Sekretarka koordynatorka Administracyjno-Organizacyjna

Stanowisko :

Osoba sekretarska, koordynatorka

OGŁOSZENIA TYLKO Z AKTUALNYM ZDJĘCIEM i linkiem do social mediów !

UWAGA WYŚLIJ TYLKO JEŚLI SPEŁNIASZ 90% poniższych wymagań !

MUSISZ MIEC WYMAGANE SKILE I EXP !!!

NA INNE OGŁOSZENIA NIE ODPOWIADAMY !

Poszukujemy doświadczonej, bardzo dobrze zorganizowanej i dyspozycyjnej osoby na stanowisko łączące funkcje sekretarskie, administracyjne, organizacyjne i koordynacyjne. Szukamy osoby, która potrafi sprawnie prowadzić biuro, dopilnowywać dokumentacji, terminów, rozliczeń, kontaktu z klientami oraz wspierać działania marketingowe i organizacyjne w nowoczesnej instytucji edukacyjnej.

MOŻE BYC NAPRAWDĘ MŁODA OSOBA,ale z UMIEJĘTNOŚCIAMI jak w OFERCIE !

To stanowisko dla osoby, która naprawdę lubi mieć wszystko poukładane, dopięte i pod kontrolą.

Działa szybko dynamicznie, jest zorganizowana, ale znajduje rozwiazania na trudności. Potrafi planować i realizować.

Zakres obowiązków

• kompleksowa obsługa sekretariatu i biura,
• przyjmowanie, przygotowywanie, porządkowanie oraz prowadzenie dokumentacji,
• obsługa dokumentacji administracyjnej, organizacyjnej, edukacyjnej, kadrowej i prawnej,
• pilnowanie terminów, obiegu dokumentów, spraw bieżących i spraw formalnych,
• kontakt z klientami, pracownikami, kontrahentami, urzędami i partnerami,
• rozliczanie kont klientów,
• wystawianie rachunków, not, zestawień, przypomnień i wezwań,
• monitorowanie płatności i należności,
• przygotowywanie pism, zestawień, raportów i dokumentów w Word oraz Excel,
• wsparcie organizacyjne kadry i zarządu,
• prowadzenie i współprowadzenie komunikacji marketingowej oraz social media,
• przygotowywanie materiałów informacyjnych i graficznych w Canva,
• bieżąca obsługa narzędzi komunikacyjnych i organizacyjnych,
• wsparcie w organizacji wydarzeń, eventów i działań specjalnych,
• wykorzystywanie AI w codziennej pracy biurowej, komunikacyjnej i organizacyjnej.

Wymagania obowiązkowe

• bezwzględne doświadczenie na podobnym stanowisku lub funkcjonowania podobnego w innej branży lub w szkole.
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pracy wielozadaniowej,
• doświadczenie w pracy z dokumentacją biurową i administracyjną,
• doświadczenie w środowisku instytucji edukacyjnej będzie bardzo dużym atutem,
• znajomość zagadnień organizacyjnych, kadrowych i formalno-administracyjnych,
• doświadczenie w obsłudze klienta, techniki marketingowe
• umiejętność rozliczania klientów i prowadzenia podstawowej dokumentacji finansowo-operacyjnej,
• bardzo dobra znajomość: Excel, Word, Canva, Teams, WhatsApp, Chat GPT
• umiejętność samodzielnego działania, planowania i doprowadzania spraw do końca,
• dyspozycyjność,
• obowiązkowość i terminowość,
• znajomość minimum jednego języka obcego,
• wysoka kultura osobista,
• odporność na stres i presję czasu.
• dystans do siebie i duże poczucie humoru
• brak zobowiązań, bardzo dobra kondycja zdrowotna
• bez nałogów

Mile widziane

• znajomość: Meta Business Suite, Wix, Saldeo, LiveKid, Enova,
• doświadczenie w prowadzeniu social mediów i działań promocyjnych,
• doświadczenie w organizacji wydarzeń i eventów,
• doświadczenie w klubach dziecięcych, bawialniach, salach zabaw, instytucjach eventowych, centrach aktywności lub podobnych miejscach,
• doświadczenie managerskie lub koordynacyjne,
• umiejętność pracy z AI: ChatGPT, Grok, Gemini, tworzenie promptów i automatyzowanie prostych procesów,
• umiejętność tworzenia estetycznych prezentacji, grafik i komunikatów,
• praktyczna znajomość obiegu dokumentów, CRM, kalendarzy zespołowych i narzędzi online.

Kogo szukamy

Szukamy osoby, która:

• myśli samodzielnie i przewiduje problemy, zanim się pojawią,
• potrafi dopilnować wielu spraw jednocześnie,
• jest uporządkowana, szybka i skuteczna,
• nie gubi terminów, dokumentów ani wątków,
• umie profesjonalnie rozmawiać z klientami i zespołem,
• działa odpowiedzialnie i lojalnie,
• dba o jakość, estetykę i porządek w dokumentacji oraz komunikacji,
• potrafi być realnym wsparciem organizacyjnym dla całej firmy.
• zarządzanie kalendarzem i priorytetami,
• umawianie spotkań i koordynacja grafików,
• pilnowanie umów, aneksów, terminów wypowiedzeń i płatności,
• podstawowa analiza danych w Excelu,
• tworzenie prostych raportów i podsumowań dla zarządu,
• umiejętność pisania oficjalnych maili i pism,
• szybkie wdrażanie się w nowe programy,
• archiwizacja cyfrowa dokumentów,
• dobra orientacja w RODO i bezpieczeństwie danych,
• umiejętność prowadzenia komunikacji kryzysowej z klientem,
• tworzenie checklist, procedur i standardów,
• koordynacja zapisów, rekrutacji, zgłoszeń i list obecności,
• podstawowa estetyka komunikacji marki,
• umiejętność dopinania tematów bez ciągłego przypominania.

Warunki pracy

• praca od poniedziałku do piątku w stałych godzinach,
• konieczność dopilnowywania ważnych terminów i spraw także w weekendy, jeśli wymaga tego sytuacja,
• odpowiedzialność za wydarzenia w weekendy
• praca dynamiczna, odpowiedzialna i wielozadaniowa,
• realny wpływ na organizację pracy biura i funkcjonowanie firmy.
• możliwość awansu
• 4 premie w roku
• 13 pensja
• socjalne pakiety : multisport, ppk, ubezp grupowe,
• wyjazdy integracyjne szkolenia,
• studia i szkolenia platne w 100% przez pracodawce
• wysokie zarobki od 1 miesiaca 6000-8000 zł
• pensje realne po okresie dostosowania (1mc-3mc) ok 10-12 tysiecy zlotych

Jeśli jesteś osobą, która naprawdę potrafi ogarniać ludzi, dokumenty, terminy, klientów i komunikację, a do tego lubisz działać sprawnie, nowocześnie i odpowiedzialnie — zapraszamy do kontaktu.