Specjalista ds. Administracji i Koordynacji Pracy Biura

ORTLIFE to dynamicznie rozwijająca się firma działająca w branży medycznej i rehabilitacyjnej.

Poszukujemy osoby wszechstronnej, dobrze zorganizowanej i komunikatywnej, która będzie wspierać codzienne funkcjonowanie firmy oraz współpracować z pracownikami różnych działów.

Szukamy kogoś, kto lubi różnorodność zadań, potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, sprawnie rozwiązuje problemy i chętnie angażuje się w pomoc innym.

To stanowisko dla osoby, która lubi, kiedy dużo się dzieje, potrafi ustalać priorytety i czerpie satysfakcję ze sprawnego organizowania codziennej pracy firmy.

Twój zakres obowiązków

• Wszechstronne wsparcie bieżącej działalności firmy – pomoc w realizacji zadań administracyjnych, organizacyjnych i operacyjnych.
• Współpraca z różnymi działami – bieżący kontakt i wspieranie pracowników biur, przedstawicieli handlowych, działu sprzedaży, księgowości i pozostałych zespołów.
• Koordynacja zadań i przepływu informacji – dbanie o sprawną komunikację między pracownikami oraz terminową realizację ustaleń.
• Obsługa klientów – kontakt telefoniczny, mailowy i przez komunikatory internetowe, udzielanie informacji oraz pomoc w rozwiązywaniu bieżących spraw.
• Przygotowywanie dokumentacji – w tym dokumentów związanych z dofinansowaniami PCPR, refundacją NFZ i obsługą zamówień.
• Obsługa dokumentów firmowych – przygotowywanie, weryfikacja, porządkowanie i kontrola prawidłowego obiegu dokumentacji.
• Wsparcie procesów sprzedażowych i księgowych – wystawianie dokumentów sprzedażowych i księgowych oraz współpraca z odpowiednimi działami.
• Obsługa korespondencji – organizacja wysyłek, odbiór przesyłek, prowadzenie księgi nadawczej.
• Bieżąca organizacja pracy biura – obsługa urządzeń biurowych, systemów informatycznych oraz realizacja codziennych zadań administracyjnych.
• Usprawnianie codziennej pracy – dostrzeganie problemów, proponowanie rozwiązań i aktywne wspieranie zespołu w realizacji wspólnych celów.

Nasze wymagania

• Wielozadaniowość i dobra organizacja pracy – umiejętność sprawnego realizowania różnorodnych obowiązków i ustalania priorytetów.
• Samodzielność i inicjatywa – aktywne podejście do powierzonych zadań oraz poszukiwanie rozwiązań.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy – łatwość nawiązywania kontaktów i budowania dobrych relacji z pracownikami oraz klientami.
• Elastyczność w działaniu – umiejętność odnalezienia się w dynamicznym środowisku pracy i reagowania na zmieniające się potrzeby firmy.
• Skrupulatność, odpowiedzialność i terminowość w wykonywaniu obowiązków.
• Umiejętność logicznego i analitycznego myślenia oraz rozwiązywania problemów.
• Dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office.
• Swobodne korzystanie z komunikatorów internetowych i znajomość mediów społecznościowych.
• Doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej.
• Umiejętność pracy zarówno samodzielnej, jak i zespołowej.
• Wykształcenie minimum średnie.

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy z systemami CRM.
• Znajomość języka angielskiego.
• Doświadczenie w firmie handlowej lub w branży medycznej.
• Znajomość dokumentacji związanej z NFZ i PCPR.

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Wynagrodzenie początkowe 4 000–4 500 zł netto, uzależnione od doświadczenia i umiejętności.
• Możliwość wzrostu wynagrodzenia wraz ze stażem pracy, rozwojem kompetencji i zakresem odpowiedzialności.
• Pracę od poniedziałku do piątku w 8-godzinnym systemie pracy.
• Przyjazną atmosferę i współpracę z zaangażowanym zespołem.
• Różnorodne i ciekawe obowiązki – praca, w której każdy dzień może przynosić nowe wyzwania.
• Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania doświadczenia w różnych obszarach funkcjonowania firmy.

Kogo szukamy?

Przede wszystkim osoby, która lubi pomagać, potrafi dobrze organizować swoją pracę i odnajduje się w różnorodnych zadaniach.

Zależy nam na kimś, kto nie boi się podejmować inicjatywy, potrafi współpracować z różnymi osobami i działami oraz dba o to, żeby powierzone sprawy były realizowane sprawnie i terminowo.

Jeżeli jesteś osobą energiczną, dobrze zorganizowaną, komunikatywną i lubisz mieć wpływ na to, jak funkcjonuje firma – zapraszamy do zespołu ORTLIFE!

Miejsce pracy: Lublin

Zainteresowane osoby zachęcamy do przesłania CV.