Assistenz & Office Management (m/w/d)

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Essen

Wygasa 11 paź 2026

7 dni temu

W skrócie

Portawin GmbH seeks an Office Management Assistant in Essen. Responsibilities include communication, project documentation, accounting support, procurement, and internal services. Requires commercial apprenticeship, MS Office proficiency, and organizational skills.

Słowa kluczowe

MS Office Outlook Word Excel Document Management Accounting Procurement Travel Management

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

Einleitung

Portawin steht für hochwertige Fenster- und Türenlösungen aus einer Hand. In einem eingespielten Team aus Technik, Fertigung und Montage realisieren wir anspruchsvolle Projekte für private Bauherren, Generalunternehmer und Geschäftskunden. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Sekretariat organisiert und den administrativen Betrieb zuverlässig steuert und weiterentwickelt.

Ihre Aufgaben

Kommunikation & allgemeine Büroorganisation

Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten
Allgemeiner Schriftverkehr und Korrespondenz
Empfang und Bewirtung von Besuchern und Gästen
Versand und Entgegennahme von Paketen
Terminvereinbarung und -koordination

Projektdokumentation & Bauunterlagen

Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Baubesprechungsprotokollen
Weiterleitung von SiGeKo-Protokollen und Revisionsunterlagen
Bearbeitung und Weiterleitung von Prüfbüchern
Anlage neuer Projektordner für Bauvorhaben sowie Pflege interner Projektlisten
Ablage und Archivierung von Dokumenten
Verwaltung von Holzzertifizierungen

Rechnungswesen & Bürgschaften

Bearbeitung von Eingangsrechnungen – Erfassung, Prüfung und Weiterleitung
Bearbeitung von Nachtragsbeauftragungen sowie Erstellung von Nachträgen
Versand und Rückforderung von Bürgschaften
Einscannen und digitale Ablage von Kassenbelegen und Quittungen

Beschaffung & Verwaltung

Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Mittagessen
Bestellung von Containern und Betriebsmaterial (z. B. Prüfbücher)
Pflege und Nachbestellung von Reinigungsmaterial für die Verwaltung

Interne Serviceleistungen

Hotelbuchungen und Reiseorganisation
Pflege von Monteurs- und Einsatzkalendern sowie interner Beschriftungs- und Ablagesysteme
Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
Erstellung und Aktualisierung allgemeiner Aushänge und Informationsmaterialien

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem handwerklichen oder baunahen Unternehmen
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

Fachliche Kompetenzen

Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Ablageorganisation
Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, insbesondere Rechnungsbearbeitung und Bürgschaftsmanagement
Kenntnisse im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben
Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Eigeninitiative und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Sekretariats