Asystent / Asystentka Zarządu (Executive Assistant)

Asystent / Asystentka Zarządu (Executive Assistant)

Lokalizacja: Warszawa

Forma zatrudnienia: Umowa o Pracę (opcjonalnie B2B dla osób prowadzących działalność)

Godziny pracy: Poniedziałek – Piątek (8:00 – 16:00) + elastyczność i dyspozycyjność telefoniczna (dodatkowo płatne)

Do naszego konsorcjum poszukujemy kluczowej osoby na stanowisko Asystenta / Asystentki Zarządu (Executive Assistant). Szukamy strategicznej i operacyjnej „prawej ręki”, która przejmie pełną kontrolę nad organizacją pracy Zarządu, zadba o perfekcyjny obieg informacji i odciąży kadry zarządzające w codziennych sprawach biznesowych.

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie czasem i kalendarzem (Calendar & Time Management): Kompleksowe planowanie i optymalizacja harmonogramu spotkań, priorytetyzacja zadań Zarządu oraz elastyczne reagowanie na nagłe zmiany.
• Filtrowanie i selekcja spraw (Gatekeeping): Zarządzanie skrzynką odbiorczą i komunikacją wejściową – samodzielne podejmujący decyzje, które sprawy wymagają natychmiastowej uwagi Zarządu, a które można przekierować do innych działów.
• Przygotowywanie briefów i materiałów: Opracowywanie podsumowań, analiz, prezentacji i pakietów informacyjnych przed kluczowymi spotkaniami biznesowymi, bankowymi i urzędowymi.
• Monitoring realizacji decyzji (Follow-up): Nadzór nad wdrażaniem uchwał, ustaleń i decyzji Zarządu przez poszczególne zespoły i spółki w konsorcjum; pilnowanie terminów i egzekwowanie raportów.
• Komunikacja i dyplomacja: Odpowiedzialność za sprawną, profesjonalną komunikację wewnątrz grupy (zespoły, prawnicy, księgowość) oraz na zewnątrz (kontrahenci, kluczowi klienci, instytucje).
• Obsługa cyfrowego środowiska pracy: Organizacja zadań i projektów przy użyciu nowoczesnych narzędzi technologicznych.
• Logistyka i wsparcie formalne: Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje, bilety, agendy), przygotowywanie protokołów ze spotkań oraz prowadzenie poufnego archiwum Zarządu.

Nasze wymagania:

• Doświadczenie: Doświadczenie w pracy na stanowisku Asystenta Zarządu, Dyrektora lub w roli Executive Assistant (mile widziane w strukturach grup spółek / konsorcjum).
• Zaawansowana obsługa Google Workspace (G Suite): Biegłość w obsłudze Gmail, Google Calendar, Sheets, Docs, Drive, Meet.
• Znajomość narzędzi do zarządzania pracą i komunikacji: Praktyczna umiejętność obsługi programów takich jak Trello, Slack, Asana lub pokrewnych systemów task-management.
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista: Perfekcyjne umiejętności interpersonalne, wysoka dyplomacja, dojrzałość biznesowa oraz bezwzględna dyskrecja.
• Dyspozycyjność: Standardowe godziny pracy (8:00–16:00) z gotowością do sporadycznej pracy po godzinach oraz dyspozycyjności telefonicznej.
• Języki obce: Dobra znajomość języka angielskiego (znajomość języka rosyjskiego będzie dodatkowym atutem).

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie: Przede wszystkim Umowa o Pracę (dla chętnych możliwość rozliczenia B2B).
• Atrakcyjne wynagrodzenie podstawowe: Adekwatne do posiadanego doświadczenia i umiejętności organizacyjnych.
• Dodatek za dyspozycyjność: Odrębnie płatne nadgodziny oraz dodatek finansowy za dyżury pod telefonem poza standardowymi godzinami pracy.
• Nowoczesne narzędzia: Telefon służbowy, wysokiej klasy laptop oraz licencje do niezbędnych programów.
• Benefity: Prywatna opieka medyczna, karta MultiSport oraz możliwość uzyskania samochodu służbowego po okresie próbnym.