Kaufmännische Assistenz Geschäftsleitung (m/w/d)

Einleitung

Das Deutsche Vergabenetzwerk (DVNW) ist das führende Netzwerk zu allen Themen der öffentlichen Beschaffung. Mit weit über 10.000 Mitgliedern fördern wir den Wissens- und Erfahrungsaustausch zwischen öffentlicher Hand, Wirtschaft, Wissenschaft und Rechtspflege und sind zugleich Motor für die Weiterentwicklung des Vergaberechts. Die DVNW Akademie GmbH, eine 100%ige Tochtergesellschaft, gehört zu den führenden Weiterbildungsanbietern für die öffentliche Verwaltung mit Schwerpunkt Vergaberecht. Neben dem Deutschen Vergabetag, der jährlichen Leitveranstaltung zum Thema öffentliche Beschaffung, richtet sie zahlreiche Fachkongresse aus und bietet bundesweit Seminare und Inhouse-Schulungen an. Für unseren Standort Berlin suchen wir in Teilzeit (24 bis 32 Stunden) eine*n Kaufmännische Assistenz Geschäftsleitung (m/w/d). Als kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung mit dem Schwerpunkt Buchhaltung & Finanzen unterstützen Sie die Geschäftsführung umfassend, übernehmen organisatorische, administrative und strategische Aufgaben und fungieren als zentrale Schnittstelle im Unternehmen.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung
• Eigenständige Übernahme von Projekten
• Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Übersichten
• Unterstützung bei Buchhaltung und Finanzen
• Bearbeitung des Zahlungsverkehrs sowie des Forderungsmanagements
• Unterstützung bei der Fakturierung
• Aufbereitung von Informationen für die Buchhaltung
• Schnittstelle zum Steuerberater
• Unterstützung im Controlling, Analyse relevanter Kennzahlen
• Vertragsmanagement (Dienstleister, Kunden und Geschäftspartner)
• Kommunikation und Schnittstellenfunktion
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner:innen und externe Kontakte
• Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartner:innen
• Koordination von Anliegen zwischen Mitarbeitenden und der Geschäftsführung
• Organisation und Verwaltung der Geschäftsstelle
• Posteingang
• Allgemeine Büroorganisation (Ablage, Einladungen, Fristenüberwachung, Bürobedarf)
• Beauftragung und Steuerung von Dienstleistern aller Art

Profil

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie betriebswirtschaftliches Verständnis
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Exzellentes Auftreten und hohe Serviceorientierung
• Flexibilität und Belastbarkeit – auch in Phasen erhöhten Arbeitsaufkommens
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und Einsätzen auf Abendveranstaltungen
• Vertraulicher und sicherer Umgang mit sensiblen Informationen
• Verständnis für buchhalterische Abläufe sowie Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Belegmanagement
• Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Management-Assistenz oder Office-Management

Wir bieten

• Ein vielfältiges und kollegiales Arbeitsumfeld
• Nach Absprache flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Homeoffice
• Ein moderner und bestens ausgestatteter Arbeitsplatz im Herzen des politischen Berlins, verkehrsgünstig zwischen Hauptbahnhof und Bahnhof Friedrichstraße gelegen
• Eine Tätigkeit mit Sinn und Wirkung im öffentlichen Sektor

Weitere Informationen

Arbeitszeit: Teilzeit (24 bis 32 Stunden)

Das klingt das nach Ihnen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin per E-Mail an: [email protected].

Kontakt: DVNW Deutsches Vergabenetzwerk GmbH Haus der Bundespressekonferenz, Schiffbauerdamm 40, 10117 Berlin www.dvnw.de