Operations & Back-Office Assistant

Praca, którą łatwo pogodzić ze studiami 📍 Miejsce pracy: Warszawa, ul. Wołodyjowskiego – metro Służew📄 Forma współpracy: umowa zlecenie🕐 Wymiar: szukamy osoby dyspozycyjnej do realizacji zlecenia w wymiarze około 140–160 godzin miesięcznie 👥 Współpraca z Operations Managerem 🏢 Realizacja zlecenia głównie w biurze w Warszawie, z możliwością okazjonalnej pracy zdalnej. Kim jesteśmy?

Tworzymy dwie zajawkowe marki turystyczne: Taksidi i The Boat Trip.

Organizujemy wyjazdy narciarskie w Alpy, rejsy jachtowe, obozy oraz inne aktywne wyjazdy grupowe. Działamy od ponad 15 lat i obsługujemy tysiące klientów.

Szukamy osoby, która pomoże naszemu zespołowi od strony operacyjnej, administracyjnej i finansowej.

To stanowisko koncentruje się przede wszystkim na zadaniach operacyjnych, administracyjnych i finansowych. . Duża część pracy obejmuje powtarzalne zadania: faktury, rozliczenia, kalkulacje, dokumenty, tabelki i pilnowanie terminów. Jednocześnie zależy nam na osobie, która myśli, dobrze organizuje swoją pracę i potrafi znaleźć szybszy sposób wykonania zadania.

Kogo szukamy?

Osoby:bardzo dokładnej, poukładanej i terminowej, gotowej do realizacji zlecenia w wymiarze około 140–160 godzin miesięcznie, dobrze radzącej sobie z Excelem i Google Sheets, swobodnie korzystającej z narzędzi AI, potrafiącej samodzielnie szukać informacji i rozwiązań, która nie boi się powtarzalnej pracy i doprowadza zadania do końca, komunikującej się po angielsku przynajmniej na poziomie umożliwiającym kontakt mailowy, potrafiącej odróżnić sprawę pilną od takiej, która może poczekać.

Praca może być połączona ze studiami zaocznymi lub w niepełnym wymiarze godzin.

Doświadczenie w administracji, księgowości, finansach, turystyce lub organizacji wydarzeń będzie dodatkowym atutem, ale nie jest konieczne.

Twój zakres obowiązkówobsługa faktur, kosztów i dokumentów w SaldeoSMART, przygotowywanie przelewów i pilnowanie płatności, uzupełnianie kalkulacji oraz zestawień dotyczących wyjazdów, zbieranie dokumentów od kontrahentów, koordynatorów i kadry, pomoc przy rozliczeniach wyjazdów, diet i wynagrodzeń, obsługa rooming list, umów, rezerwacji i dokumentacji, kontakt z rezydencjami, armatorami oraz innymi kontrahentami, zamawianie produktów potrzebnych na wyjazdy, robienie zakupów online i zamówień biurowych, realizacja bieżących zadań uzgadnianych z Operations Managerem, proponowanie prostszych sposobów realizacji powtarzalnych zadań.

Co oferujemy?stabilną i długoterminową współpracę, pracę możliwą do pogodzenia ze studiami, wdrożenie w SaldeoSMART i procesy operacyjne biura podróży, bezpośrednią współpracę z Operations Managerem, dostęp do narzędzi AI i możliwość usprawniania swojej pracy, pracę w niewielkim, bezpośrednim zespole bez korporacyjnej atmosfery, możliwość poznania od środka organizacji wyjazdów narciarskich i rejsów, zniżki pracownicze na wybrane wyjazdy Taksidi i The Boat Trip, możliwość udziału w wybranych wyjazdach jako kadra wspomagająca

Proces rekrutacji

Selekcja zgłoszeń i odpowiedzi na pytania aplikacyjne.

Krótka rozmowa telefoniczna.

Praktyczne zadanie wykonywane podczas spotkania.

Rozmowa z Operations Managerem.

Decyzja i oferta współpracy.

Jak aplikować?

Prześlij CV i odpowiedz krótko na trzy pytania:

Ile godzin tygodniowo możesz regularnie pracować i w jakie dni?

Opisz jedno powtarzalne zadanie, które udało Ci się uporządkować, uprościć lub przyspieszyć dzięki AI, formule, szablonowi albo własnemu systemowi pracy.

Nie oczekujemy listu motywacyjnego. Zależy nam na krótkich i konkretnych odpowiedziach. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.