Specjalista ds. Obsługi Podróży Służbowych

Kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi oraz wsparcie działań administracyjnych i aktywności biznesowych.

Osoba na tym stanowisku pełni rolę centralnego punktu koordynacyjnego podróży Pracowników Creotech Instruments w kraju i za granicą.

Kluczowe obowiązki

Zarządzanie podróżami służbowymikompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych; wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz innych środków transportu; rezerwacja hoteli, sal konferencyjnych oraz usług dodatkowych; przygotowywanie harmonogramów podróży (travel itineraries);organizacja logistyki pobytu podczas podróży służbowej; monitorowanie zmian w planach podróży oraz szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe; wsparcie podróżnych w formule concierge podczas wyjazdów służbowych; optymalizacja kosztów podróży poprzez planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem; współpraca z dostawcami usług turystycznych oraz partnerami zagranicznymi.

Wsparcie w koordynacji działań biznesowychmonitorowanie statusu prowadzonych inicjatyw biznesowych; prowadzenie rejestru działań, ustaleń i zobowiązań wynikających ze spotkań; przypominanie o terminach, wydarzeniach oraz działaniach wymagających realizacji; dbanie o przepływ informacji pomiędzy Pracownikami uczestniczącymi w inicjatywach biznesowych; identyfikowanie ryzyk związanych z opóźnieniami lub brakiem realizacji ustalonych działań; przygotowywanie podsumowań, notatek oraz materiałów informacyjnych.

Wsparcie działań administracyjnychorganizacja spotkań krajowych i międzynarodowych; koordynacja dostępności uczestników; rezerwacja udziału w konferencjach, targach i wydarzeniach branżowych; koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami; współpraca z działami wewnętrznymi.

Odpowiedzialność

Osoba na tym stanowisku odpowiada za:terminową i efektywną organizację podróży służbowych; utrzymanie wysokiej jakości wsparcia administracyjnego; zapewnienie ciągłości przepływu informacji pomiędzy interesariuszami; monitorowanie terminów i zobowiązań biznesowych; optymalizację kosztów organizacji podróży; budowanie pozytywnego doświadczenia pracowników korzystających ze wsparcia.

Wymagania

Wykształcenie wyższe (preferowane: administracja, zarządzanie, logistyka, turystyka, stosunki międzynarodowe lub pokrewne);

Minimum 2 lata doświadczenia w organizacji podróży służbowych – warunek konieczny, dodatkowym atutem będzie doświadczenie we wsparciu kadry menedżerskiej; Doświadczenie w samodzielnym organizowaniu podróży międzynarodowych; Doświadczenie we współpracy z kadrą zarządzającą; Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365;

Zaawansowana organizacja kalendarza Outlook; Umiejętność tworzenia zestawień i monitorowania działań w Excel; Znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i koordynacji pracy; Znajomość języków: polski – biegły; angielski – minimum B2/C1 w mowie i piśmie.

Oferujemy

• Praca w przyjaznym, zgranym zespole
• Stabilne zatrudnienie w nowoczesnej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku
• Atrakcyjne wynagrodzenie oraz pakiet benefitów (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa)

Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w innowacyjnych projektach