Office Manager

W Nessie Research Lab od 2019 roku wspieramy firmy z całego świata w budowaniu przewidywalnej sprzedaży. Pracujemy z firmami takimi jak: Platige Image, Bones Studio, Kimchi Studio, Atman, Welotec czy Westermo. Zanim powstało Nessie, nasze Founderki (Justyna Gebert i Agata Maroń) przez lata same sprzedawały produkty i usługi technologiczne na rynkach międzynarodowych – dlatego to, co robimy, jest bardzo praktyczne i osadzone w realnej sprzedaży, a nie w teorii. Budujemy sprzedaż procesowo. Wierzymy, że to właśnie dobrze zaprojektowany proces daje kontrolę, przewidywalność i spokojny wzrost – zamiast ciągłego szukania „złotego strzału”. I dokładnie w taki sposób pracujemy z naszymi klientami na co dzień. Office Manager lokalizacja: Warszawa Kogo szukamy? Szukamy ludzi, którzy nie boją się brać odpowiedzialności za wykonywane zadania, są proaktywni i dociekliwi, ale rozumieją też, że dojście do celu wymaga systematycznej, a nawet schematycznej pracy. Aplikuj do nas, jeśli: ⭐ masz min. 2-letnie doświadczenie w pracy biurowo-administracyjnej. Doświadczenie w obszarach księgowo-finansowych oraz wsparcia administracyjnego zespołu jest konieczne. ⭐ potrafisz efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie – od obsługi faktur, przez organizację pracy biura, po wsparcie formalne działu sprzedaży. Multitasking to twoje drugie imię. ⭐ potrafisz pracować typowo procesowo: planować i układać swoją pracę, priorytetyzować, monitorować efekty i analizować wyniki ⭐ umiesz planować i koordynować codzienne działania biurowe oraz dbać o przestrzeń i zasoby firmy, utrzymując porządek w dokumentacji oraz bieżących zadaniach. ⭐ posiadasz doświadczenie w pracy z dokumentami sprzedażowymi i pracowniczymi, w tym w przygotowywaniu umów, ewidencji pracowników, rozliczeniach finansowych i innych procesach administracyjnych. ⭐ jesteś dobrze zorganizowaną osobą, która potrafi szybko uczyć się nowych rzeczy, przyjmować i udzielać jasnego feedbacku, a także skutecznie współpracować w dynamicznym środowisku. ⭐ jesteś osobą, która będzie współpracowała z nami w systemie stacjonarnym. Poważne podejście do obowiązków to jedna z naszych kluczowych wartości. Szukamy ludzi uczciwych i solidnych, którzy lubią i umieją efektywnie pracować i dają z siebie 100% w ramach zadań. ⭐ masz zacięcie techniczne, lubisz pracę na narzędziach, potrafisz rozwiązywać problemy techniczne na poziomie administratora, lubisz analizować i wchodzić w szczegóły, żeby rozwiązać problem. ⭐ jesteś osobą która włada językiem angielskim na poziomie min. B2 Czym będziesz się zajmować? 📌 Zarządzanie biurem i koordynacja codziennych działań operacyjnych, w tym nadzorowanie procesów księgowych, zarządzanie fakturami, organizacja przestrzeni biurowej oraz współpraca z dostawcami i podwykonawcami. 📌 Zarządzanie kwestiami administracyjnymi, takimi jak onboarding pracowników, ewidencja godzin pracy, dni wolnych, rozliczenia oraz organizacja podróży służbowych. 📌 Koordynacja procesów formalnych – przygotowywanie umów z klientami, zarządzanie dokumentacją sprzedażową i podpisywanie umów w systemach online, zarządzanie fakturami kosztowymi i ich organizacją w fakturowi, wyjaśnianie kwestii spornych związanych z kosztami, tagowanie itd 📌 Praca z narzędziami takimi jak systemy fakturowania, CRM oraz narzędzia do zarządzania dokumentacją i projektami, zapewniając, że wszystkie procesy przebiegają sprawnie. Mile widziana znajomość narzędzi online m.in. Claude, Notion, Fakturownia, Pergamin, Microsoft stack, PayU, przelewy24, Tpay, WordPress oraz inne, które poznasz podczas onboardingu. Wsparcie techniczne procesów i płynnego fukncjonowania narzędzi. 📌 Nadzór nad efektywnością procesów biurowych – dbanie o to, aby działania operacyjne przebiegały płynnie, rozwiązywanie problemów i optymalizacja bieżących procesów, gdy wyniki nie spełniają oczekiwań. 📌 Współpraca z zespołem IT i dbanie o sprawne funkcjonowanie sprzętu biurowego oraz systemów informatycznych. 📌 Bezpośrednia, codzienna współpraca z Zarządem zapewniając wsparcie operacyjne i administracyjne m.in. zarządzanie kalendarzem google, umawianiem spotkań, raportowanie oraz pomoc w realizacji kluczowych projektów, zadania asystenckie na rzecz Zarządu. Co oferujemy? 🎁 współpracę kontraktową w oparciu o B2B 🎁 płatne dni wolne 🎁 szansę na pracę w międzynarodowym środowisku w branży tech 🎁 niezbędny sprzęt do pracy (laptop/telefon) Jeśli nasza oferta brzmi jak ciekawe wyzwanie i chcesz porozmawiać, aby dowiedzieć się więcej, zapraszamy!