Asystent/ka biura

Opis stanowiska: Szukamy zorganizowanej i pozytywnie nastawionej osoby do objęcia stanowiska Asystent/ka biura. Jeśli jesteś osobą, która ceni sobie porządek, estetykę i potrafi zadbać o komfort gości oraz wspierać zespół w codziennych zadaniach administracyjnych, to ta oferta jest dla Ciebie! Będziesz sercem naszego biura, odpowiadając za jego sprawne funkcjonowanie i tworząc przyjemną atmosferę dla pracowników i odwiedzających.

Zakres obowiązków:

Dbanie o ogólny porządek i estetykę biura:

• Utrzymywanie czystości i porządku we wszystkich wspólnych przestrzeniach (kuchnia, korytarze, sale konferencyjne, recepcja).
• Dbanie, aby artykuły biurowe i spożywcze znajdowały się na swoim miejscu.
• Ukrywanie zbędnych rzeczy i pilnowanie schludnego wyglądu biura.
• Utrzymywanie estetyki recepcji i przestrzeni wspólnych.

Obsługa gości i odwiedzających:

• Przyjmowanie i opieka nad gośćmi w biurze.
• Przygotowywanie biura do wizyt gości i dbanie o ich komfort.

Nadzór nad pracami porządkowymi:

• Monitorowanie pracy osoby sprzątającej i zapewnienie najwyższych standardów czystości w biurze.

Zarządzanie zapasami:

• Monitorowanie i uzupełnianie zapasów artykułów biurowych i spożywczych.
• Zamawianie brakujących produktów.

Wsparcie administracyjne:

• Rezerwacja biletów i hoteli dla pracowników.
• Pomoc w prostych zadaniach dla Działu Marketingu.
• Obsługa zasobów: wydawanie, zdawanie i ewidencja zasobów biurowych (laptopy, telefony, SIM-y, klucze).
• Rejestracja przesyłanych dokumentów (umowy, zlecenia, pisma) oraz danych dostępowych do programów i aplikacji.

Obsługa korespondencji i przesyłek:

• Wysyłka, odbiór, rejestracja i weryfikacja dostarczenia korespondencji.

Obsługa faktur:

• Drukowanie, weryfikacja i opisywanie faktur kosztowych.
• Nadzór nad procesem akceptacji przez pracowników.
• Skanowanie i przekazywanie dokumentów do księgowości.
• Dodatkowe prace ustalone z przełożonym.

Nasze wymagania:

• Umiejętność planowania, organizacji i dbania o porządek.
• Komunikatywność oraz umiejętność współpracy z gośćmi i pracownikami.
• Dobra znajomość obsługi komputera i aplikacji biurowych (MS Office, mile widziane Google Workspace).
• Samodzielność, inicjatywa i dbałość o detale.
• Wysoka kultura osobista i pozytywne nastawienie.

Dodatkowe atuty:

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (recepcjonistka, asystentka biura).
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w dynamicznie rozwijającej się firmie.
• Przyjazną atmosferę pracy w zgranym zespole.
• Niezbędne narzędzia pracy.
• Możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji.