Sekretarka / Sekretarz (K/M)

ROJO SP. Z O.

O. jest polską agencją zatrudnienia założoną w 2014 roku, wpisaną do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 18909.

Dla naszego klienta Krzyżanowski Partners Sp. z o.o. który jest spółką holdingową oraz centrum usług wspólnych, świadczącym kompleksowe wsparcie na rzecz wielu firm prowadzących działalność w różnych branżach.

Zapewnia obsługę spółek między innymi w obszarze finansowym, księgowym, prawnym, administracyjnym i organizacyjnym. Wspieramy zarządy oraz zespoły poszczególnych spółek, dbając o sprawny przepływ informacji, dokumentów i procesów w całej grupie.

Miejsce pracy: Pionki, ul. Zakładowa 7

Rodzaj zatrudnienia: umowa o pracę na zastępstwo, pełny etat

Godziny pracy: 7:00–15:00 lub 8:00–16:00

Twój zakres obowiązków

• kompleksowa organizacja pracy sekretariatu i bieżącej działalności biura,
• zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów pomiędzy spółkami, zarządami oraz poszczególnymi działami,
• obsługa połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• odbieranie, rejestrowanie, nadawanie i monitorowanie przesyłek krajowych oraz zagranicznych,
• obsługa korespondencji wewnętrznej pomiędzy spółkami i jednostkami organizacyjnymi grupy,
• przyjmowanie gości, interesantów, klientów i kontrahentów,
• dbanie o profesjonalny wizerunek firmy w kontaktach osobistych, telefonicznych i mailowych,
• udzielanie podstawowych informacji oraz kierowanie spraw do właściwych osób, działów lub spółek,
• przygotowywanie sal i pomieszczeń do spotkań zarządów, zespołów i gości zewnętrznych,
• obsługa spotkań, w tym przygotowywanie poczęstunków oraz serwisu kawowo-herbacianego,
• organizacja cateringu, rezerwacja hoteli oraz wsparcie w organizacji wizyt gości,
• organizacja zebrań, spotkań służbowych, delegacji oraz wyjazdów służbowych pracowników i członków zarządów,
• współpraca z działami finansowym, księgowym, prawnym i administracyjnym w zakresie bieżącej obsługi dokumentów i informacji,
• sporządzanie prostej dokumentacji, pism, zestawień, prezentacji i raportów,
• koordynowanie obiegu faktur i innych dokumentów kosztowych,
• prowadzenie podstawowych rejestrów i ewidencji administracyjnych,
• organizowanie zaopatrzenia biura w materiały biurowe, artykuły spożywcze i środki czystości,
• dbanie o wyposażenie biura oraz utrzymanie go w należytym stanie,
• dbanie o estetykę, porządek i właściwą organizację przestrzeni biurowej,
• obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera, drukarki, bindownicy i laminatora, oraz drobnego sprzętu AGD,
• zgłaszanie usterek urządzeń i wyposażenia do właściwych osób lub serwisów zewnętrznych,
• współpraca z dostawcami usług administracyjnych i biurowych,
• wspieranie pracowników w przestrzeganiu zasad organizacyjnych obowiązujących w firmie,
• wykonywanie innych bieżących zadań administracyjnych związanych z obsługą spółki holdingowej i podmiotów należących do grupy.

Nasze wymagania

• gotowość do pracy w pełnym wymiarze czasu pracy,
• bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność,
• umiejętność koordynowania wielu spraw jednocześnie i właściwego ustalania priorytetów,
• komunikatywność, otwartość i pozytywne nastawienie do ludzi,
• wysoka kultura osobista i profesjonalizm w kontaktach z członkami zarządów, pracownikami, klientami i kontrahentami,
• umiejętność zachowania dyskrecji i poufności w związku z dostępem do dokumentów oraz informacji dotyczących różnych spółek,
• umiejętność działania dynamicznie, sprawnie i z inicjatywą,
• dokładność, zaangażowanie i dbałość o szczegóły,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint,
• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie minimum B1,
• czynne prawo jazdy kat. B,
• mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

To oferujemy

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• pracę w stabilnej spółce wspierającej firmy działające w różnych branżach,
• możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia w centrum usług wspólnych,
• bezpośrednią współpracę z zarządami, kadrą menedżerską oraz specjalistami z obszarów finansowych, księgowych, prawnych i administracyjnych,
• ciekawą i różnorodną pracę, w której każdy dzień przynosi nowe zadania i kontakty,
• możliwość poznania zasad funkcjonowania wielu spółek o różnych profilach działalności,
• możliwość rozwoju zawodowego, podnoszenia kwalifikacji, a w przyszłości również awansu,
• możliwość nauki języka angielskiego lub niemieckiego,
• przyjazną atmosferę pracy i wspierający zespół,
• bardzo dobre warunki pracy w biurze,
• niezbędne narzędzia pracy,
• ubezpieczenie grupowe na życie i zdrowie.

Zgodnie z naszą polityką transparentności oraz obowiązującymi przepisami prawa, pełna informacja o przedziale wynagrodzenia brutto oraz składnikach płacowych dla tego stanowiska zostanie udostępniona kandydatom w wiadomości e-mail potwierdzającej przejście do etapu rozmów kwalifikacyjnych, przed ustaleniem terminu spotkania.

Aplikuj

Jeżeli chcesz pracować w miejscu, w którym dobra organizacja, profesjonalizm, życzliwość i zaangażowanie naprawdę mają znaczenie — zapraszamy do przesłania CV.

CV prosimy składać przez OLX, w razie potrzeby prosimy o kontakt telefoniczny: 722 220 055.

Administratorem danych osobowych jest ROJO Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota nr 75A lok. 7.

Zgodnie z naszą polityką transparentności oraz obowiązującymi przepisami prawa, pełna informacja o przedziale wynagrodzenia brutto oraz składnikach wynagrodzenia dla tego stanowiska zostanie udostępniona kandydatom po potwierdzeniu przejścia do etapu rozmów kwalifikacyjnych, przed ustaleniem terminu spotkania.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Dane będą przetwarzane przez ROJO Sp. z o.o. w celu przeprowadzenia bieżącej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – również na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Dane będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacyjnego, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres do 12 miesięcy lub do momentu jej wycofania.

Kandydatowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli wyrażasz zgodę na przetwarzanie dodatkowych danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, dołącz oświadczenie:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ROJO Sp. z o.o. moich dodatkowych danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych.”

Jeśli wyrażasz zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, dołącz oświadczenie:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ROJO Sp. z o.o. moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.”