Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – obieg dokumentów i archiwizacja

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – obieg dokumentów i archiwizacja

Kancelaria Pirożek & Pirożek | Katowice | Praca stacjonarna

Dobra organizacja dokumentacji ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę kancelarii. Szukamy osoby, która zadba o sprawny obieg dokumentów, uporządkuje zasady ich przechowywania i będzie proponować usprawnienia w tym obszarze. To stanowisko dla kogoś, kto lubi porządkować informacje, pracuje dokładnie i potrafi przełożyć pomysły na praktyczne rozwiązania.

Zakres obowiązków

• Organizowanie i nadzorowanie obiegu dokumentów papierowych oraz elektronicznych.
• Rejestrowanie, opisywanie i przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich spraw, klientów oraz wewnętrznych rejestrów.
• Porządkowanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z przyjętymi zasadami oraz nadzór nad jej kompletnością.
• Digitalizacja dokumentów, w tym skanowanie, nadawanie nazw plikom i utrzymywanie przejrzystej struktury folderów.
• Przygotowywanie i aktualizowanie procedur dotyczących przyjmowania, przekazywania, przechowywania oraz udostępniania dokumentów.
• Identyfikowanie problemów w obiegu informacji i proponowanie usprawnień we współpracy z zespołem kancelarii.
• Prowadzenie ewidencji umów i dokumentacji administracyjnej oraz przekazywanie dokumentów do księgowości i kadr.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz wsparcie administracyjne pracowników kancelarii.
• Dbanie o poufność dokumentacji i przestrzeganie zasad dostępu do informacji.

Nasze oczekiwania

• Wykształcenie wyższe lub student/studenka V roku studiów, preferowane kierunki: bibliotekoznawstwo, architektura informacji, administracja, a także informacja naukowa, archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją.
• Umiejętność systematycznego porządkowania dokumentów i informacji w sposób ułatwiający ich wyszukiwanie.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i terminowe wykonywanie powierzonych zadań.
• Dokładność oraz odpowiedzialne podejście do pracy z dokumentacją zawierającą informacje poufne.
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Word i Excel, oraz sprawna obsługa urządzeń biurowych.
• Umiejętność jasnego formułowania instrukcji i opisywania zasad postępowania.
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność współpracy z zespołem.

Mile widziane

• Doświadczenie w sekretariacie, administracji, archiwum lub przy obsłudze dokumentacji.
• Znajomość zasad klasyfikowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów.
• Doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów lub systemami zarządzania dokumentacją.
• Udział w tworzeniu procedur, porządkowaniu archiwum lub digitalizacji zasobów.

Co oferujemy

• Możliwość zdobycia doświadczenia w organizacji pracy kancelarii i zarządzaniu dokumentacją.
• Realny wpływ na sposób prowadzenia dokumentacji oraz wdrażanie usprawnień.
• Współpracę z zespołem adwokatów, radców prawnych i pracowników administracyjnych.
• Przyjazną atmosferę i pracę wymagającą samodzielności oraz inicjatywy.
• Pierwszą umowę zlecenia na 12 miesięcy, z możliwością dalszej współpracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę, na uzgodnionych warunkach.