Pracownik Administracyjny ds. Dokumentacji i Biura

Pracownik Administracyjny ds. Dokumentacji i Biura

ERSO Sp. z o.o. | Inowrocław | Praca stała, na miejscu w biurze

Poszukujemy osoby na stanowisko Pracownika Administracyjnego ds. Dokumentacji i

Biura.

Szukamy kogoś zorganizowanego, skrupulatnego i samodzielnego, kto ogarnie

obieg dokumentów, pocztę firmową i logistykę zespołu, żeby nasi Koordynatorzy

Kontraktów mogli skupić się na realizacji projektów.

Czym będziesz się zajmować

Dokumentacja i archiwizacja

- prowadzenie rejestru dokumentów przychodzących i wychodzących

- skanowanie, opisywanie i archiwizowanie dokumentów papierowych i

elektronicznych

- pilnowanie porządku i jednolitej struktury folderów w firmowym repozytorium

chmurowym

- przygotowywanie kompletu dokumentacji dla Koordynatora Kontraktu przy starcie

nowego projektu

Poczta i korespondencja

- codzienna obsługa głównej skrzynki mailowej firmy - segregacja i przekierowywanie

wiadomości do właściwych osób

- wysyłka korespondencji firmowej (pism, ofert, dokumentów) do zamawiających,

podwykonawców i urzędów

- prowadzenie rejestru korespondencji z terminami wymaganych odpowiedzi i

przypominanie o nich

- obsługa poczty tradycyjnej i kurierów

Projekty archiwalne i gwarancyjne

- prowadzenie rejestru projektów w okresie gwarancji/rękojmi wraz z terminami

- przyjmowanie zgłoszeń gwarancyjnych i przekazywanie ich do właściwej osoby

- pilnowanie terminów zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania

Logistyka zespołu realizacyjnego

- organizacja zakwaterowania dla ekip pracujących poza siedzibą firmy

- wsparcie w zaopatrzeniu w materiały i sprzęt

- kontakt z dostawcami i wynajmującymi, prowadzenie ewidencji kosztów

Czego nie robisz na tym stanowisku

Nie odpowiadasz za decyzje merytoryczne dotyczące realizacji kontraktów, nie

podpisujesz umów w imieniu firmy, nie prowadzisz negocjacji handlowych ani rozliczeń

finansowych - to zostaje po stronie Koordynatorów Kontraktów i Zarządu. Ty dbasz o to,

żeby wszystko było na czas, kompletne i w dobrym porządku.

Czego oczekujemy

- doświadczenia w pracy biurowej/administracyjnej - mile widziane w branży

budowlanej lub przy obsłudze zamówień publicznych- podstawowej znajomości dokumentacji budowlanej i przetargowej (umowa, SWZ,

harmonogram) - nie jest to jednak warunek konieczny

- sprawnej obsługi poczty elektronicznej i umiejętności segregowania korespondencji

wg priorytetów

- biegłej obsługi pakietu biurowego (Word, Excel, Outlook/Gmail) i pracy na

dokumentach w chmurze

- skrupulatności, samodzielności i dyspozycyjności

- dyskrecji w obsłudze korespondencji firmowej

- umiejętności pracy pod presją terminów i przy wielu zadaniach jednocześnie

- wykształcenia średniego lub wyższego

- mile widziane prawo jazdy kat. B

Oferujemy

- stałą pracę na miejscu, w biurze w Inowrocławiu

- określony zakres obowiązków i realny wpływ na porządek w firmie

- zatrudnienie w firmie realizującej projekty w całej Polsce

Szczegóły

Miejsce pracy: Inowrocław

Forma zatrudnienia: do uzgodnienia

Aplikacje: prosimy o przesyłanie CV

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.