Office & Executive Assistant

Dołącz do naszego zespołu jako Office & Executive Assistant

Szukamy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura, wesprze codzienne procesy administracyjne oraz będzie bezpośrednio wspierać CEO. Cenimy samodzielność, doskonałą organizację pracy, dbałość o szczegóły i proaktywne podejście do powierzonych zadań. Jeśli potrafisz ustalać priorytety i dobrze odnajdujesz się w dynamicznym środowisku pracy, zapraszamy do naszego zespołu.

Lokalizacja: Warszawa

Twój zakres obowiązków

• kompleksowe prowadzenie bieżących spraw administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie biura,
• organizacja i koordynacja codziennych procesów administracyjnych oraz wsparcie pracowników w bieżących sprawach,
• obsługa recepcji i front office, w tym przyjmowanie gości, obsługa korespondencji oraz dbanie o profesjonalny wizerunek biura,
• koordynacja zamówień materiałów biurowych, artykułów spożywczych i innych niezbędnych zasobów,
• współpraca z dostawcami, serwisami i partnerami zewnętrznymi,
• organizacja spotkań, wizyt i wydarzeń wewnętrznych oraz zapewnienie niezbędnego wsparcia logistycznego,
• bieżące wsparcie CEO w zadaniach organizacyjnych i administracyjnych, w tym koordynacja kalendarza, spotkań i zobowiązań,
• przygotowywanie dokumentów, zestawień i prezentacji na potrzeby CEO oraz monitorowanie ustaleń i zadań wymagających dalszych działań,
• organizacja podróży służbowych i koordynacja związanych z nimi kwestii logistycznych,
• obsługa korespondencji oraz bieżących spraw administracyjnych CEO, z zachowaniem poufności informacji,
• wsparcie administracyjne obiegu faktur i dokumentów kosztowych, w tym weryfikacja kompletności dokumentacji i monitorowanie terminowości jej przekazywania,
• przygotowywanie oraz aktualizacja zestawień, ewidencji i podstawowych raportów w Excelu, w tym ewidencji czasu pracy,
• dbanie o poprawność i aktualność danych, porządek w dokumentacji oraz sprawny przepływ informacji,
• współpraca z różnymi działami w celu usprawniania codziennych procesów i realizacji bieżących potrzeb organizacyjnych.

Nasze wymagania

• doświadczenie w administracji biurowej, obsłudze recepcji, asystenturze lub na podobnym stanowisku,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excela i Outlooka,
• umiejętność przygotowywania zestawień, ewidencji i podstawowych raportów,
• doświadczenie w organizacji kalendarza, spotkań oraz koordynacji bieżących zadań,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów,
• dokładność, skrupulatność i dbałość o wysoką jakość realizowanych zadań,
• umiejętność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie oraz sprawnego reagowania na zmieniające się potrzeby,
• wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do obsługi gości, współpracowników oraz partnerów zewnętrznych,
• proaktywność, odpowiedzialność i umiejętność przewidywania potrzeb organizacji,
• dyskrecja oraz umiejętność zachowania poufności w pracy z dokumentami, korespondencją i informacjami zarządczymi.

Mile widziane

• doświadczenie w firmie usługowej, agencji lub organizacji o dynamicznym środowisku pracy,
• doświadczenie w organizacji podróży służbowych i spotkań biznesowych,
• znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i dokumentacją,
• doświadczenie w usprawnianiu procesów administracyjnych,
• znajomość języka angielskiego.

Oferujemy

• pakiet benefitów obejmujący kafeterię myBenefit, kartę MultiSport, opiekę medyczną, zajęcia z języka angielskiego oraz program integracyjny,
• możliwość rozwoju kompetencji poprzez udział w szkoleniach, warsztatach i webinarach,
• przestrzeń do zdobywania nowych doświadczeń i poszerzania wiedzy w codziennej współpracy z zespołem,
• możliwość aktywnego udziału w usprawnianiu procesów administracyjnych i organizacyjnych,
• przyjazną atmosferę pracy opartą na współpracy, wzajemnym wsparciu i wymianie wiedzy.