Recepcjonistka-Asystentka Zarządu M/K

Zakres obowiązków Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura Zarządu oraz bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne. Obsługa centrali telefonicznej – odbieranie i łączenie rozmów przychodzących oraz przekazywanie wiadomości. Przyjmowanie gości i kontrahentów – określanie celu wizyty, kierowanie do odpowiednich osób oraz zapewnienie odpowiedniego standardu obsługi. Prowadzenie kalendarza Zarządu oraz kalendarza firmowego – planowanie i koordynacja spotkań, ustalanie harmonogramów. Ewidencjonowanie wizyt gości, klientów oraz służbowych wyjść pracowników. Utrzymywanie profesjonalnego wizerunku firmy w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych. Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów firmowych. Monitorowanie i realizacja bieżących potrzeb biura, w tym zaopatrzenia, serwisu technicznego Udział w usprawnianiu procedur administracyjnych i obiegu dokumentów w firmie. Dbałość o porządek i estetykę przestrzeni reprezentacyjnych firmy (np. recepcji, salek konferencyjnych). Ścisła współpraca z innymi działami firmy w zakresie organizacyjnym i informacyjnym. Realizacja bieżących zadań zlecanych przez przełożonych i Zarząd. Zachowanie poufności informacji i dyskrecja w zakresie spraw firmowych oraz dokumentów zarządczych. Wymagania Doświadczenie na podobnym stanowisku – mile widziane minimum 2 lata w pracy administracyjno-biurowej lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej. Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – profesjonalna obsługa gości, kontrahentów oraz współpraca z różnymi działami firmy. Znajomość zasad prowadzenia biura i podstawowych procesów administracyjnych. Biegła obsługa komputera (pakiet MS Office: Word, Excel, Outlook) oraz urządzeń biurowych. Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań. Dyspozycyjność oraz elastyczność – gotowość do realizacji zadań zlecanych przez Zarząd w krótkim czasie. Dyskrecja i wysoka kultura osobista, szczególnie w kontaktach z gośćmi i klientami. Umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach wymagających szybkiego reagowania. Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym będzie dodatkowym atutem. Prawo jazdy kat. B (opcjonalnie, jeśli wymagane przy realizacji zewnętrznych spraw biurowych). Oferujemy stabilne warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę, stałą pensję oraz premię uznaniową, możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego, uczestnictwo w kursach doszkalających i szkoleniach, pakiet świadczeń socjalnych: ubezpieczenie medyczne, ubezpieczenie grupowe, karta sportowa praca w firmie o 35-letniej tradycji z ugruntowaną pozycją na rynku.