Kauffrau / Kaufmann Büromanagement (m/w/d) – Auftragsabwicklung & Rechnungswesen

Flexible Arbeitszeiten | Modernes Arbeitsumfeld | Zukunftssicherheit

Wir sind KEVOX, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer.

Deine Mission: Als Kauffrau / Kaufmann im Büromanagement (m/w/d) verantwortest du zwei Bereiche, auf die das gesamte Unternehmen täglich baut: das laufende Rechnungswesen und die Auftragsabwicklung unserer Kundenbasis. Du arbeitest hierbei eng und in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vertrieb zusammen. Bei uns übernimmst du Verantwortung, die spürbar ist: in Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche.

Deine Aufgaben

• Auftragsabwicklung: Du legst Neukundenverträge digital an, verlängerst Bestandsverträge proaktiv und passt Lizenzen bei Änderungen an. Unsere digitalen Systeme geben dir dafür klare Struktur: du pflegst Stammdaten und Kundenkonten laufend im ERP.
• Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen termingerecht, buchst Zahlungseingänge und hast offene Posten wöchentlich im Blick. Mahnwesen und Monatsabschluss laufen zuverlässig über dich.
• Kundenkommunikation: Bei Rückfragen zu Rechnungen bist du per E-Mail und Telefon die erste Anlaufstelle. Du gibst klare, verbindliche Antworten und weißt, wie du unterschiedliche Gesprächspartner gut abholst.

Dein Profil

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der Auftragsabwicklung, im Vertrieb oder einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst eigenständig und bringst Themen zuverlässig zu Ende, auch wenn sich Anforderungen zwischendurch ändern
• Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und beherrschst Deutsch auf Muttersprachenniveau
• Nice-to-have: Sicherer Umgang mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungslösung (z. B. Lexware, DATEV, sevDesk)

Wichtig: Wenn du heute noch nicht alles davon erfüllst, aber weißt, dass das genau der Job ist, den du machen willst – dann melde dich trotzdem!

Deine Benefits

• Verantwortung mit echtem Impact: Du verantwortest kaufmännische Kernprozesse in einem wachsenden Softwareunternehmen. Und das mit direktem Einfluss auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
• Mitgestalten statt ausführen: Bei uns zählt die Idee, nicht der Titel. Du bringst Verbesserungen ein und siehst, was daraus wird.
• Teilzeit und Vollzeit zwischen 30 und 38 Stunden pro Woche: wir besprechen deinen Einstieg gemeinsam.
• Onboarding: Strukturiertes Onboarding mit transparenter Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßigen Feedbackterminen mit klaren Erwartungen.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: 38-Stunden-Woche in Vollzeit, 30 Tage Urlaub inklusive Jokertage, kurzer und optionaler Remote-Arbeitstag am Freitag.
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping und Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood-Meetings und Feedback-Gespräche sowie Team-Events.

Unser Bewerbungsprozess

1. Bewerbung: Bewirb dich direkt online und schicke mir deinen aussagekräftigen Lebenslauf
2. Digitales Kennenlerngespräch: Im nächsten Schritt gibt es einen digitalen Austausch von ca. 30 Minuten
3. Persönliches Gespräch vor Ort: Danach treffen wir uns in Person in unserem Office im Exzenterhaus Bochum für ein persönliches Gespräch
4. Entscheidung: Du erhältst zeitnah eine Rückmeldung von uns

Bei Fragen vorab kannst du dich gerne telefonisch oder per Mail an mich wenden: Emilia Müller +49 234 60609997 [email protected]

Lerne uns jetzt schon kennen: https://www.instagram.com/dokumentiert.wird.mit.kevox/

Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns! Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Telefoninterviews und Vorstellungsgespräche, gerne auch nach deinem Feierabend.

Deine Einarbeitung: Als neues Mitglied im Team möchtest du schnell auf Flughöhe kommen. Dafür bringen wir dir alles über unsere Software und Prozesse bei. In den ersten zwei Wochen besteht dein persönlicher Onboardingplan unter anderem aus den folgenden Themen:

• Täglicher Austausch mit deinem Mentor und deinem Buddy
• Die Online-Schulungen in der KEVOX Academy ansehen
• Dich mit unserem KEVOX-Wiki vertraut machen und einen Überblick erhalten
• Interne Schulungen zu den verschiedensten Systemen und Prozessen rund um deine Rolle erhalten