Asystentka/ Asystent Prezesa Zarządu

**Firma Holi Sp. Z. O.

O** poszukuje osoby na stanowisko Asystentki/ Asystenta Prezesa Zarządu, która będzie odpowiedzialna za bieżące wsparcie organizacyjne, administracyjne i komunikacyjne Prezesa.

Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która potrafi sprawnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie i dopilnować powierzonych spraw.

Miejsce pracy: Tarnów, ul. Prostopadła 9C

Zakres obowiązków:

1. Organizacja kalendarza i czasu Prezesa

• prowadzenie i bieżące aktualizowanie kalendarza Prezesa,
• pilnowanie terminów, godzin spotkań i zaplanowanych rozmów,
• przypominanie o zbliżających się spotkaniach, zadaniach i zobowiązaniach,
• zapisywanie ważnych wydarzeń służbowych oraz wskazanych wydarzeń prywatnych,
• koordynowanie zmian terminów i informowanie zainteresowanych osób,
• dbanie o to, aby Prezes posiadał wcześniej wszystkie potrzebne informacje dotyczące spotkania.

2. Obsługa telefonu i komunikacji

• odbieranie telefonu w imieniu Prezesa w razie potrzeby,
• dokładne zapisywanie danych rozmówcy, tematu rozmowy, ustaleń i informacji zwrotnej,
• przekazywanie Prezesowi najważniejszych wiadomości,
• kontaktowanie się z osobami wskazanymi przez Prezesa,
• przekazywanie pracownikom, kontrahentom i współpracownikom informacji, których Prezes nie zdąży przekazać osobiście,
• pilnowanie odpowiedzi i informacji zwrotnych.

3. Organizacja podróży

• wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych,
• rezerwowanie hoteli i apartamentów,
• organizowanie transportu na lotnisko i z lotniska,
• przygotowywanie szczegółów podróży: godziny lotów, adresy, numery rezerwacji, odprawy,
• pilnowanie zmian i odwołań dotyczących podróży,
• przygotowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów przed wyjazdem.

4. Dokumenty i podpisy

• dbanie o prawidłowy obieg dokumentów kierowanych do Prezesa,
• przekazywanie dokumentów odpowiednim osobom i działom,
• zbieranie podpisów Prezesa oraz innych wymaganych podpisów,
• pilnowanie dokumentów oczekujących na akceptację,
• przypominanie o dokumentach wymagających podpisania lub podjęcia decyzji,
• skanowanie, kopiowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji,
• sprawdzanie, czy podpisane dokumenty zostały przekazane do właściwego działu lub kontrahenta.

5. Wsparcie organizacyjne Prezesa

• prowadzenie listy bieżących spraw do załatwienia,
• przypominanie o ważnych telefonach, płatnościach, spotkaniach, terminach i zobowiązaniach,
• przygotowywanie krótkiej listy najważniejszych spraw na dany dzień,
• pilnowanie realizacji poleceń przekazanych przez Prezesa innym osobom,
• zbieranie informacji o statusie powierzonych zadań,
• przekazywanie Prezesowi najważniejszych informacji wymagających decyzji,
• organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.

6. Zakupy i bieżące potrzeby

• realizowanie zakupów zleconych przez Prezesa,
• zamawianie potrzebnych produktów, prezentów, materiałów lub wyposażenia,
• organizowanie zakupów związanych ze spotkaniami, wyjazdami i wydarzeniami,
• kontrolowanie terminów dostaw i odbioru zamówień,
• przechowywanie faktur i potwierdzeń zakupów oraz przekazywanie ich do księgowości.

7. Poufność i reprezentacja

• zachowanie pełnej poufności dotyczącej spraw firmowych i prywatnych Prezesa,
• profesjonalny kontakt z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi,
• dyskretne zarządzanie informacjami i dokumentami,
• dbanie o sprawną komunikację pomiędzy Prezesem a pozostałymi działami firmy.

Wymagania:

• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• bardzo dobra organizacja czasu pracy,
• samodzielność i odpowiedzialność,
• dokładność i dbałość o szczegóły,
• wysoka kultura osobista oraz miłe i pozytywne usposobienie
• umiejętność obsługi komputera oraz pakietu MS Office.

Wymiar czasu pracy: około 100 godzin miesięcznie

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV zawierającego aktualną zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacyjnego.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi Kandydatami.