Executive Assistant

O nas

The Leader’s to agencja nieruchomości segmentu premium. Naszą działalność opieramy na profesjonalizmie, najwyższych standardach obsługi oraz długofalowych relacjach z Klientami.

W związku z rozwojem działu Back Office poszukujemy doświadczonej Asystentki Zarządu. Jest to rola o wysokim stopniu odpowiedzialności i samodzielności, wymagająca dojrzałości zawodowej, dyskrecji oraz swobody w kontaktach z wymagającym Klientem.

Asystentka Zarządu będzie bezpośrednio wspierać Zarząd, a także współpracować z Luxury Teamem, działem Back Office oraz agentkami.

Zakres obowiązków

Wsparcie Zarządu

• Kompleksowe wsparcie Zarządu w sprawach biznesowych, formalnych i organizacyjnych.

• Samodzielne prowadzenie powierzonych projektów i spraw od etapu inicjacji do finalizacji.

• Przygotowywanie, redagowanie i weryfikacja dokumentów, umów, pism oraz wniosków.

• Reprezentowanie firmy w urzędach i instytucjach.

• Koordynacja komunikacji pomiędzy Zarządem a Klientami.

• Monitorowanie terminów, nadzór nad realizacją ustaleń oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji.

• Przygotowywanie ofert nieruchomości prowadzonych przez Zarząd.

• Wsparcie w prowadzeniu transakcji, w tym prowadzenie negocjacji umów w ramach warunków określonych przez Zarząd, obsługa zapytań dotyczących ofert, przygotowywanie dokumentacji dla Klientów oraz reprezentowanie Zarządu podczas prezentacji nieruchomości.

• Samodzielne rozwiązywanie bieżących problemów oraz inicjowanie usprawnień organizacyjnych.

Wsparcie zespołu

• Wsparcie zespołu w bieżącej pracy, w tym w przygotowaniu i edycji dokumentów oraz materiałów dla Klientów.

• Prowadzenie archiwizacji dokumentacji firmowej w formie elektronicznej i papierowej.

• Aktualizacja wzorów dokumentów oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji.

• Monitorowanie terminów obowiązywania umów pośrednictwa na wyłączność i koordynowanie procesu ich przedłużania.

Wymagania

• Minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu lub w roli związanej z bezpośrednim wsparciem kadry zarządzającej.

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1/B2

• Wyjątkowa skrupulatność i dbałość o szczegóły, w szczególności w pracy z dokumentacją.

• Umiejętność analitycznego myślenia, łączenia faktów i przewidywania potencjalnych ryzyk.

• Bezwzględna dyskrecja, lojalność oraz umiejętność zachowania pełnej poufności.

• Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i prowadzenia wielu tematów równolegle.

• Wysoka kultura osobista, profesjonalizm oraz umiejętność reprezentowania firmy w kontaktach z Klientem premium.

• Wysoko rozwinięte kompetencje interpersonalne, komunikatywność, asertywność i skuteczność w egzekwowaniu ustaleń.

• Proaktywna postawa oraz gotowość do proponowania usprawnień.

• Uczciwość i gotowość do ponoszenia odpowiedzialności za podejmowane decyzje.

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Word i Excel.

Oferujemy

• Współpracę w oparciu o kontrakt B2B.

• Możliwość pracy stacjonarnej lub hybrydowej, do indywidualnego ustalenia.

• Zapewnienie transportu służbowego na potrzeby realizacji zadań poza biurem (posiadanie prawa jazdy nie jest wymagane).

• Pracę w renomowanej agencji z segmentu premium, w doświadczonym zespole.

Aplikacja

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatkami.