Asystent / Asystentka Zarządu

• Koordynowanie przepływu informacji oraz monitorowanie terminowości realizacji zadań
• Organizowanie spotkań wewnętrznych i prowadzenie kalendarza
• Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad jej obiegiem
• Organizacyjna obsługa klientów – kierowanie spraw do właściwych osób, aktualizacja bazy klientów oraz koordynowanie zmian i zakończenia współpracy
• Przygotowywanie umów i aneksów na podstawie zatwierdzonych wzorów oraz prowadzenie ich rejestru
• Kontrolowanie aktualności cenników i zakresów świadczonych usług
• Przekazywanie danych niezbędnych do wystawiania faktur oraz wsparcie w rozliczeniach z klientami
• Kontrolowanie przestrzegania procedur i standardów organizacji pracy
• Organizowanie archiwum oraz nadzór nad prawidłową archiwizacją dokumentacji
• Nadzór nad obiegiem dokumentów płacowych, w tym list obecności, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich i rejestru wyjść prywatnych
• Kontakt z dostawcami, organizowanie zakupów oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia
• Koordynowanie współpracy z obsługą IT, w tym zgłaszanie awarii i wspieranie przestrzegania procedur bezpieczeństwa

.

• Minimum 1 rok doświadczenia w administracji biura, asystencji zarządu, obsłudze klienta B2B lub na podobnym stanowisku
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów i pilnowania terminów
• Dokładność i skrupulatność w pracy z dokumentami, umowami, danymi klientów i rejestrami
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i nastawienie na współpracę
• Sprawna obsługa Microsoft Office lub Google Workspace, w szczególności Word, Excel i poczty elektronicznej
• Umiejętność prowadzenia baz danych, rejestrów i kalendarza spotkań oraz organizowania obiegu korespondencji
• Podstawowa znajomość zagadnień administracyjnych, obiegu dokumentów i fakturowania
• Gotowość do współpracy z dostawcami oraz działem IT i sprawnego rozwiązywania bieżących problemów organizacyjnych
• Mile widziana znajomość specyfiki pracy biura rachunkowego i dokumentacji klientów biura rachunkowego
• Mile widziana znajomość zasad ochrony danych osobowych oraz podstawowych procedur bezpieczeństwa informacji
• Mile widziane doświadczenie w pracy z systemami CRM, elektronicznym obiegiem dokumentów lub narzędziami do zarządzania zadaniami
• Mile widziana znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym prowadzenie podstawowej korespondencji i kontakt z dostawcami