Teamassistenz (m/w/d) 35 Stunden pro Woche

ANT Applied New Technologies AG Show all offers

Lübeck

1 month ago

In short

Team Assistant (m/f/d) in Lübeck, Germany for 35 hours/week. Responsibilities include guest support, reception, travel management, fleet management, and administrative tasks. Requires commercial apprenticeship, back office/customer service experience, MS Office proficiency, and good German/English skills.

Keywords

MS Office ERP systems Travel Management Fleet Management Reception Administrative Support Customer Service Back Office

AI-written summary based on the listing content.

Einleitung

ANT AG ist ein innovatives, internationales, stabiles und wachsendes High-Tech-Unternehmen, das in Eigenentwicklung anspruchsvolle Wasserstrahlschneidanlagen konstruiert und fertigt, die in der Öl- und Gasindustrie (Onshore), dem Rückbau von Öl- und Gasplattformen (Offshore), bei der Beseitigung von Kampfmitteln und dem Rückbau von Kernkraftwerken zum Einsatz kommen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Teamassistenz* zur tatkräftigen Unterstützung unseres Teams am Standort Lübeck unbefristet für 35 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag).

Aufgaben

Gästebetreuung, Organisation sowie Koordination der Bewirtung in den Besprechungsräumen, Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbildes der Besprechungsräume sowie Empfangsbereiche (inklusive Ausstattung
Terminüberwachung bezüglich Belegung der Besprechungsräume
Besetzung des Empfangs sowie der Telefonzentrale
Reisemanagement (Buchung von Hotels, Flügen, Mietwagen, Korrespondenz mit Reisebüro, Bearbeitung von Visa-Anträgen, Reisekostenabrechnung)
Bearbeitung der eingehenden E-Mails in den zentralen Posteingängen, um Rechnungen digital weiterbearbeiten zu können
Fuhrparkmanagement (Leasingverträge, Reifenwechsel, Ansprechpartner* für Versicherung, Abwicklung von Versicherungsschäden, Verwaltung der Tankkarten, Ansprechpartner für Übergaben sowie Reinigung der Autos)
Post- und Paketmanagement (Entgegennahme, Sichtung und Verteilung der Post, Bearbeitung der ausgehenden Post sowie Ablage und Verwaltung der Rechnungen in unserer Datenbank, Support bei Versand von Paketen (Bsp.: Kundengeschenke))
Verwaltung Bürolager, Bestellung der Printprodukte in Absprache mit Marketing
Support der Teams und des Vorstandes in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
Steuerung von externen Dienstleistern (v.a. dem Reinigungsunternehmen)

Profil

Fachliche Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice und in der Kundenbetreuung
Versierte Erfahrungen im Umgang mit MS-Office und ERP-Systemen, EDV-Affinität zur Einarbeitung in neue Systeme
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sozialkompetenzen & Arbeitsweise:

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kunden*, Mitarbeitern*, Führungskräften* und externen Ansprechpartnern
Hohe Lernbereitschaft sowie die Motivation, sich über den Tellerrand hinausschauend eigenständig in neue Themen einzuarbeiten
Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
Service- und lösungsorientiertes Auftreten
Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Teamfähigkeit sowie sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement

Wir bieten

Entwicklung:

Unbefristetes Arbeitsverhältnis
Strukturierte Einarbeitung, regelmäßiges Feedback und persönliche Betreuung in einer offenen Lernkultur
Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen sowie praxisnahe Einblicke im Bereich Maschinenbau
Aufbau eines wertvollen Netzwerks durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen* und Führungskräften

Work-Life-Balance:

Feste Arbeitszeit von 8:00 Uhr - 15:30 Uhr (inklusive 30-minütiger Pause) für gute Planbarkeit, damit ist kein Homeoffice möglich
30 Urlaubstage inklusive arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester

Gesundheit & Vorsorge:

Attraktive Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss (mindestens 25 Euro)
Kostenfreie Nutzung von Hansefit im Best-Status
Kostenfreie Salatbar zweimal pro Woche, frisches Obst
Kostenfreie Getränke (Wasser, Kaffee)
Jährliches Angebot diverser Vorsorgen, Betreuung durch unseren Betriebsarzt

Arbeitsumfeld & Extras:

Moderne Arbeitsplätze mit ergonomischer Ausstattung, Dual-Monitor-Setup, Laptop
Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und regelmäßige Betriebsveranstaltungen für eine offene Zusammenarbeit
Mitarbeiterparkplätze - auch mit Elektroladesäulen - direkt vor Ort

Weitere Informationen

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Mail mit Lebenslauf und Zeugnissen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins an Frau Doreen Graw, [email protected], Telefon: 0451-58380-65 oder via Kurzbewerbung auf unserer Homepage.

* Mit allen Bezeichnungen sind Menschen jeglichen Geschlechts gemeint.