Office Manager:in (m/w/d)

Einleitung

Die BBC Studios ist der kommerzielle Geschäftsbereich der BBC und ein globales Medienunternehmen, das sich auf die Entwicklung, Produktion und den Vertrieb von hochwertigen TV- und Medieninhalten spezialisiert hat. Weltweit produziert BBC Studios jährlich über 2.500 Stunden Content und ist in 22 Märkten präsent. In Deutschland verantwortet BBC Studios Germany unter anderem die lokalen Produktionen von Ghosts (WDR), CHABOS (ZDF), Let’s Dance (RTL), Das große Backen und Das 1% Quiz (Sat.1) sowie den Programmvertrieb von hochwertigen Dokumentationen wie Planet Earth und Serienkoproduktionen wie The Famous Five (ZDF).

Für unser Kölner Büro suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager:in (m/w/d) in Vollzeit.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
• Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrolle
• Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
• Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise‑ und Unterkunftsorganisation)
• Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
• Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
• Unterstützung von Kultur‑ und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team‑Events und internen Austauschformaten

Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Ausgeprägte Service‑ und Hands‑on‑Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility‑Management‑Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO‑Handling, Budgetgrundlagen)
• Kommunikationsstark – sowohl schriftlich als auch mündlich – und souverän im Umgang mit internationalen Teams
• Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
• Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office‑ oder Beschaffungssystemen
• Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur‑ und Teambuilding‑Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine einzigartige Gelegenheit, für ein globales Medienunternehmen mit großem Gestaltungsspielraum zu arbeiten
• Raum für kreative Mitgestaltung und persönliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub
• Neues, modernes Büro in verkehrsgünstiger Lage und guter Erreichbarkeit in der Kölner Innenstadt
• Urban Sport Club Mitgliedschaft
• Attraktive Vergünstigungen über Corporate Benefits

Weitere Informationen

Wenn dies nach der perfekten Rolle für dich klingt, bewirb dich über unsere Karriereseite nebst Unterlagen und werde Teil unseres Teams!

Solltest du vorab Fragen haben, melde dich gerne unter [email protected]

Wir ermutigen Menschen aller kulturellen und sozialen Hintergründe, jeden Alters, jeder Religion, jeden Geschlechts, jeder sexuellen Orientierung und mit oder ohne Behinderung, sich auf diese Stelle zu bewerben.

Angaben zu Geschlecht, Alter oder Familienstand sowie das Einsenden eines Fotos werden nicht erwartet.