Technical Writer / Document Controller

Poszukujemy osoby na stanowisko Technical Writer / Document Controller, łączące odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją projektową z koordynacją procesów związanych z jej tworzeniem, przeglądem, aktualizacją i zatwierdzaniem. Stanowisko obejmuje pracę przy dwóch powiązanych projektach, a zakres zaangażowania będzie dostosowywany do bieżących potrzeb poszczególnych obszarów.

Projekty dotyczą wdrażania MES (Manufacturing Execution System) w środowisku produkcyjnym i mają na celu standaryzację oraz uproszczenie procesów związanych z produkcją, dokumentacją produkcyjną i jej przeglądem. Jednym z głównych założeń jest przejście w kierunku paperless production, czyli ograniczenie dokumentacji papierowej na rzecz rozwiązań cyfrowych. System wspiera m.in. przegląd dokumentacji produkcyjnej w modelu review by exception, integrację z urządzeniami produkcyjnymi oraz zwiększenie automatyzacji procesów.

Stanowisko jest hybrydą dwóch funkcji – Technical Writera oraz Document Controllera. Łączy więc zadania związane z tworzeniem i utrzymywaniem dokumentacji technicznej i procesowej z odpowiedzialnością za cały obieg dokumentów, ich wersjonowanie, review, approval oraz terminową realizację poszczególnych etapów procesu. Rola będzie odpowiednia dla osoby, która dobrze odnajduje się zarówno w pracy z dokumentacją i procesami, jak i w koordynacji wielu interesariuszy, pilnowaniu terminów oraz rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.

Zakres obowiązków:zarządzanie procesem przeglądu i zatwierdzania dokumentacji w systemie Veeva Vault, monitorowanie terminowości przeglądów oraz bieżąca komunikacja z właścicielami dokumentów i interesariuszami, koordynowanie procesu wprowadzania zmian, review oraz approval dokumentacji, utrzymywanie i aktualizacja trackerów projektowych oraz pozostałej dokumentacji związanej z projektami, tworzenie, aktualizacja i utrzymywanie dokumentacji procesowej, instrukcji oraz materiałów projektowych, zarządzanie backlogiem aktualizacji dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi takich jak Airtable, przygotowywanie i aktualizacja matryc wersji dokumentacji w odniesieniu do kolejnych wydań systemowych, przygotowywanie oraz aktualizacja raportów i zestawień dotyczących dokumentacji, współpraca z zewnętrznym partnerem odpowiedzialnym za przygotowywanie dokumentacji projektowej, koordynowanie procesu przekazywania dokumentów do review, zbierania uwag, wprowadzania zmian oraz uzyskiwania finalnych akceptacji, tworzenie, obsługa i monitorowanie zgłoszeń (ticketów) w systemie ServiceNow, identyfikowanie i monitorowanie problemów związanych z dokumentacją oraz koordynowanie działań naprawczych pomiędzy zaangażowanymi zespołami, tworzenie i monitorowanie powiązanych zgłoszeń w systemie zewnętrznego partnera, bieżąca współpraca z zespołami projektowymi, właścicielami dokumentacji, ekspertami merytorycznymi oraz partnerami zewnętrznymi.

Wymagania:doświadczenie w pracy z dokumentacją techniczną, projektową lub procesową, doświadczenie w obszarze Document Control, Technical Writing lub koordynacji dokumentacji, bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania wielu dokumentów oraz procesów jednocześnie, doświadczenie w pracy z systemami do zarządzania dokumentacją lub workflow; znajomość Veeva Vault będzie dużym atutem, umiejętność monitorowania terminów, statusów i backlogów oraz konsekwentnego follow-upu z właścicielami dokumentów, doświadczenie we współpracy z wieloma zespołami i interesariuszami, również z partnerami zewnętrznymi, umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i koordynowania działań pomiędzy różnymi zespołami, doświadczenie w pracy z systemami ticketowymi, np. ServiceNow, dobra znajomość narzędzi do organizacji i śledzenia pracy, np. Airtable, Trello lub podobnych, dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym oraz pracę z dokumentacją w języku angielskim, dokładność, skrupulatność i dbałość o spójność oraz poprawność dokumentacji.