Organisationsentwickler:in mit Schwerpunkt Office- und Personalmanagement (m/w/d)

Einleitung

Die GfBH Gemeinsam Gesund gUG ist eine gemeinnützige Gesellschaft in Hamburg. Wir betreiben u.a. die Gesundheitshäuser in Hamburg-Billstedt und -Mümmelmannsberg und entwickeln gemeinsam mit dem Ärztenetz Billstedt/Horn e. V., Krankenkassen, Behörden und Wissenschaft neue Formen der Gesundheitsversorgung im Stadtteil. Wir sind ein überschaubares, hochqualifiziertes und sehr vielfältiges Team, schnell gewachsen – und genau deshalb schaffen wir diese Stelle. Wir suchen eine Person, die unsere Organisation von innen heraus stärker macht: die Abläufe ordnet, Verwaltung und Personalwesen verlässlich führt – und uns Schritt für Schritt in eine digitale, KI-gestützte Arbeitsweise bringt.

Aufgaben

Organisation und Prozesse

• Du nimmst unsere Abläufe auf, verschlankst sie und machst sie verbindlich – inklusive Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen den Fachbereichen.
• Du baust ein schlankes Dokumenten- und Qualitätsmanagement auf und begleitest Veränderungen aktiv: moderieren, schulen, das Team mitnehmen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei Gremien sowie bei Projekt- und Förderadministration.

Digitalisierung, SharePoint und KI

• Du ersetzt Routinearbeit durch digitale Workflows und führst die passenden Tools ein.
• Du entwickelst SharePoint zu unserem zentralen internen Ablagesystem: Struktur, Berechtigungen, Migration bestehender Laufwerke – und die Nutzung im Alltag.
• Du bringst KI strukturiert in den Arbeitsalltag: Anwendungsfälle finden, erproben, Kolleg:innen befähigen – mit verlässlichem Rahmen aus KI-Leitlinie und Informationssicherheit.
• Du baust unser internes Kennzahlen- und Berichtswesen auf.

Personal

• Du verantwortest die Personaladministration in HR Works: Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Verträge, Zeugnisse, Zuarbeit zur Lohnabrechnung.
• Du steuerst den Weg von der Ausschreibung über das Bewerbungsmanagement bis zum Onboarding.
• Du unterstützt bei Personalentwicklung und Fortbildungsplanung und hältst Arbeitsschutz und Betriebliches Gesundheitsmanagement nach.

Office, IT-Dienstleister und Datenschutz

• Du organisierst die Logistik für den Betrieb unserer Standorte: Beschaffung, Verträge, Dienstleister, Sitzungsorganisation, Zuarbeit zur Buchhaltung.
• Du bist zentrale Ansprechperson für unsere externen IT-Dienstleister (u. a. Mahr EDV) und sorgst dafür, dass Ausstattung, Zugänge und Berechtigungen stimmen.
• Du koordinierst den Datenschutz als interne Ansprechperson und Schnittstelle zu unserem externen Datenschutzbeauftragten: Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitungs-Verträge, Prüfung neuer Tools, Schulungen.

Profil

• Mehrjährige Praxis in Organisationsentwicklung, Verwaltung, Personal oder Projektsteuerung – gern in der Kombination, die diese Stelle verlangt.
• Ein passender fachlicher Hintergrund (Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung). Wichtiger als der Titel ist, was du bereits bewegt hast.
• Sicherheit in der Personaladministration; Erfahrung mit HR Works oder einem vergleichbaren System ist ein Pluspunkt.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und SharePoint – idealerweise hast du eine Ablagestruktur schon einmal selbst aufgebaut oder aufgeräumt.
• Echte Neugier auf Digitalisierung und KI: Du hast Werkzeuge nicht nur ausprobiert, sondern Arbeit damit verändert.
• Kommunikationsstärke und Moderationsgeschick – du gewinnst Menschen für Veränderung, auch wenn sie ihr skeptisch begegnen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Diskretion im Umgang mit Personal- und Gesundheitsdaten und die Bereitschaft, in einer kleinen Organisation selbst anzupacken.
• Datenschutz-Grundkenntnisse oder die Bereitschaft, dich einzuarbeiten – die Weiterbildung finanzieren wir.
• Schön, aber kein Muss: Erfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen bzw. mit öffentlicher Förderung, Qualitätsmanagement-Know-how, Praxis mit Automatisierungstools und Auswertungen, weitere Sprachkenntnisse.

Wir bieten

• Eine Stelle mit echtem Gestaltungsspielraum: Du baust auf, statt zu verwalten – und berichtest direkt an die Geschäftsführung.
• Eine sinnstiftende Aufgabe in einem gemeinnützigen Unternehmen, das Versorgung im Stadtteil spürbar verbessert.
• Eine junge, innovative Organisation im Gesundheitssektor als gesellschaftlich bedeutendem Bereich im Strukturwandel zu einem zukunftsfähigen System.
• Vergütung: 60.000 – 70.000 € brutto p. a., je nach Qualifikation und Erfahrung.
• 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Zuschuss zum Deutschlandticket.
• Ein substantielles Fortbildungsbudget – gerade für Digitalisierungs- und KI-Themen.

Weitere Informationen

- Vollzeit (40 Std./Woche) - Uns ist wichtig, dass unser Team die Vielfalt des Stadtteils abbildet. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung oder sexueller Identität.

- Sende uns deine Bewerbung auch gerne an [email protected]