Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Dla naszego Klienta – firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, realizującej innowacyjne projekty technologiczne – poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Powiat Warszawski Zachodni

Zakres obowiązków:

Kompleksowa organizacja pracy Biura Zarządu oraz bieżące wsparcie administracyjne Członków Zarządu.

Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i koordynacja terminów.

Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym rezerwacji, transferów, noclegów oraz formalności wizowych.

Nadzór nad pracą sekretariatu i recepcji oraz zapewnienie wysokiego standardu obsługi gości i kontrahentów.

Koordynacja obiegu dokumentów, korespondencji, przesyłek i powierzonych spraw administracyjnych.

Nadzór nad organizacją przestrzeni biurowej, zaopatrzeniem oraz współpracą z dostawcami usług administracyjnych.

Dbanie o przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, poufności i kontroli dostępu.

Koordynowanie zadań administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu.

Gotowość do pracy stacjonarnej z siedziby firmy. Wymagania:

Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Asystenckim w Biurze Zarządu. Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.

Samodzielność, odpowiedzialność, asertywność i umiejętność podejmowania decyzji.

Wysoka dokładność, spostrzegawczość oraz umiejętność przewidywania potencjalnych problemów.

Umiejętność skutecznego działania pod presją czasu i reagowania na zmieniające się priorytety.

Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i reprezentacyjne.

Dyskrecja oraz świadomość znaczenia bezpieczeństwa i poufności informacji.

Znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji i korespondencji.

Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.

Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację biznesową.

Mile widziane:

Doświadczenie w organizacji zagranicznych podróży służbowych oraz znajomość procedur wizowych i paszportowych.

Doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych lub przedstawicieli instytucji publicznych.

Zarządzanie kilkuosobowym zespołem.

Co oferujemy:

Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w organizacji realizującej innowacyjne projekty o międzynarodowym zasięgu.

Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko w bezpośrednim otoczeniu Zarządu.

Elastyczny czas rozpoczęcia pracy.

Spotkania integracyjne.

Atrakcyjne wynagrodzenie oraz szeroki pakiet benefitów (m.in. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, szkolenia, kursy językowe).

Dodatkowe świadczenia socjalne, w tym dofinansowanie wypoczynku, wakacji dzieci oraz biletów do kina i teatru.

Przyjazną atmosferę oraz możliwość długofalowego rozwoju zawodowego.