Koordynator ds. Realizacji Wydarzeń, eventów - obsługa podpisanych umów

O nas

Stare Kino to klimatyczne miejsce w centrum Łodzi łączące hotel, gastronomię oraz przestrzenie konferencyjno-bankietowe w filmowym stylu. Kiedy nasz zespół sprzedaży ustali z klientem ramowe warunki i wybierze menu, potrzebujemy osoby, która przejmie tematy, zapanuje nad wszystkimi szczegółami wydarzenia (plany wydarzenia ustalane z klientami), zapewni potrzebne produkty aby były na czas i na miejscu.

Szukamy osoby z naturalnym zmysłem organizacyjnym, która uwielbia porządek w informacjach, skrupulatnie odhacza zadania i świetnie odnajduje się w roli łącznika między klientem a zespołami realizującymi wydarzenie.

Twój zakres zadań

• Centrum informacji w CRM: Wprowadzanie i bieżące aktualizowanie wszystkich danych dotyczących rezerwacji, harmonogramów, ustaleń i wytycznych w systemie.
• Potwierdzanie detali i zmian z klientem: Bezpośredni kontakt z organizatorem wydarzenia po podpisaniu umowy — doprecyzowywanie agendy godzinowej, liczby gości, diet specjalnych, list uczestników oraz sprawne wprowadzanie wszelkich zmian zgłaszanych przed eventami.
• Przekazywanie ustaleń do działów: Tworzenie i dystrybucja przejrzystych planów wydarzeń do kuchni, obsługi kelnerskiej, recepcji i serwisu sprzątającego — tak, aby każdy zespół wiedział dokładnie, co i o której godzinie ma przygotować.
• Kontrola zgodności na obiekcie: Sprawdzenie sal przed wejściem gości (czy układ, sprzęt i dekoracje zgadzają się z wpisami w systemie) oraz reagowanie zauważone braki, niezgodności.
• Podstawowa logistyka i rozliczenia: Koordynacja drobnych zamówień pod wydarzenia, pilnowanie prawidłowości rozliczeń klienta (przed i po wydarzeniach)

Kogo szukamy? (Wymagania i predyspozycje)

Nie musisz znać branży hotelarskiej — najważniejsze są dla nas Twoje cechy i sposób pracy:

• Zamiłowanie do porządku i systematyczności: Zwracasz uwagę na detale, nie gubisz ustaleń, a odhaczanie checklist i pilnowanie spójności danych sprawia Ci przyjemność.
• Sprawność w koordynowaniu wielu wątków: Potrafisz w jednym czasie wprowadzać zmiany w systemie, odpisywać klientowi i przekazać nową informację kuchni bez gubienia wątku.
• Jasna i otwarta komunikacja: Potrafisz precyzyjnie przekazywać polecenia, zadawać właściwe pytania i z uśmiechem współpracować z różnymi zespołami — od obsługi technicznej po managerów.
• Zaradność i elastyczność: Gdy klient zgłasza zmianę na ostatnią chwilę, nie stresujesz się, tylko sprawnie aktualizujesz dane w CRM i informujesz odpowiednie osoby.
• Doświadczenie życiowe lub zawodowe: Mile widziane jakiekolwiek doświadczenie na stanowiskach związanych z koordynacją, pracą biurową, administracją, obsługą klienta lub planowaniem, gdzie liczyła się dokładność i odpowiedzialność za przepływ informacji.

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie w klimatycznym obiekcie w samym centrum Łodzi.
• Kompleksowe wdrożenie: Nauczymy Cię obsługi naszego systemu CRM oraz specyfiki funkcjonowania poszczególnych działów.
• Przejrzysty podział obowiązków: Handlowcy sprzedają i dobierają menu — Ty odpowiadasz za to, by cała operacja przebiegła spójnie i bezbłędnie.
• Zgrany zespół, który współpracuje ze sobą na co dzień i wspiera się przy dużych projektach.
• Zniżki pracownicze na ofertę gastronomiczną i hotelową Starego Kina.

Wyślij swoje CV i napisz w dwóch zdaniach, w jaki sposób na co dzień dbasz o porządek i organizację pracy.