Specjalista ds. administracji

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się polską firmą działającą w branży e-commerce. Każdego dnia realizujemy zamówienia klientów, dbając o sprawny przebieg procesów administracyjnych, logistycznych oraz wysoką jakość obsługi.

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i samodzielnej, która potrafi sprawnie łączyć zadania administracyjne z kontaktem z klientem.

Zakres obowiązków

• Wprowadzanie danych do systemów oraz bieżąca aktualizacja informacji.
• Wystawianie dokumentów sprzedażowych
• Kompletowanie, archiwizacja i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji.
• Obsługa zwrotów prowizji, gotówki oraz innych rozliczeń.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie spraw administracyjnych i organizacyjnych.
• Przygotowywanie raportów, zestawień oraz analiz na potrzeby firmy.
• Realizacja zamówień produktów zaopatrzeniowych oraz kontrola ich dostępności.
• Poszukiwanie najkorzystniejszych ofert i wycen od dostawców.
• Przygotowywanie oraz ewidencjonowanie dokumentacji kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Bieżące wsparcie Zarządu w zadaniach administracyjno-organizacyjnych.
• Monitorowanie i aktualizacja statusów zamówień w systemie BaseLinker.
• Weryfikacja stanów magazynowych w systemie Optima oraz zgłaszanie ewentualnych rozbieżności.
• Wykonywanie bieżących prac administracyjnych związanych z obsługą systemów sprzedażowych i magazynowych.
• Wsparcie zespołu w codziennych zadaniach operacyjnych.
• Kontakt telefoniczny i mailowy z klientami w celu potwierdzenia poprawności danych niezbędnych do realizacji zamówienia.
• Weryfikacja adresów dostawy oraz danych kontaktowych klientów.
• Informowanie klientów o dostępności produktów oraz proponowanie alternatywnych rozwiązań w przypadku braków magazynowych.

Kogo szukamy?

• Osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej i odpowiedzialnej.
• Potrafiącej samodzielnie planować swoją pracę i efektywnie realizować zadania.
• Komunikatywnej, która swobodnie prowadzi rozmowy telefoniczne i korespondencję mailową.
• Nastawionej na rozwiązywanie problemów i szukanie praktycznych rozwiązań.
• Odpornej na pracę pod presją czasu.
• Potrafiącej współpracować z różnymi działami firmy.
• Mile widziane będzie doświadczenie w administracji

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie.
• Atrakcyjne warunki finansowe.
• Pracę na jedną zmianę w godzinach 7:00–15:00.
• Kompleksowy program wdrożenia i wsparcie zespołu od pierwszego dnia pracy.
• Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji.
• Przyjazną atmosferę pracy opartą na współpracy i wzajemnym wsparciu.
• Kartę sportową Multisport.
• Zniżki pracownicze.
• Niezbędne narzędzia do wykonywania pracy.