Koordynator / Koordynatorka Biura Zarządu

bieżące prowadzenie biura FlixHome sp. z o.o. i koordynacja spraw administracyjnych spółki i FlixHome S.

A., przygotowywanie zestawień, raportów i prezentacji zarządczych, prowadzenie i porządkowanie dokumentacji firmowej, obsługa korespondencji oraz obiegu dokumentów, koordynacja umów B2B, umów zlecenia, umów o dzieło oraz innych dokumentów administracyjnych, współpraca z biurem księgowym w zakresie spraw kadrowo-administracyjnych, koordynacja współpracy z dostawcami usług związanych z funkcjonowaniem biura, analiza i kontrola wybranych kosztów stałych związanych z administracją, nadzór nad flotą samochodową i dokumentacją z nią związaną., prowadzenie i koordynacja kalendarza Zarządu oraz organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, przygotowywanie materiałów, dokumentów i informacji potrzebnych do spotkań, sporządzanie notatek, podsumowań i list ustaleń, prowadzenie rejestru kluczowych decyzji i zadań oraz monitorowanie terminów ich realizacji, zbieranie informacji od poszczególnych działów i osób na potrzeby Zarządu, wsparcie Zarządu w bieżących projektach organizacyjnych., koordynacja posiedzeń Rady Nadzorczej i innych organów spółki, przygotowywanie materiałów, uchwał i dokumentów we współpracy z Zarządem oraz kancelarią prawną, koordynacja kontaktów z notariuszami, kancelariami i innymi doradcami, organizacja podpisywania aktów notarialnych, pełnomocnictw i dokumentów korporacyjnych, prowadzenie i porządkowanie dokumentacji korporacyjnej spółek., nadzór nad recepcją/sekretariatem.. minimum 3–5 lat doświadczenia na stanowisku związanym z prowadzeniem biura, obsługą Zarządu, administracją lub koordynacją procesów, doświadczenie w pracy jako Office Manager, Koordynator Biura Zarządu, Executive Assistant, Asystent/Asystentka Zarządu lub na podobnym stanowisku, bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów, umiejętność prowadzenia wielu tematów równocześnie, samodzielność i odpowiedzialność za powierzony obszar, umiejętność pilnowania terminów i konsekwentnego doprowadzania spraw do końca, swoboda w kontaktach z osobami na różnych poziomach organizacji, wysoka kultura osobista, bardzo dobra komunikacja i dyskrecja, dobra znajomość pakietu Microsoft Office, praktyczna umiejętność korzystania z narzędzi AI i LLM w codziennej pracy, prawo jazdy kat. B.