Senior Production Project Coordinator | merch, POS i znakowanie

Wstęp — czyli doczytaj proszę do końca

Próbka jest niezgodna, termin się kurczy, a dostawca mówi „inaczej się nie da”. Ty nie dokładasz chaosu. Układasz sytuację, podejmujesz decyzje i dowozisz rozwiązanie.

Szukamy osoby, która zna od środka branżę merchu, gadżetów reklamowych, promotional products i potrafi od pierwszych tygodni przejąć odpowiedzialność za realizacje produkcyjne. Szukamy kogoś, kto już prowadził dostawców, próbki, znakowania, terminy, reklamacje, koszty i ryzyko.

Nie pracujesz z klientem końcowym. Klienta prowadzi Client Service. Ty prowadzisz realizację po stronie dostawców i wewnętrznego procesu BF.

To nie jest Head of Production - ten obszar prowadzi Przemek. To specjalista w jego zespole: samodzielny operator trudnych projektów, partner dla Client Service i dostawców, a jednocześnie osoba, która podnosi standard codziennej pracy całej Produkcji.

Kim jesteśmy?

Jesteśmy BF Agency. Pracujemy dla dużych marek w Polsce i Europie, m.in. Allegro, Asseco, Budimex, Deloitte, ING, PwC, State Street i UBS. Tworzymy merch, welcome packi, zestawy dla pracowników i klientów, nośniki kampanii, rozwiązania eventowe oraz webshopy. Łączymy pomysł, design, sourcing, produkcję, logistykę i operacyjne dowiezienie.

Nie sprzedajemy przypadkowych rzeczy z katalogu. Szukamy rozwiązań użytecznych, jakościowych i sensownych dla marki oraz odbiorcy. Robimy merch, ale bliżej nam do partnera 360 niż do typowej agencji gadżetowej. Gramy w szachy, nie w warcaby.

Więcej o BF Agency: bfagencja.pl | Jak rozumiemy pracę #normalnie: bfagencja.pl/normalnieNa czym polega ta rola?

Gdy Client Service dopina sprzedaż i przekazuje projekt, Produkcja przejmuje operacyjne sterowanie. Przy większych i ryzykownych realizacjach wchodzimy wcześniej: sprawdzamy wykonalność, dobieramy technologię i dostawców, kalkulujemy realny koszt, termin i ryzyko. Twoim zadaniem jest doprowadzić temat od ustaleń do jakościowej dostawy oraz poprawnego rozliczenia.

Będziesz prowadzić własny portfel projektów - często wieloelementowych, z kilkoma dostawcami, personalizacją, konfekcją, importem lub dostawami na wiele lokalizacji. Zwykle równolegle dzieje się kilkanaście tematów; w szczycie więcej. Potrzebujemy osoby, która w tej skali widzi system, a nie serię pożarów.

• Prowadzisz projekty end-to-end: brief produkcyjny, harmonogram, kalkulacja, zamówienia, próbki, akceptacje, produkcja, dostawa i zamknięcie kosztów.
• Sourcujesz i negocjujesz: dobierasz dostawców i technologie, porównujesz koszt całkowity, termin, jakość, MOQ, ryzyko oraz warunki współpracy.
• Chronisz jakość i wykonalność: weryfikujesz specyfikacje, wizualizacje, próbki, zdjęcia z produkcji, znakowania, kolory, konfekcję i kompletność.
• Zarządzasz ryzykiem: wyłapujesz problem wcześniej, budujesz warianty rozwiązania i jasno komunikujesz konsekwencje dla terminu, kosztu lub zakresu.
• Prowadzisz trudne rozmowy: reklamacje, poprawki, opóźnienia, niezgodności i egzekwowanie ustalonych standardów.
• Spinasz współpracę: z Client Service, grafiką, logistyką, finansami i Head of Production - bez przerzucania odpowiedzialności między zespołami.
• Pilnujesz ekonomii projektu: weryfikujesz faktury i koszty, zauważasz odchylenia oraz szukasz optymalizacji bez obniżania jakości.
• Wzmacniasz standard: dzielisz się wiedzą, pomagasz młodszym osobom i proponujesz usprawnienia, które ograniczają rework i ręczną robotę.

AI, w tym ChatGPT, jest u nas praktycznym narzędziem do researchu dostawców, porównywania wariantów, porządkowania danych, przygotowania pytań i scenariuszy negocjacyjnych. Oczekujemy, że umiesz przyspieszać nim pracę, ale nie oddajesz mu osądu: weryfikujesz źródła, specyfikacje, ceny, zgodność i realną wykonalność.

Kogo szukamy?

Warunek konieczny: praktyczne doświadczenie w merchandise / promotional products / giveaways / gadżetach reklamowych - po stronie agencji, producenta, importera lub dostawcy. Sama znajomość ogólnego project managementu, poligrafii czy eventów nie wystarczy do wejścia na poziomie senior, jeśli nie prowadziłeś / prowadziłaś realnych projektów merchowych.

• Samodzielnie prowadziłeś / prowadziłaś złożone projekty z kilkoma dostawcami, krytycznymi terminami i odpowiedzialnością za finalną dostawę.
• Znasz podstawowe technologie znakowania i potrafisz ocenić ograniczenia produktu, projektu oraz procesu produkcyjnego.
• Masz własny warsztat sourcingu, porównywania ofert i negocjowania warunków — patrzysz szerzej niż cena jednostkowa.
• Potrafisz poprowadzić reklamację i konfrontacyjną rozmowę z dostawcą bez eskalowania emocji i bez odpuszczania standardu.
• Myślisz procesowo, dokumentujesz decyzje i zostawiasz po sobie porządek, który może przejąć inna osoba.
• Jesteś dokładny / dokładna finansowo: rozumiesz koszt, odchylenie, wpływ decyzji na marżę i znaczenie poprawnego zamknięcia projektu.
• Umiesz współpracować z ludźmi o różnych rolach, wspierać młodszych i przyjmować feedback — nie budujesz pozycji przez status.
• Swobodnie komunikujesz się po angielsku z dostawcami i akceptujesz pracę stacjonarną w Warszawie.

Kto się u nas nie odnajdzie?

Osoba, która przekleja brief do dostawcy i czeka; zna katalogi, ale nie umie zarządzać realizacją; eskaluje każdy trudniejszy temat do lidera; trzyma ustalenia „w głowie”; traktuje koszt, fakturę, termin lub logistykę jako cudzy problem; potrzebuje senioralnego statusu bardziej niż odpowiedzialności za wynik.

Co oferujemy?

• Realny wpływ na najważniejsze projekty produkcyjne BF Agency i przestrzeń do samodzielnych decyzji w uzgodnionym zakresie.
• Bliską współpracę z Przemkiem — Head of Production — oraz bezpośredni kontakt z Client Service, grafiką, logistyką i finansami.
• Duże, niestandardowe realizacje dla rozpoznawalnych marek, w których liczy się nie tylko produkt, ale też jakość całego procesu.
• Możliwość rozwijania bazy dostawców, standardów jakości, narzędzi i sposobu pracy, zamiast ciągłego obchodzenia tych samych problemów.
• 30-osobowy zespół, liderów blisko biznesu, nowoczesne biuro przy Rondzie Daszyńskiego i własny parking.
• Wysokie wymagania i wysokie wsparcie. Autonomię bez samotności i odpowiedzialność bez korporacyjnej anonimowości.

In what we believe — czyli #normalnie#normalnie nie oznacza „bez trudnych sytuacji”. Oznacza: prawdę zamiast pudrowania problemu, konkret zamiast gry pozorów, zaufanie oparte na rzetelności i odpowiedzialność bez przerzucania tematów. Pomagamy sobie, ale pomoc nie zdejmuje ownershipu. Ryzyko nazywamy wcześnie, nawet jeśli odpowiedź nie jest wygodna.

Jakość to dla nas dobra rekomendacja, realny termin, właściwy dostawca, zgodny produkt, czytelna komunikacja i uczciwe rozliczenie. Liderzy są blisko pracy i ludzi. Jest tempo, feedback i tarcie, ale jest też wsparcie, lojalność i wspólne granie do jednej bramki.

Doczytałeś / doczytałaś? To teraz napisz bezpośrednio

Wyślij CV bezpośrednio na: [email protected]. W temacie wpisz: „Senior Merch — imię i nazwisko”.

W treści maila odpowiedz krótko na dwa pytania poniżej. Nie potrzebujemy klasycznego listu motywacyjnego ani tekstu z generatora.

Chcemy zobaczyć, czy przeczytałeś / przeczytałaś ogłoszenie i jak myślisz. Zgłoszenia bez odpowiedzi potraktujemy jako niekompletne.1. Z jakimi kategoriami merchu, typami dostawców i technikami znakowania pracujesz najczęściej? Odpowiedz konkretnie, bez przepisywania CV.2. W 3–5 zdaniach opisz jedną trudną realizację merchową: co było ryzykiem, za co odpowiadałeś / odpowiadałaś i jak zakończył się projekt?

Jak wygląda proces1. Czytamy Twój mail, odpowiedzi i CV. Jeśli widzimy dopasowanie, wracamy z kontaktem.2. Rozmawiasz z osobami decyzyjnymi o roli, doświadczeniu i wzajemnych oczekiwaniach.3. Spotykamy się w biurze z częścią zespołu. Ty poznajesz ludzi i realia pracy, my poznajemy Ciebie. Jeśli po obu stronach jest „tak” — składamy ofertę.

Jeśli znasz tę branżę, lubisz trzymać kierownicę projektu i chcesz podnosić standard, a nie tylko dowozić kolejne zamówienie — odezwij się.