Office Manager (K/M)

Avalon Logistics Group to nie tylko firma – to zgrana ekipa, która napędza branżę logistyczną i transportową niczym najlepszy bolid Formuły 1. Naszą supermocą jest kompleksowa obsługa dostaw kurierskich oraz przewozów taxi we współpracy z gigantami takimi jak Uber, Glovo, Wolt czy Bolt (i wieloma innymi). Dostarczamy floty kurierów i kierowców, jednocześnie stawiając na wysoką jakość usług i ciągły rozwój. Wierzymy, że sukces zaczyna się od ludzi – dlatego stawiamy na pasję, zaangażowanie i innowacje. Jeśli chcesz wiedzieć więcej, zajrzyj na www.avalon-logistics.plZa kulisami tej machiny logistycznej stoi sprawnie działające biuro... i właśnie tu potrzebujemy Ciebie. Szukamy osoby, która zadba o to, żeby codzienność biurowa szła bez zakłóceń: od zaopatrzenia i kontaktu z dostawcami, przez obsługę korespondencji i paczek, aż po koordynację drobnych, ale ważnych rzeczy, które trzymają biuro w ryzach.

Twój zakres obowiązków

Zarządzanie współpracą z dostawcami i serwisantami biurowymi — koordynacja dostaw, pilnowanie faktur oraz bieżących rozliczeń (m.in. woda, sprzęt biurowy, usługi kurierskie);

Przeprowadzenie inwentaryzacji w ramach zasobów biurowych i sprzętowych; Obsługa wysyłek i odbioru paczek — przygotowywanie przesyłek, kontakt z kurierami, obsługa reklamacji, rozdzielanie i roznoszenie poczty oraz paczek w biurze; Zakupy na potrzeby biura i organizacji — zaopatrzenie biurowe, wyposażenie, zakupy sprzętowe i inne według potrzeb, kontrola i archiwizacja faktur zakupowych; Obsługa abonamentów i umów z dostawcami usług (m.in. telekomunikacja) — pilnowanie terminów, weryfikacja faktur, kontakt z dostawcami; Koordynacja piątkowych lunchów dla biura — zbieranie propozycji, wysyłanie zamówień, potwierdzanie i obsługa płatności; Obsługa gości, zgłaszanie awarii, zarządzanie wejściówkami i kontrola dostępów; Koordynacja i kontrola pracy sprzątaczki, zastępstwo w razie nieobecności; Obsługa ogłoszeń na portalach takich jak olx; Cykliczne raportowanie danych operacyjnych (m.in. stany liczników, rozliczenia okresowe).

Nasze wymagania

Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (office manager, asystent/ka biura, koordynator/ka administracyjny/a);

Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami równocześnie; Prawo jazdy kat. B; Samodzielność i proaktywność; Skrupulatność i dbałość o szczegóły, szczególnie w zakresie pilnowania faktur, terminów i rozliczeń; Dobra komunikacja i łatwość w kontaktach z dostawcami, kurierami i serwisantami; Znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) na poziomie dobrym; Umiejętność obsługi platform zakupowych i ogłoszeniowych (Allegro i podobne).

To oferujemy

Współpracę na podstawie UoP; Dofinansowanie opieki medycznej, ubezpieczenia i karty sportowej; Dostęp do plarformy benefitowej i karty lunchowej; Piątkowe obiady od Avalon 🍱Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin; Regularne spotkania integracyjne.