HR & Administration Manager

Cześć!

Jesteśmy agencją marketingową z Warszawy. Projektujemy i realizujemy kampanie dla dużych polskich i międzynarodowych marek w social mediach we współpracy z twórcami internetowymi.

Szukamy HR & Administration Managerki lub Managera, który specyfikę pracy agencyjnej rozumie i potrafi w niej realnie wspierać biznes. Osoby, która jest partnerem dla zarządu i liderów zespołów: zna ludzi w organizacji, wie, czym żyją, i potrafi wychwycić napięcie, zanim urośnie do skali konfliktu lub wypalenia.

To rola o dwóch nogach. Pierwsza to HR: budowanie relacji, doradztwo managerom, rozwój ludzi. Druga to administracja i organizacja funkcjonowania agencji jak dokumenty, umowy, obieg rozliczeń, sprawnie działające biuro. Szukamy kogoś, kto dobrze czuje się w obu i nie traktuje żadnej z nich jako dodatku do tej drugiej.

Szukamy kogoś, kto łączy twardą wiedzę kadrową z dojrzałością w relacjach: potrafi prowadzić trudne rozmowy, stawiać granice i formułować niewygodne, ale biznesowo uzasadnione decyzje.

Zapraszamy Cię do rekrutacji!

Twój zakres odpowiedzialności

HR i współpraca z zespołami:

• Ścisła współpraca z kadrą zarządzającą dostarczanie zarządowi informacji o tym co dzieje się w zespołach i rekomendowanie konkretnych działań.
• Budowanie stałego kontaktu z pracownikami: regularne rozmowy 1:1, badania nastrojów, przekładanie zebranych sygnałów na wnioski dla organizacji.
• Wczesne wychwytywanie napięć i ryzyka oraz proponowanie działań zapobiegawczych.
• Doradztwo managerom poszczególnych działów w codziennym zarządzaniu zespołami — od rekrutacji po rozwój i ocenę pracowników.
• Zarządzanie konfliktami: współprowadzenie trudnych rozmów lub przygotowywanie managerów do samodzielnego ich prowadzenia, diagnoza problemów, rekomendacja działań naprawczych, wzmacnianie kompetencji liderskich.
• Zarządzanie talentami - współtworzenie programów rozwojowych i szukanie ścieżek rozwoju w organizacji.
• Wsparcie w employer brandingu wewnętrznym i zewnętrznym.

Kadry i dokumentacja:

• Prowadzenie spraw kadrowych we współpracy z zewnętrznym biurem kadrowym;
• Przygotowywanie i rozliczanie umów oraz dbałość o zgodność dokumentacji z przepisami;
• Ewidencjonowanie i tworzenie dokumentów firmowych: umów zlecenie, umów o dzieło, zleceń z klientami i podwykonawcami.
• Utrzymywanie porządku w dokumentacji, spójne wzory, aktualne wersje, kompletne archiwum i czytelne zasady obiegu dokumentów.

Administracja i organizacja pracy agencji:

• Realizacja działań administracyjnych związanych z bieżącym funkcjonowaniem agencji;
• Ewidencjonowanie dokumentów księgowych i ich rozliczanie we współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym;
• Wsparcie w organizacji funkcjonowania biura jak zaopatrzenie, kontakt z dostawcami i usługodawcami, nadzór nad umowami administracyjnymi;
• Porządkowanie i usprawnianie procesów wewnętrznych tak, żeby zespoły mogły skupić się na projektach.

Czego oczekujemy:

• Wykształcenia wyższego: HR, zarządzanie, administracja lub finanse;
• Minimum 4 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, łączącym obszar HR i administracji;
• Doświadczenia we współpracy z zewnętrznym biurem kadrowym i rachunkowym;
• Dobrej znajomości przepisów kadrowych i podstaw rozliczeń księgowych;
• Znajomości prawa pracy i prawa cywilnego w zakresie umów — redagowania zapisów oraz ich rozliczania;
• Znajomości zasad tworzenia dokumentacji kadrowej i firmowej oraz doświadczenia w prowadzeniu jej ewidencji;
• Sprawnego posługiwania się narzędziami biurowymi (Excel / Arkusze Google) w zakresie zestawień i rozliczeń;
• Analitycznego myślenia i umiejętności wyciągania wniosków;
• Samodzielności w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji w nowych sytuacjach;
• Bardzo dobrej organizacji pracy, terminowości i dbałości o szczegóły a także przy prowadzeniu kilku spraw równolegle.

Mile widziane:

• Doświadczenie w branży agencyjnej, marketingowej, digitalowej lub usługowej;
• Doświadczenie w programach talentowych i rozwojowych, systemach ocen pracowniczych, employer brandingu i komunikacji wewnętrznej;
• Doświadczenie w porządkowaniu lub wdrażaniu procesów administracyjnych i obiegu dokumentów w rosnącej organizacji.

Postawa, na której nam zależy:

• Brak lęku przed konfliktem, umiejętność stawiania granic, asertywność i odwaga do formułowania trudnych, ale biznesowo uzasadnionych decyzji;
• Umiejętność budowania autorytetu i relacji bez wchodzenia w rolę „terapeuty".
• Dyskrecja i zaufanie: praca z wrażliwymi informacjami o ludziach wymaga jednego i drugiego, po obu stronach.

Co oferujemy:

• Realny wpływ na kształt funkcji HR i administracji. Dołączasz do organizacji, w której masz przestrzeń, żeby budować, a nie tylko utrzymywać.
• Bezpośrednią współpracę z zarządem i liderami zespołów.
• Pracę w jednej z najbardziej rozpoznawalnych agencji influencer marketingu w Polsce, przy projektach dla największych marek.
• Model pracy hybrydowej: 3 dni z biura, 2 dni zdalnie.
• Benefity: prywatna opieka medyczna i karta Multisport.