Asystent / Asystentka Zarządu i Operacji (praca zdalna)

O nas

Jesteśmy grupą firm działającą w branży medycznej, realizującą działania dla różnych spółek i projektów w szeroko pojętym obszarze medycyny (m.in. Cogito Med, Cogito Medica, Dom Seniora Zielony Piątek). Funkcjonujemy głównie w modelu B2G, ale prowadzimy również działania skierowane do B2C oraz B2B. Działamy szybko, dynamicznie, a zakres działań jest zróżnicowany. Dlatego szukamy osoby, która odnajduje się w pracy przy wielu markach.

O roli

Szukamy asystenta/asystentki Zarządu i Operacji, który/która wesprze Chief of Staff i Zarząd grupy w codziennej pracy nad rozwojem firm.

Stanowisko ma charakter hybrydowy i obejmuje wsparcie asystenckie, koordynację dokumentacji oraz odpowiedzialność za terminową realizację prowadzonych działań. Bezpośrednia współpraca z założycielem i Chief of Staff daje realny wpływ na zakres obowiązków oraz organizację procesów w grupie.

Czym będziesz się zajmować

• Koordynacja dokumentów, umów i procesów między spółkami grupy
• Follow-up z partnerami zewnętrznymi (księgowość, prawnicy, dostawcy)
• Przygotowanie materiałów, pakietów i podsumowań na spotkania zarządu
• Prowadzenie i porządkowanie bazy wiedzy oraz dokumentacji grupy
• Koordynacja projektów operacyjnych (od dokumentów po deadliny)
• Wsparcie w research i przygotowaniu analiz pod decyzje
• Egzekwowanie ustaleń i terminów od zespołu oraz partnerów
• Prowadzenie projektów służących rozwoju grupy

Zakres będziemy dopasowywać do twoich mocnych stron i potrzeb biznesu. Szukamy osoby otwartej na zmiany i gotowej współtworzyć swoje stanowisko.

Cechy, których szukamy:

• Skrupulatność i systemowość - naturalnie porządkujesz informacje, nie gubisz dokumentów, dbasz o jakość efektów swojej pracy
• Proaktywność - wychodzisz z inicjatywą, dopytujesz, dostarczasz efekty i nie czekasz na instrukcje
• Asertywność - potrafisz powiedzieć „nie” i egzekwujesz zobowiązania od innych
• Elastyczność - gotowość do działania w różnych obszarach i adaptujesz się do dynamicznego środowiska
• Myślenie analityczne - potrafisz zebrać informacje z różnych źródeł, uporządkować je i wyciągnąć wnioski. Rozumiesz liczby i nie boisz się arkuszy
• Praktyczna znajomość narzędzi pracy zdalnej - ClickUp, Google Workspace oraz MS 365
• Doskonała komunikacja - w języku polskim (poprawna ortografia, jasne maile, brak literówek)
• Dobra znajomość narzędzi AI - Zaawansowana umiejętność korzystania z narzędzi AI

Mile widziane doświadczenie (2-4 lata) w jednej z ról:

• Office Manager w startupie lub niedużej firmie
• Project Coordinator
• Personal / Executive Assistant w mniejszej firmie
• Junior Project Manager / Operations Specialist

Co będzie plusem:

• Wykształcenie wyższe (zarządzanie, ekonomia, prawo, humanistyczne)
• Doświadczenie z dokumentacją korporacyjną, umowami lub procesami formalnymi
• Własny system organizacji pracy
• Komunikatywny angielski

Co oferujemy

• Wynagrodzenie: 6 000 – 8 000 zł netto miesięcznie
• Forma umowy do uzgodnienia (umowa o pracę, B2B lub umowa zlecenie)
• Praca zdalna z gotowością do sporadycznych wyjazdów
• Pełny etat
• Bezpośrednia praca z Chief of Staff i Zarządem - duża autonomia, realny wpływ i brak korporacyjnej biurokracji
• Możliwość rozwoju wraz z rosnącą grupą (rola będzie się rozszerzać)