Office Manager w firmie IT

O nas

Jesteśmy polską firma technologiczna specjalizująca się w projektowaniu i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań IT, Digital Signage oraz systemów audiowizualnych dla biznesu. Realizujemy projekty w Polsce oraz na rynkach zagranicznych, stale rozwijając nasze kompetencje i organizację.

W związku z dalszym rozwojem poszukujemy osoby, która stanie się kluczowym wsparciem operacyjnym naszej organizacji. Szukamy osoby samodzielnej, odpowiedzialnej i świetnie zorganizowanej, która potrafi przejąć odpowiedzialność za procesy administracyjne, zakupowe i operacyjne oraz skutecznie koordynować wiele obszarów jednocześnie.

Twoja rola

Będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie administracji, procesów zakupowych i operacyjnych firmy. Szukamy osoby, która nie tylko wykonuje zadania, ale przede wszystkim nimi zarządza – pilnuje terminów, porządkuje procesy, proponuje usprawnienia i doprowadza sprawy do końca.

Zakres obowiązków

Administracja i organizacja

• kompleksowa organizacja i koordynacja pracy biura,
• zarządzanie obiegiem dokumentów oraz współpraca z biurem rachunkowym i księgowością,
• obsługa Comarch ERP Optima oraz SaldeoSMART,
• pobieranie i weryfikacja dokumentów z KSeF,
• przygotowywanie płatności oraz kontrola zobowiązań i należności,
• obsługa bankowości elektronicznej oraz przygotowywanie przelewów do autoryzacji,
• kontrola rozliczeń kart służbowych oraz wyciągów bankowych,
• nadzór nad flotą samochodową (leasingi, ubezpieczenia, przeglądy),
• organizacja procesów administracyjnych oraz ich ciągłe usprawnianie,
• dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy działami.

Zakupy i logistyka

• kompleksowa obsługa procesu zakupowego – od akceptacji zamówienia do jego realizacji u dostawcy,
• tworzenie i obsługa dokumentów handlowych oraz magazynowych w systemie Comarch ERP Optima (RO, ZD, PZ, FZ, WZ, MM),
• monitorowanie statusów zamówień oraz terminowości dostaw,
• bieżący kontakt z dostawcami w zakresie realizacji zamówień i dostaw,
• weryfikacja poprawności dokumentów zakupowych oraz ich zgodności z zamówieniami,
• obsługa faktur zakupowych, w tym import dokumentów z KSeF,
• przyjmowanie dostaw do magazynu oraz kontrola zgodności ilościowej i jakościowej,
• rejestracja numerów seryjnych urządzeń oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i licencji,
• dbanie o poprawność danych w systemie ERP, kartotek, atrybutów oraz dokumentacji magazynowej,
• przygotowywanie wydań magazynowych na potrzeby realizowanych projektów oraz działu serwisu,
• utrzymywanie zgodności stanów magazynowych z dokumentacją systemową,
• wspieranie usprawniania procesów zakupowych i gospodarki magazynowej.

Współpraca operacyjna

• współpraca z Project Managerami przy realizacji projektów oraz koordynacja zamówień,
• współpraca z działem handlowym, magazynem, działem realizacji i serwisem,
• utrzymywanie relacji z partnerami biznesowymi i dostawcami,
• wsparcie administracyjne działu serwisu oraz kontrola rozliczeń prac dodatkowych,
• dbanie o wysokie standardy organizacyjne i kulturę współpracy w firmie,
• identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień oraz wdrażanie nowych rozwiązań i automatyzacji, w tym wykorzystujących narzędzia AI.

Szukamy osoby, która

• posiada doświadczenie na podobnym stanowisku,
• bardzo dobrze zna system Comarch ERP Optima (warunek konieczny),
• zna procesy zakupowe, gospodarkę magazynową oraz obieg dokumentów handlowych,
• posiada praktyczną znajomość SaldeoSMART oraz KSeF (mile widziane),
• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i potrafi skutecznie ustalać priorytety,
• jest dokładna, odpowiedzialna i dba o wysoką jakość wykonywanych zadań,
• potrafi samodzielnie prowadzić wiele procesów jednocześnie,
• umie współpracować z wieloma działami firmy oraz partnerami zewnętrznymi,
• bardzo dobrze zna pakiet Microsoft Office, w szczególności Excel,
• potrafi analizować dane i wyciągać wnioski,
• wykazuje inicjatywę oraz proponuje usprawnienia zamiast czekać na polecenia,
• interesuje się nowymi technologiami oraz możliwościami wykorzystania AI i automatyzacji w codziennej pracy.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie technologicznej,
• realny wpływ na organizację pracy i rozwój procesów w firmie,
• dużą samodzielność oraz możliwość wdrażania własnych pomysłów,
• pracę z nowoczesnymi narzędziami i technologiami,
• udział w ciekawych projektach realizowanych w Polsce i za granicą,
• przyjazną atmosferę oraz wsparcie doświadczonego zespołu,
• możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji.