Office Manager (m/w/d)

Stauber Associates project-s GmbH Show all offers

Berlin

1 month ago

In short

Office Manager (m/f/d) in Berlin. Responsibilities include administrative support, office organization, contract management, and bookkeeping. Requires commercial apprenticeship and Office Management experience. German and English skills needed.

Keywords

Office Management Administrative Support Bookkeeping Contract Management Presentation Software Microsoft Office German English

AI-written summary based on the listing content.

Einleitung

Sie organisieren mit Köpfchen, behalten den Überblick und sind der Dreh- und Angelpunkt für unser Büro.

Das sind wir

Project-s ist eine Gesellschaft von Architekten und Ingenieuren, die auf eine über 25-jährige internationale Geschäftserfahrung zurückblickt. Wir sind auf technisch-wirtschaftliche Beratung von Eigentümern und Mietern spezialisiert und haben unseren Schwerpunkt im Bereich der Gewerbe- und Wohnimmobilien. Wir planen und realisieren Projekte auf nationaler und internationaler Ebene und vertreten die Interessen ausländischer Investoren und Mieter in Deutschland.

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
Empfang, Telefon sowie Postein- und -ausgang
allgemeine Korrespondenz und Büroorganisation
Koordination externer Dienstleister und des laufenden Bürobetriebs
Terminkoordination und Vorbereitung
Dienstreisevorbereitung und Abrechnung
Erstellung und Verwaltung sämtlicher Verträge
Auftragsverwaltung und Terminüberwachung
Unterstützung bei Ausschreibungen
Vorbereitende Buchhaltung, Controlling, Mahnwesen
Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen
Einkauf und Materialverwaltung
Planung und Organisation unserer Teamevents

Profil

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position. Mit den gängigen Office-Anwendungen gehen Sie sicher um und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie behalten den Überblick, halten die Fäden zusammen und sind die zentrale Anlaufstelle in unserem Büro – für die Geschäftsführung und das Team genauso wie für Bauherren, Geschäftspartner und Besucher.

Sie organisieren den Büroalltag eigenständig, koordinieren Termine und Abläufe und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Sie kommunizieren freundlich, verbindlich und auf Augenhöhe, treten sicher und professionell auf. Sie übernehmen Verantwortung und bringen Dinge eigenständig ins Rollen – persönlich, am Telefon und im täglichen Miteinander**.** Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, behalten Sie Ruhe, Überblick und die richtigen Prioritäten.

Was für uns darüber hinaus zählt: Persönlichkeit, Verlässlichkeit und Eigeninitiative. Sie haben ein gutes Gespür für Menschen und Situationen.

Wir bieten

Die Möglichkeit sich aktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
Ein engagiertes und sympathisches Team mit gemischter Altersstruktur
Spannende Herausforderungen in einem internationalen Umfeld
Mitarbeit in einem familiären, inhabergeführten Unternehmen
Flache Hierarchien und gute Entwicklungsmöglichkeiten
Freiräume, Dinge eigenverantwortlich zu initiieren und umzusetzen
Eine offene und direkte Kommunikation
Flexible Arbeitszeiteinteilung durch Gleitzeitmodelle
Leistungsgerechte Vergütung
Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge
Sehr gute Anbindung an den Nahverkehr und kostenfreies Deutschlandticket
Kaffee & Tee in unserem Bistro
Regelmäßige Teamevents

Weitere Informationen

Sie sind der/die Richtige für uns? Wir freuen uns über Ihre Bewerbungsunterlagen mit Ihrer Gehaltsvorstellung und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum per E-Mail an [email protected]. Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Imer unter der Telefonnummer 030/206 106 10 gerne zur Verfügung.