detaliczną i hurtową oraz działalność w obszarze e-commerce. Nasze produkty oferujemy za pośrednictwem własnych kanałów sprzedaży oraz popularnych platform marketplace.

W związku z rozwojem działalności poszukujemy osoby, która zapewni sprawną organizację procesów administracyjnych, będzie wspierać Zarząd w bieżących działaniach oraz koordynować wybrane procesy związane ze sprzedażą internetową.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej, która potrafi skutecznie łączyć zadania administracyjne z koordynacją działań operacyjnych.

Twój zakres obowiązków

Administracja i organizacja biura* Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy.* Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, korespondencji i informacji wewnętrznych.* Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji administracyjnej, handlowej i finansowej.* Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie przekazywania dokumentów i wyjaśniania bieżących kwestii.* Monitorowanie terminów realizacji zadań, płatności i zobowiązań administracyjnych.* Utrzymywanie kontaktów z dostawcami usług, instytucjami oraz partnerami zewnętrznymi.

Wsparcie Zarządu i koordynacja działań* Bezpośrednie wsparcie Zarządu w organizacji i realizacji bieżących zadań.* Organizowanie spotkań, przygotowywanie korespondencji biznesowej oraz niezbędnych materiałów i zestawień.* Koordynowanie powierzonych projektów i monitorowanie postępów ich realizacji.* Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.* Utrzymywanie bieżących kontaktów z kontrahentami i partnerami biznesowymi.* Reprezentowanie firmy podczas wybranych spotkań z kontrahentami, dostawcami i instytucjami zewnętrznymi, w zakresie udzielonych upoważnień.* Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Zarządem, administracją i magazynem.

Obsługa procesów handlowych i e-commerce* Wspieranie bieżącej obsługi zamówień realizowanych za pośrednictwem platform sprzedażowych.* Wystawianie i weryfikowanie faktur oraz innych dokumentów handlowych.* Praca w systemach sprzedażowych, magazynowych i administracyjnych.* Monitorowanie statusów zamówień i terminowości ich realizacji.* Współpraca z dostawcami, firmami kurierskimi i operatorami logistycznymi.* Aktualizowanie wybranych danych produktowych, cenników i informacji handlowych.* Ścisła współpraca z Kierownikiem Magazynu w zakresie realizacji zamówień, dokumentacji i przepływu informacji.* Wspólne identyfikowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych, sprzedażowych i logistycznych.

Nasze wymagania* Minimum 2–3 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, koordynacyjnym lub związanym ze wsparciem kadry zarządzającej.* Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.* Zaawansowana znajomość programu Microsoft Excel, w tym formuł, tabel przestawnych i analizy danych.* Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office.* Umiejętność sprawnego posługiwania się systemami informatycznymi wykorzystywanymi w działalności handlowej.* Wysoka kultura osobista i umiejętność prowadzenia profesjonalnej komunikacji biznesowej.* Dokładność, terminowość oraz odpowiedzialność za powierzone zadania.* Dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.* Umiejętność współpracy z osobami reprezentującymi różne obszary działalności firmy.* Prawo jazdy kategorii B oraz gotowość do okazjonalnych wyjazdów służbowych.

Mile widziane* Doświadczenie w firmie handlowej, dystrybucyjnej lub działającej w branży e-commerce.* Znajomość platform marketplace, takich jak Allegro, Amazon, Empik Marketplace czy ERLI.* Doświadczenie w pracy z systemami ERP lub programami sprzedażowo-magazynowymi, np. Subiekt GT/nexo, Comarch ERP Optima, Symfonia lub enova365.* Znajomość narzędzi integrujących sprzedaż internetową, np. BaseLinker, Apilo lub Sellasist.* Umiejętność wykorzystania Power Query do analizy i porządkowania danych.* Komunikatywna znajomość języka angielskiego.

To oferujemy* Wynagrodzenie w wysokości 7 000–9 000 zł brutto miesięcznie, adekwatne do doświadczenia i kompetencji.* Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.* Gwarantowane premie świąteczne.* Samochód służbowy klasy premium – Mercedes-Benz CLA 200, rocznik 2025, napęd hybrydowy, automatyczna skrzynia biegów, z możliwością użytkowania prywatnego po trzymiesięcznym okresie próbnym.* Trzymiesięczny okres wdrożeniowy umożliwiający poznanie organizacji, systemów i procesów firmy.* Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na organizację codziennych procesów.* Samodzielne stanowisko z jasno określonym zakresem odpowiedzialności.* Możliwość rozwoju kompetencji administracyjnych, organizacyjnych i biznesowych.* Pracę w dynamicznym środowisku handlowym, łączącym tradycyjne kanały sprzedaży z e-commerce.

Jak aplikować?

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem formularza aplikacyjnego.

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.