Specjalisty / Specjalistki ds. administracji i wsparcia operacyjnego

Estetic Point to dynamicznie rozwijająca się firma z branży beauty, specjalizująca się w dystrybucji profesjonalnych koreańskich kosmeceutyków oraz nowoczesnych urządzeń i technologii dla branży kosmetologicznej i medycznej.

W związku z dalszym rozwojem firmy poszukujemy osoby na stanowisko Specjalisty / Specjalistki ds. administracji i wsparcia operacyjnego, która będzie wspierać nasz zespół w codziennej obsłudze administracyjnej oraz sprawnej realizacji bieżących procesów firmy.

Stanowisko ma charakter administracyjno-organizacyjny i wspierający. Nie poszukujemy księgowej, kadrowej ani specjalisty IT – w tych obszarach współpracujemy z odpowiednimi osobami i podmiotami zewnętrznymi. Szukamy osoby, która będzie po naszej stronie pomagać w przygotowaniu dokumentów, przepływie informacji, obsłudze systemów oraz koordynacji bieżących spraw.

Twój zakres obowiązków

• bieżące wsparcie administracyjne i organizacyjne działalności firmy,
• wystawianie faktur, przygotowywanie dokumentów sprzedażowych i kosztowych oraz wsparcie przy rozliczeniach i płatnościach,
• przygotowywanie i porządkowanie dokumentacji pracowniczej oraz przekazywanie niezbędnych informacji i dokumentów do księgowości,
• bieżąca współpraca z księgowością oraz innymi zewnętrznymi specjalistami obsługującymi firmę,
• kontakt z kontrahentami, dostawcami i partnerami biznesowymi oraz obsługa związanej z nimi dokumentacji,
• wsparcie przy postępowaniach ofertowych i przetargowych, w tym kompletowanie wymaganych dokumentów i pilnowanie formalności,
• bieżąca obsługa administracyjna spraw BHP i medycyny pracy, w tym zgłaszanie pracowników na wymagane szkolenia i badania, współpraca ze specjalistą BHP oraz monitorowanie terminów ważności szkoleń, badań i wymaganych dokumentów,
• organizowanie wysyłek krajowych i międzynarodowych oraz kontakt z firmami kurierskimi i transportowymi,
• wsparcie bieżącej obsługi magazynu – kontrola stanów magazynowych, przyjmowanie dostaw, weryfikacja zgodności towaru z dokumentacją oraz zgłaszanie zapotrzebowania na uzupełnienia,
• bieżąca obsługa zamówień e-commerce, kontrola ich realizacji oraz wsparcie procesu kompletacji i wysyłki,
• obsługa systemów wykorzystywanych w codziennej pracy firmy, m.in. Fakturownia, BaseLinker i WooCommerce,
• wprowadzanie i aktualizowanie podstawowych informacji, produktów i treści na firmowych stronach internetowych – bez konieczności posiadania wiedzy programistycznej,
• przygotowywanie zestawień, raportów i dokumentacji na potrzeby bieżącej działalności firmy,
• wsparcie w realizacji obowiązków formalnych i sprawozdawczych, w tym przygotowywanie danych, zestawień, raportów oraz obsługa wymaganych ewidencji i zgłoszeń (m.in. BDO, Auraeko, REMONDIS),
• wsparcie w obsłudze umów i bieżących spraw formalnych firmy, w tym kontakt z ubezpieczycielami i innymi usługodawcami, przygotowywanie dokumentacji, zawieranie i przedłużanie umów oraz pilnowanie terminów ich obowiązywania,
• pomoc w rozwiązywaniu bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych,
• współpraca z zespołem przy usprawnianiu codziennych procesów i organizacji pracy.

Nasze wymagania

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
• samodzielność, odpowiedzialność i dokładność,
• umiejętność prowadzenia kilku bieżących tematów jednocześnie i pilnowania terminów,
• sprawna obsługa komputera oraz pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel,
• swoboda w pracy z dokumentami, fakturami, zestawieniami i systemami informatycznymi,
• komunikatywność i swoboda w kontakcie z kontrahentami, dostawcami i partnerami firmy,
• umiejętność wyszukiwania potrzebnych informacji i rozwiązywania bieżących problemów,
• inicjatywa i zaangażowanie,
• gotowość do poznawania nowych systemów, procedur i sposobów pracy.

Mile widziane doświadczenie na stanowisku administracyjnym, biurowym lub związanym z bieżącą obsługą firmy, np. przy wystawianiu faktur, przygotowywaniu dokumentów, obsłudze zamówień internetowych, magazynu czy wsparciu spraw pracowniczych.

Dodatkowym atutem będzie znajomość **Fakturowni, Base

Linkera i WooCommerce**. Nie wymagamy znajomości wszystkich tych systemów – ważna jest swoboda w pracy z komputerem i gotowość do nauki.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie,
• pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie z branży beauty,
• różnorodne stanowisko pozwalające poznać wiele obszarów funkcjonowania firmy,
• wdrożenie w obowiązujące procesy, procedury i systemy,
• wsparcie osób odpowiedzialnych za księgowość, kadry, IT i pozostałe specjalistyczne obszary,
• możliwość stopniowego zwiększania samodzielności wraz ze zdobywanym doświadczeniem,
• realny wpływ na usprawnianie codziennej organizacji pracy,
• możliwość rozwoju wraz z firmą.

Kogo szukamy?

Szukamy przede wszystkim osoby do codziennego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego, która jest konkretna, zaradna i dobrze zorganizowana.

Nie oczekujemy, że będziesz księgową, kadrową, logistykiem czy specjalistą IT. Zależy nam na osobie, która potrafi sprawnie obsłużyć bieżące sprawy firmy, przygotować dokumenty, wystawić fakturę, skontaktować się z księgowością lub kontrahentem, sprawdzić status zamówienia, zorganizować wysyłkę czy zaktualizować podstawowe informacje w używanym przez nas systemie.

Na tym stanowisku ważna jest różnorodność – jednego dnia więcej czasu zajmą dokumenty i faktury, innego zamówienia, dostawy, kontakt z kontrahentami czy sprawy administracyjne.

Jeżeli dobrze odnajdujesz się w takiej pracy, lubisz mieć uporządkowane tematy i potrafisz doprowadzać powierzone zadania do końca – zapraszamy do aplikowania.

Miejsce pracy: Katowice