Asystent / Asystentka menedżera biura

Praca administracyjna i zamówienia materiałów budowlanych

Safe House Sp. z o.o. | Miejsce pracy: Piła

Lubisz mieć sprawy uporządkowane, dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz dopilnować terminów? Do zespołu Safe House szukamy osoby, która wesprze codzienną pracę biura oraz zajmie się obsługą zamówień materiałów na nasze inwestycje.

Szukamy osoby dokładnej, zaangażowanej i komunikatywnej, która potrafi współpracować z zespołem, dostawcami i wykonawcami oraz doprowadzać powierzone sprawy do końca.

Zakres obowiązków

• Obsługa klienta – bieżący kontakt telefoniczny, mailowy i bezpośredni z klientami, przyjmowanie zapytań i zgłoszeń, udzielanie informacji w zakresie powierzonych spraw oraz przekazywanie kwestii technicznych odpowiednim osobom. Zapisywanie ustaleń, pilnowanie terminów odpowiedzi i dbanie o dobrą jakość relacji z klientami.
• Obsługa zleceń – przyjmowanie i rejestrowanie zleceń, kompletowanie niezbędnych informacji i dokumentów, przekazywanie zadań do realizacji oraz monitorowanie terminów i statusu wykonania. Uzgadnianie szczegółów z klientami, zespołem i wykonawcami, przygotowywanie potwierdzeń oraz zestawień do rozliczeń na podstawie zatwierdzonych ustaleń.
• Wsparcie administracyjne menedżera biura i zespołu – bieżąca obsługa spraw biurowych, przygotowywanie pism i zestawień, prowadzenie korespondencji oraz pilnowanie ustalonych terminów.
• Dbanie o dokumentację i przepływ informacji – porządkowanie, ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów, przekazywanie ich właściwym osobom oraz monitorowanie spraw wymagających odpowiedzi lub decyzji.
• Obsługa zamówień materiałów budowlanych, w szczególności okien i drzwi – zbieranie zapotrzebowania od zespołu, wysyłanie zapytań do dostawców, porównywanie ofert pod względem ceny, kompletności i terminów oraz składanie zamówień po ich zatwierdzeniu.
• Dopilnowanie zgodności zamówień z ustaleniami – sprawdzanie liczby, wymiarów, kolorystyki, wyposażenia i innych parametrów okien oraz drzwi na podstawie zatwierdzonych zestawień i specyfikacji. Uzgadnianie kwestii technicznych z osobami odpowiedzialnymi za daną inwestycję.
• Monitorowanie realizacji zamówień i dostaw – kontakt z dostawcami, potwierdzanie terminów produkcji i dostaw, uzgadnianie ich z harmonogramem budów oraz informowanie zespołu o zmianach i opóźnieniach.
• Kontrola dokumentacji zakupowej i wyjaśnianie niezgodności – porównywanie potwierdzeń zamówień, dokumentów dostawy i faktur z ustaleniami oraz pomoc w obsłudze braków, korekt i reklamacji.

Czego oczekujemy?

• Dobrej organizacji pracy, dokładności, odpowiedzialności i terminowości.
• Sprawnej obsługi komputera, poczty elektronicznej oraz programów Word i Excel, w tym tworzenia prostych zestawień i porównywania ofert.
• Komunikatywności, samodzielności w prowadzeniu powierzonych spraw oraz umiejętności współpracy z zespołem.
• Zaangażowania, pozytywnego podejścia do pracy i gotowości do poznawania materiałów oraz procesów budowlanych.
• Komunikatywność, kultura osobista i pozytywne podejście do klienta, a także umiejętność prowadzenia kilku spraw jednocześnie i dopilnowania ich zakończenia. Doświadczenie w obsłudze klienta lub obsłudze zleceń będzie dodatkowym atutem.

Mile widziane: doświadczenie w administracji, obsłudze zamówień lub współpracy z dostawcami. Dodatkowym atutem będzie znajomość branży budowlanej, szczególnie stolarki okiennej i drzwiowej.

Co oferujemy?

Pracę łączącą zadania administracyjne z praktycznym udziałem w organizacji zaopatrzenia budów. Współpracę z zespołem realizującym inwestycje budowlane oraz możliwość rozwijania umiejętności w zakresie organizacji biura, zakupów i kontaktów z dostawcami.