Manager Działu Finansów i Administracji (k/m/x)

Jesteśmy firmą właścicielską o obrotach ok. 25 mln zł rocznie, która nieustannie się rozwija.

Szukamy osoby, która przejmie od właściciela odpowiedzialność za finanse firmy i poprowadzi 3-osobowy dział finansowo-administracyjny. Mniej interesuje nas znajomość teorii, bardziej umiejętność wyciągania konkretnych wniosków z danych i tworzenie procesów, które działają bez nadzoru.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za finanse Fresh Office - zarówno analitycznie (P& L, marże, budżety, KPI), jak i zarządczo (dział, procesy, ludzie). To rola dla osoby, która potrafi połączyć liczby z operacjami: zbudować system, w którym dane z magazynu, faktur i systemów są generowane i analizowane w sposób systemowy.

Ważne: nie szukamy głównej księgowej - księgowość prowadzi dla nas zewnętrzne biuro. Szukamy osoby z doświadczeniem finansowym, która będzie dla właściciela partnerem do rozmowy o liczbach, a dla zespołu - szefem, który zarządza i rozwija.

Co będzie należało do Twoich zadań:zarządzanie 3-osobowym zespołem odpowiedzialnym za cały obszar finansów, administracji, office managementu oraz kadr i płac, przygotowywanie miesięcznego P& L firmy oraz raportu zarządczego dla właściciela: wynik, KPI, odchylenia, ryzyka, rekomendacje, wyliczanie i raportowanie marż na pierwszym, drugim i trzecim poziomie (marża bezpośrednia i pośrednia) — w oparciu o dane blisko 300 klientów rozliczanych co miesiąc, tworzenie budżetu rocznego i prognoz oraz kontrola ich realizacji, tworzenie dashboardów zarządczych i rozwój raportowania - pracujemy na opracowanych formatkach Google Workspace (Sheets), docelowo planujemy wdrożyć narzędzia BI i automatyzacje, nadzór nad spójnością danych finansowych: faktury kosztowe ↔ magazyn ↔ refakturowanie ↔ faktury przychodowe ↔ księgowość, współpraca z zewnętrznym biurem księgowym - odpowiedzialność za terminowy i kompletny przepływ dokumentów, nadzór nad płatnościami wychodzącymi oraz weryfikacja faktur i refaktur przed wysyłką do klientów, nadzór nad windykacją, monitoring należności, zobowiązań i płynności, nadzór nad obszarem kadrowo - płacowym (w zespole jest samodzielna specjalistka ds. kadr i płac),nadzór nad administracją: obieg i porządek dokumentów, procesy biurowe, standardy pracy zespołu administracyjnego dbającego o naszych pracowników i biuro, optymalizacja i automatyzacja procesów finansowo - administracyjnych z praktycznym wykorzystaniem narzędzi AI, Czego od Ciebie oczekujemyminimum 4 lata doświadczenia w finansach, controllingu lub rachunkowości zarządczej, doświadczenie w zarządzaniu zespołem, praktyka w budżetowaniu, zamknięciach miesięcznych, liczeniu marż i raportowaniu zarządczym, doświadczenie w pracy w środowisku biurowo-administracyjnym - rozumiesz, jak działa obieg dokumentów i codzienność biura, bardzo dobra znajomość arkuszy kalkulacyjnych - pracujemy na Google Workspace (Sheets, formatki, dashboardy),praktyczne wykorzystywanie narzędzi AI w codziennej pracy (Claude, Gemini, Notebook LM lub podobne),umiejętność optymalizacji i automatyzacji procesów, zdolność do analizy i wyciągania wniosków z niepełnych danych oraz umiejętność ich pozyskiwania, samodzielność, podejście hands-on i odpowiedzialność za wynik, rozumienie specyfiki pracy w firmie właścicielskiej, Mile widzianedoświadczenie w firmie usługowej B2B o obrotach 50–100+ mln zł - wiesz, jak wyglądają procesy na większej skali i umiesz je mądrze przenieść na mniejszą, doświadczenie z refakturowaniem, rozliczeniami abonamentowymi lub gospodarką magazynową, doświadczenie w środowisku przychodów cyklicznych (model abonamentowy, MRR) - rozumiesz specyfikę fakturowania okresowego, refakturowania i analizy marży per kontrakt w ujęciu miesięcznym, znajomość narzędzi BI (np. Looker Studio) i automatyzacji, znajomość ClickUp, doświadczenie we współpracy z zewnętrznym biurem księgowym.realny wpływ na kształtowanie procesów administracyjnych i finansowych w FirmieTo oferujemyautonomię i współpracę bezpośrednio z Zarządempakiet benefitów - opieka medyczna oraz Multisport [dla osób zatrudnionych na UoP]komplet narzędzi do realizacji zadań - komputer, telefondołączysz do społeczności #freshpeople – środowiska przedsiębiorców i ekspertów, którzy realizują wspólne cele biznesowe, grają do jednej bramki i wzajemnie dzielą się wiedzą.współpracę z firmą o ugruntowanej pozycji na rynku - Fresh Office to marka ceniona przez klientów premium za profesjonalne usługi ekologicznego sprzątania. Wyróżnia nas świeże podejście do tradycyjnej branży: najwyższa jakość usług, efektywna komunikacja i szacunek do naszych pracowników (nie zatrudniamy „sprzątaczek”, lecz „panie sprzątające”)