Office Manager / Specjalista ds. Administracji

O firmie IBPE

W IBPE sp. z o.o. zajmujemy się profesjonalnym doradztwem, ekspertyzami oraz obsługą inżynieryjną i audytorską. Działamy w branży, w której liczą się precyzja, wysokie standardy oraz sprawny przepływ informacji. Poszukujemy dobrze zorganizowanej, energicznej i wszechstronnej osoby na stanowisko Office Managera/ Specjalista ds Administracji, która przejmie odpowiedzialność za płynne funkcjonowanie naszego biura w Warszawie, wesprze Zarząd w codziennych zadaniach oraz zapewni doskonałą koordynację dokumentacji i procesów wewnętrznych.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

• Administracja biura: Kompleksowe dbanie o codzienne funkcjonowanie biura IBPE ze wsparciem asystenckim, obsługa korespondencji, przesyłek kurierskich, nadzór nad sprzętem IT oraz bieżąca pomoc organizacyjna dla Zarządu.
• Koordynacja i digitalizacja dokumentacji: Sprawny obieg i koordynacja dokumentów między działami firmy, nadzór nad skanowaniem, archiwizacją oraz wdrożenie/prowadzenie procesu digitalizacji dokumentacji.
• Nadzór nad procesami w dziale: Monitorowanie, usprawnianie i nadzorowanie codziennych procedur administracyjnych w obrębie działu biurowego.
• Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: Bieżący kontakt ze współpracownikami, partnerami biznesowymi oraz podwykonawcami.
• Wsparcie kadrowo-formalne: Przygotowywanie pism, umów, oświadczeń oraz nadzór nad dokumentacją kadrową (listy obecności, urlopy, badania lekarskie, szkolenia BHP). wstępna rekrutacja.
• Finanse i księgowość: Przygotowywanie i weryfikacja faktur dla zewnętrznego biura rachunkowego, pilnowanie terminów płatności, rozliczanie wydatków firmowych i zaliczek pracowniczych oraz realizacja przelewów (PLN/USD).

NASZE WYMAGANIA

• Doświadczenie: Minimum 2–3 lata na stanowisku związanym z administracją biura, wsparciem asystenckim lub koordynacją dokumentacji.
• Wiedza finansowo-kadrowa: Praktyczna znajomość podstaw księgowości i kadr (rozumienie podstawowych pojęć z zakresu księgowości).
• Organizacja i narzędzia: Bardzo dobra znajomość programu MS Excel, sprawność w pracy z systemami elektronicznego obiegu dokumentów (e-dokumenty/digitalizacja) oraz pakietem Office/Google Workspace.
• Cechy osobiste: Wysokie umiejętności organizacyjne, skrupulatność, inicjatywa w usprawnianiu procesów, dyskrecja, asertywność, wysoka kultura osobista.

CO OFERUJEMY?

• Wynagrodzenie: 8 000 – 9 000 zł brutto (Umowa o pracę).
• Stabilne zatrudnienie: Pełen etat w stabilnie rozwijającej się firmie eksperckiej.
• Samodzielność i wpływ: Realne możliwości wdrażania własnych pomysłów na usprawnienie procesów oraz bezpośrednia współpraca z Zarządem.
• Narzędzia pracy: Wszystkie niezbędne narzędzia (komputer, telefon, nowoczesne środowisko pracy).
• Rozwój: dostęp do nowoczesnych platform e-learningowych.
• Środowisko pracy: niekorporacyjną atmosferę pracy, młody i przyjazny zespół współpracowników

JAK APLIKOWAĆ?

Kandydatów prosimy o wysłanie CV.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi osobami.

Prosimy o umieszczenie w dokumentach następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji”, zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.97 o ochronie danych osobowych (D.

U. Nr 133 Poz.883).