Office-Manager/Office-Managerin in einem Family Office

Die ATON GmbH ist eine etablierte Industrie-Holding am Standort München. Sie unterhält Beteiligungen an Unternehmen in den Bereichen Mining, Automotive, Digitalisierung, Aviation und Medizintechnik sowohl in Deutschland als auch international.

Für unseren Unternehmenssitz in München-Schwabing suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Verstärkung (m/w/d).

Office-Manager/Office-Managerin in einem Family Office

• Feste Anstellung
• Bevorzugt in Vollzeit (40h/Woche)

Ihre Aufgaben

• Administration: Beantworten von Telefonanrufen und Korrespondenz (Deutsch und Englisch: Fließend in Wort und Schrift) und gegebenenfalls Weiterleitung von Anrufen. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablagemanagement (analog/digital), Datenbankpflege. Bearbeiten und Priorisieren aller ausgehenden und eingehenden Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete, diverse Kurierdienstsendungen usw.). Erstellung und Verbreitung von Korrespondenz an alle Mitarbeiter, Memos und Formularen. Pflegen und Aktualisieren der Kontaktdaten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und externen Partnern
• Organisation: Planung von internen und externen Meetings, Veranstaltungen, externe Events sowie Konferenzen und Geschäftsreisen in Zusammenarbeit sowie selbstständig im In- und Ausland.
• Office-Services: Verwaltung und Bestellung vom gesamten Büromaterial, Eingangs- und Ausgangspostverwaltung sowie deren Distribution. Verbrauchsmaterialien und technischer Ausstattung, intensive Kooperation mit IT-Dienstleister. Eigenverantwortliche Planung, Bestellung und Verwaltung von Verpflegung (Essen /Getränke) für Mitarbeitende und Meetings sowie persönliche Gästebetreuung. Sicherstellung bzw. eigenständiges organisieren der laufenden Verfügbarkeit von Geschäftsdrucksachen.
• Empfang & Kommunikation: Empfang und Bewirtung von Besuchern, Telefon- und E-Mail-Betreuung, Kontakt zu Dienstleistern.
• IT-Koordination: IT – Affinität vorausgesetzt, Meetings mit internen und externen Mitarbeitern sowie externen Dienstleistern. Planung und Koordination der IT- Struktur- Update-Haltung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und externen Dienstleistern. Zentrale Drehscheibe für anfallende IT Software- und Hardware Themen und deren eigenständigen Lösung in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern.
• Unterstützung: Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung sowie Unterstützung des gesamten Teams im Tagesgeschäft.
• Buchhaltung & Personal: Rechnungsupload Management System, Bewirtschaftung, Barkassenunterhalt- sowie -abrechnung und Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeiter (Möbel-, Hardware, Software – Bestellungen, Mobilgeräte und Mobilfunk) in Kooperation mit internen und externen Dienstleistern. Jährliche Bewirtschaftung von anfallenden Aufgaben der Finanzabteilung.

Ihr Profil

• Sie haben Organisationstalent und gehen Aufgaben proaktiv an
• Sie bringen Berufserfahrung als Office Manager/in, Front Office Manager/in oder Administrative Assistent mit
• In MS-Office und seinen Komponenten sind Sie zuhause
• Das Setzen von Prioritäten und eine lösungsorientierte, strukturierte Arbeitsweise auch in einem schnelllebigen Umfeld sind Ihre Stärken
• Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift. Telefonate in englisch sind für Sie kein Problem
• Eigenständiges, pragmatisches Handeln, gehören zu Ihren Markenzeichen.

Wir bieten

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit netten Kollegen
• Einen modernen und attraktiven Arbeitsplatz in der Münchener Innenstadt
• Eine leistungsgerechte Bezahlung
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit offener Kommunikationskultur in einem kleinen Team

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum per Mail an:

Adalbert Orth [email protected] +49 (0) 89 9705 150 ATON GmbH Leopoldstr. 53, München