Specjalista ds. Administracji i Wsparcia Operacyjnego

W zależności od predyspozycji:

Obsługa dokumentacji i procesów formalnych:

- Weryfikacja kompletności i poprawności dokumentów od klientów i partnerów według jasnych list kontrolnych (check-list).

- Wypełnianie nieskomplikowanych formularzy i wniosków (np. w oparciu o wytyczne programów dofinansowań, procedury wewnętrzne i proste regulaminy).

- Monitorowanie statusów i etapów realizacji spraw oraz pilnowanie terminów.

- Porządkowanie i archiwizacja dokumentacji papierowej oraz elektronicznej.

Bieżące wsparcie administracyjno-biurowe:

- Prowadzenie ewidencji firmowej (np. protokoły przekazania sprzętu, kartotek, rejestry korespondencji).

- Wprowadzanie i bieżąca aktualizacja danych w systemach wewnętrznych firmy.

- Dbanie o płynne funkcjonowanie biura (zamawianie materiałów biurowych, artykułów spożywczych, uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych).

- Troska o reprezentacyjny wygląd przestrzeni wspólnych (strefa kuchenna, sale spotkań).

- Pomoc w drobnych bieżących zadaniach organizacyjnych zlecanych przez zespół.

. Wysoka skrupulatność, dokładność i spostrzegawczość - umiejętność wyłapywania braków lub błędów w dokumentach., Bardzo dobra organizacja własnego czasu pracy i samodzielność w realizacji powierzonych zadań., Praktyczna znajomość pakietu MS Office (w szczególności Word i podstawy Excela) oraz łatwość odnajdywania się w narzędziach cyfrowych., Proaktywność i odpowiedzialność - zauważasz, kiedy kończy się papier w drukarce lub brakuje załącznika w pliku i po prostu reagujesz., Pozytywne nastawienie, wysoka kultura osobista i umiejętność pracy w zespole., Brak doświadczenia w dotacjach nie jest przeszkodą - zapewniamy pełne wdrożenie proceduralne i wsparcie merytoryczne., Doświadczenie w pracy biurowej, sekretariacie, recepcji lub na stanowiskach związanych z weryfikacją danych/dokumentów.