Specjalista ds. administracyjnych/finansowych w Centrum Obsługi Projektów (K/M)

Politechnika Częstochowska ogłasza konkurs na stanowisko pracy: specjalista ds. administracyjnych/finansowych (K/M) w wymiarze 2 etatów w Centrum Obsługi Projektów

1. Niezbędne wymagania:

• wykształcenie wyższe najlepiej o profilu ekonomicznym, finansowym lub prawniczym,
• znajomości wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach funduszy strukturalnych, programów krajowych (np. FENG) lub innych,
• biegłość w pracy z arkuszami kalkulacyjnymi (Excel) oraz systemami do rozliczania wniosków,
• minimum 3-letnie doświadczenie przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków publicznych,
• umiejętność przygotowania wniosków o płatność: sporządzanie cyklicznych sprawozdań z wydatków oraz wniosków o refundację lub zaliczkę,
• monitoring budżetu: bieżąca kontrola kosztów, analiza odchyleń oraz czuwanie nad terminowością wydatków zgodnie z harmonogramem projektu,
• weryfikacja kwalifikowalności kosztów: sprawdzanie, czy faktury, delegacje i wynagrodzenia personelu badawczego są zgodne z budżetem i przepisami konkursowymi,
• przygotowanie sprawozdań finansowych: współpraca z personelem merytorycznym projektu przy opisywaniu postępów prac badawczych w raportach dla instytucji pośredniczących,
• archiwizacja dokumentacji: prowadzenie kompletnej dokumentacji projektowej w sposób umożliwiający przeprowadzenie bezbłędnej kontroli lub audytu.

2. Dodatkowe wymagania:

Kompetencje cyfrowe i narzędziowe:

• biegła znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel – zaawansowane funkcje, które są niezbędne przy analizie dużych arkuszy kosztów i wynagrodzeń,
• praktyczna umiejętność obsługi oficjalnych platform do rozliczania wniosków.

Wiedza merytoryczna i prawna

• znajomość Prawa Zamówień Publicznych (PZP) – projekty realizowane są przez jednostkę publiczną i zobowiązane są stosować zasadę konkurencyjności,
• znajomość przepisów podatkowych (Ulga B+R),
• znajomość specyfiki badań prowadzonych na uczelniach technicznych.

Umiejętności interpersonalne

• asertywność i skrupulatność,
• odporność na stres,
• umiejętność pracy w zespole.

Języki i certyfikaty

• znajomość języka angielskiego niezbędna przy projektach międzynarodowych (np. w programie Horyzont Europa),
• certyfikat audytora wewnętrznego: dodatkowe potwierdzenie, że kandydat potrafi sam wychwycić błędy przed oficjalną kontrolą z NCBR czy PARP.

3. Opis stanowiska pracy:

Specjalista ds. administracyjnych/finansowych w Centrum Obsługi Projektów (COP) to rola wspierająca dla kierowników projektów i zespołów badawczych.

Podstawowe obowiązki:

• obsługa obiegu dokumentacji: przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie wniosków, umów, aneksów oraz protokołów odbioru,
• wsparcie procesów zakupowych: przygotowywanie opisów merytorycznych do faktur, pilnowanie terminów płatności oraz dbanie o zgodność zakupów z tzw. zasadą konkurencyjności lub PZP,
• koordynacja administracyjna personelu: gromadzenie kart czasu pracy, przygotowywanie umów cywilnoprawnych (zlecenie/dzieło) dla wykonawców oraz pilnowanie limitów godzin,
• organizacja spotkań i wyjazdów: obsługa delegacji krajowych i zagranicznych naukowców (rozliczanie kosztów podróży, rezerwacje hoteli),
• raportowanie wewnętrzne: przygotowywanie zestawień na potrzeby kierownika COP, prorektora ds. rozwoju lub dyrektora ds. finansowych (dotyczących np. liczby realizowanych projektów).

4. Oferujemy:

• umowę o pracę,
• przyjazne miejsce pracy w Uczelni o ugruntowanej pozycji,
• wynagrodzenie za pracę zgodne z załącznikami nr 2 - 4 Regulaminu wynagradzania pracowników Politechniki Częstochowskiej,
• dodatek za staż pracy, w zależności od długości stażu tj. od 3% do 20% wynagrodzenia zasadniczego,
• inne składniki wynagrodzenia określone w Regulaminie wynagradzania pracowników Politechniki Częstochowskiej,
• dodatkowe i dobrowolne ubezpieczenie grupowe,
• dofinansowania do wypoczynku pracowników i ich dzieci (tzw. „grusza”),
• dofinansowanie do zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz działalności kulturalno- oświatowej.

5. Dodatkowe informacje:

• miejsce pracy – Częstochowa, ul. Dąbrowskiego 69– piętro I (dostępność architektoniczna - informacja na stronie pcz),
• składając ofertę pracy do naszej Uczelni, jeśli jesteś osobą z niepełnosprawnością nie możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, ponieważ wszyscy kandydaci mają takie same szanse na wykazanie się swoimi umiejętnościami. Sprzeciwiamy się wszelkim przejawom dyskryminacji, w szczególności ze względu na: płeć, wiek, pochodzenie etniczne bądź społeczne, rasę, przynależność do mniejszości narodowych, cechy genetyczne, religię, przekonania, poglądy np. polityczne, majątek, niepełnosprawność, lub orientację seksualną,
• w Politechnice Częstochowskiej obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych - zgodnie z ustawą z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. Wszelkie informacje dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych dostępna jest na stronie pcz,
• Regulamin wynagradzania pracowników dostępny jest na stronie pcz.

6. Wymagane dokumenty i oświadczenia:

CV opcjonalnie list motywacyjny opatrzone własnoręcznym podpisem wraz z klauzulą:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, innych niż uregulowane w art. 221 Kodeksu pracy zawartych w niniejszym dokumencie do realizacji procesu rekrutacji przez Politechnikę Częstochowską, ul. J.

H. Dąbrowskiego 69, 42-201 Częstochowa, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 roku poz. 1781, z późn. zm.) oraz zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz oświadczam, że zapoznałem/-am się z klauzulą informacyjną dla osób ubiegających się o zatrudnienie w Politechnice Częstochowskiej.

**7.

Termin składania ofert: od 19.05.2026 r. do 10.06.2026 r.**

Dokumenty aplikacyjne, można składać pocztą lub bezpośrednio w Politechnice Częstochowskiej, ul. Dąbrowskiego 69, 42-201 Częstochowa, w pokoju nr 149 z dopiskiem „Oferta pracy na stanowisko: specjalista ds. administracyjnych/finansowych (K/M)” oraz przez portal OLX.

Politechnika Częstochowska zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz do powiadamiania o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranego kandydata.