Koordynator biura

Koordynator Biura

Miejsce pracy:

Zabrze

Forma zatrudnienia:

Umowa o pracę

Opis stanowiska

Poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora Biura, która będzie odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie biura oraz koordynację pracy zespołu administracyjnego i handlowego. Szukamy osoby doskonale zorganizowanej, samodzielnej, potrafiącej skutecznie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie oraz egzekwować realizację powierzonych obowiązków.

Zakres obowiązków

• koordynowanie i nadzorowanie pracy biura,
• zarządzanie zespołem pracowników biurowych,
• delegowanie zadań oraz kontrola ich terminowej i prawidłowej realizacji,
• rozliczanie pracowników z wykonanych obowiązków,
• monitorowanie realizacji zadań przez poszczególne działy firmy,
• bieżący kontakt z handlowcami oraz wsparcie ich pracy,
• przygotowywanie indywidualnych wycen dla klientów indywidualnych, firm oraz handlowców,
• kontrola i analiza marż handlowców oraz przygotowywanie odpowiednich zestawień,
• przygotowywanie, analiza oraz interpretacja raportów i sprawozdań na potrzeby Zarządu,
• tworzenie analiz efektywności pracy zespołu oraz proponowanie usprawnień,
• współpraca z kancelarią prawną oraz przygotowywanie niezbędnych dokumentów,
• koordynowanie obiegu dokumentów w firmie,
• weryfikacja dokumentów księgowych pod kątem zasadności płatności,
• sprawdzanie, czy inwestycje zostały zakończone przed akceptacją płatności faktur,
• kontrola zakupów materiałów i przypisywanie ich do odpowiednich realizacji,
• współpraca z działem księgowości i wsparcie procesów finansowo-administracyjnych,
• nadzór nad terminowością płatności oraz przepływem dokumentów,
• organizowanie spotkań, harmonogramów oraz kalendarza działań,
• wdrażanie i usprawnianie procedur organizacyjnych,
• dbanie o wysoką jakość komunikacji pomiędzy działami firmy,
• rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych,
• przygotowywanie zestawień, analiz oraz raportów na potrzeby Zarządu,
• realizacja innych zadań administracyjnych i organizacyjnych zlecanych przez Zarząd Spółki.

Nasze oczekiwania

• bardzo dobra organizacja pracy własnej i zespołu,
• umiejętność zarządzania ludźmi oraz egzekwowania realizacji powierzonych zadań,
• wysoka odpowiedzialność i samodzielność,
• umiejętność analitycznego myślenia i wyciągania wniosków z danych,
• znajomość pakietu Microsoft Office (szczególnie Excel),
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• komunikatywność oraz wysoka kultura osobista,
• mile widziane doświadczenie na stanowisku koordynatora, kierownika biura lub office managera,
• mile widziana znajomość procesów księgowych oraz administracyjnych.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie,
• realny wpływ na organizację pracy przedsiębiorstwa,
• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko,
• możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji,
• niezbędne narzędzia pracy,
• przyjazną atmosferę oraz wsparcie zespołu,
• atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i zaangażowania.

Jeżeli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, potrafisz zarządzać zespołem, skutecznie egzekwować realizację zadań i lubisz mieć realny wpływ na funkcjonowanie firmy – zapraszamy do przesłania swojej aplikacji.

Wymagania:

• Umiejętność organizacji pracy i zarządzania wieloma zadaniami.
• Znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office.
• Skrupulatność i odpowiedzialność.
• Dobre umiejętności interpersonalne.
• Doświadczenie w pracy biurowej.
• Umiejętność pracy w zespole.
• Prawo jazdy kat. B będzie dodatkowym atutem.
• Umiejętność logicznego myślenia.