Kanzleiassistenz / Office Management (m/w/d)

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Köln

16 days ago

In short

Kanzleiassistenz / Office Manager in Köln. Responsibilities include client reception, administrative tasks, appointment organization, and invoice preparation. Requires commercial education, MS Office skills, and organizational talent.

Keywords

Office Management Administrative Support Client Relations Microsoft Office Time Management Invoice Processing Organizational Skills

AI-written summary based on the listing content.

Einleitung

Für unsere Steuerkanzlei in Köln suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein miteinander verbindet.

Wir sind eine mittelständische Kanzlei mit rund 120 Mitarbeitern an sechs Standorten in Köln, Sankt Augustin, Bonn, Berlin und Nauen bei Berlin. Wir beraten Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen umfassend in steuerlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Fragen. Dabei verbinden wir professionelle Beratung mit einem modernen, kollegialen Arbeitsumfeld und kurzen Abstimmungswegen.

Aufgaben

Als Kanzleiassistenz / Office Manager (m/w/d) sind Sie eine zentrale Schnittstelle unserer Kanzlei. Sie unterstützen die Kanzleileitung und unsere Teams, sorgen für reibungslose organisatorische Abläufe und sind eine wichtige Ansprechperson für unsere Mandanten.

Empfang und Betreuung unserer Mandanten sowie Betreuung der Telefonzentrale
Organisation von Post, Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
Unterstützung der Kanzleileitung und unserer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Pflege von Mandanten- und Kontaktdaten sowie Unterstützung bei der Anlage neuer Mandate
Organisation von Seminaren sowie Unterstützung beim On- und Offboarding
Vorbereitung von Honorarvorschlägen und Honoraranpassungen
Eigenständige Rechnungslegung für bestimmte Leistungen sowie Kontrolle von Rechnungsvorschlägen
Auftragsverwaltung und Unterstützung im Forderungsmanagement
Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer Kanzleiprozesse
Unterstützung bei der Einarbeitung von Auszubildenden und neuen Mitarbeitern

Profil

Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation; Erfahrung in einer Steuerkanzlei ist von Vorteil
Gute Kenntnisse in Microsoft Office, idealerweise auch in DATEV
Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
Die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
Ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten und Kollegen
Idealerweise Kenntnisse im Gebührenrecht bzw. die Bereitschaft, sich in diesen Bereich einzuarbeiten

Wir bieten

Eine zukunftssichere und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit Raum für eigene Ideen und Initiative
Ein modernes Arbeitsumfeld und ein kollegiales, engagiertes Team
Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung
Flexible Arbeitszeitmodelle
Betriebliche Altersvorsorge, Jobticket und Jobrad
Betriebliche Krankenversicherung
Mitarbeiter-Events und regelmäßige gemeinsame Aktivitäten
Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre und eine langfristige Perspektive

Weitere Informationen

Sie sorgen mit Ihrer Arbeit dafür, dass unsere Kanzleileitung und unsere Fachmitarbeiter sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Dabei arbeiten Sie eng mit der Kanzleileitung, den Teamleitungen und den Fachmitarbeitern zusammen.

Wenn Sie gerne organisieren, Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Bitte senden Sie Ihre ausführlichen Bewerbungsunterlagen entweder über das Stepstone-Portal oder per E-Mail an: [email protected].